Hvordan skrive et utgående brev. Offisielt brev på organisasjonens brevpapir

STRUKTUR AV TEKSTEN TIL ET FORRETNINGSBREV

GRUNNLEGGENDE REGLER FOR SKRIVING AV FORRETNINGSBREV

Forretningsbrev har visse regler for utforming og formatering de er underlagt krav på grunn av deres tilhørighet til informasjon og referansedokumenter. Når han skriver et brev, må forfatteren tenke i detalj over formålet han skriver brevet for, og hva han forventer som følge av dets behandling. Han må tydelig avklare for seg selv hva adressaten vet om emnet for brevet, hva han kan basere seg på som utgangspunkt, og hvilke nye opplysninger som foreløpig ikke er kjent for adressaten, av hensyn til hvilket brevet skrives. Arten av argumentet og sammensetningen av teksten vil avhenge av målsettingen til brevet. Følgende stadier av å forberede og komponere brev kan skilles:

Studerer en eksisterende problemstilling

Utarbeide og skrive utkast til brevtekst

Koordinering av brevutkastet

Signatur fra leder

Registrering

Utsendelse

La oss se på disse stadiene. Å studere essensen av problemet innebærer: å samle inn tilstrekkelig informasjon om dette spørsmålet, om nødvendig, studere lovgivningen om essensen av problemet, analysere tidligere anker om dette spørsmålet og svarene mottatt på dem. Så begynner de å komponere teksten til brevet.

Strukturen i teksten til et forretningsbrev

Å skrive teksten til et brev er en arbeidskrevende prosess. En viktig oppgave når du skriver et brev er informasjonsmetningen, dvs. inkludering i den nødvendig mengde informasjon. Skriving kan være enkeltaspekt eller multiaspekt. Ett aspekt ved brevet utgjør vanligvis innholdet i hele brevet, og som oftest er dette brev som ikke krever svar. Teksten til brev med flere aspekter kan bestå av følgende aspekter: seksjoner, klausuler, underklausuler, avsnitt. Presentasjonen av hvert aspekt må begynne med et avsnitt. Forretningskorrespondanse er preget av en tendens til å skrive overveiende mangefasetterte brev. Brevet er vanligvis satt sammen etter følgende skjema: innledning, hoveddel, konklusjon. Den innledende delen inneholder: en lenke til dokumentet, dets individuelle punkter som fungerte som grunnlag for utformingen av brevet; en faktaerklæring, som angir formålet (begrunnelsen) for utformingen av brevet. Når det refereres til et dokument, er dets data angitt i følgende rekkefølge: navn på dokumenttype, forfatter, dato, dokumentets registreringsnummer, tittel, for eksempel: I samsvar med regjeringens dekret Den russiske føderasjonen datert 27. juni 2004 nr. 620 «Om godkjenning av modellforskriften...» Hoveddelen inneholder en beskrivelse av hendelsen, den aktuelle situasjonen, deres analyse og de fremlagte bevisene. Det er i denne delen det er nødvendig å overbevise, bevise at i møtet (konferanse, rundt bord) det er nødvendig å delta, at produktene som produseres eller utføres er de beste, at forespørselen må oppfylles osv. Konklusjonen av brevet representerer konklusjoner i form av forespørsler, forslag, meninger, avslag, purringer mv. Brevet kan kun inneholde én siste del. Hovedspørsmålene i brevet må være klart formulert og ordnet i en rekkefølge som er mest optimal for persepsjon. Etter utforming og skriving skal tjenestebrevet redigeres. Forretningsbrev Det starter nesten alltid med en appell. Denne lille delen av teksten er ekstremt viktig for kommunikasjonsformål. En riktig valgt adresse tiltrekker seg ikke bare mottakerens oppmerksomhet, men setter også ønsket tone for korrespondansen, bidrar til å etablere og vedlikeholde forretningsforbindelser. Betydningen av anken bestemmes av forfatteren av brevet. Anken lar deg sikre deg en lytter. Spesiell oppmerksomhet fortjener et skilletegn etter adressen. Et komma etter en adresse gir bokstaven en tilfeldig karakter, mens et utropstegn understreker betydning og formell stil. Forfatteren av teksten må ta hensyn til følgende faktorer:

1. Adressatens sosiale stilling i forhold til sin egen;
2. Bekjentskapsgrad, forholdets art;

3. Formalitet/uformalitet i kommunikasjonssituasjonen;
4. Etikettetillatelser gyldige i en gitt talegruppe.

Når den skrives ut, er anken sentrert:

Kjære Mikhail Petrovich!

Teksten i brevet kan avsluttes med et uttrykk for forventning om at forespørselen vil bli oppfylt (garantier, representasjoner, invitasjoner, påminnelser), samt en høflighetsformel, for eksempel:
Jeg uttrykker min takknemlighet for hjelpen og forsikrer at informasjonen du gir vil være veldig viktig i utviklingen av gjensidig fordelaktig samarbeid.
Jeg vil benytte anledningen til å uttrykke min takknemlighet for invitasjonen...
Jeg uttrykker håp om fruktbart samarbeid og Aktiv deltakelse i å løse problemer, i å utvikle og implementere våre videre programhandlinger.
Høflighetsformelen er plassert foran "signatur"-attributtet, skrevet ut fra avsnittet og atskilt fra posisjonen med komma. Stillingstittelen skrives med store bokstaver eller liten bokstav avhengig av hvordan stillingen er angitt i organisasjonens konstituerende eller forskriftsdokumenter. Hvis brevet er utstedt på brevhodet til en tjenestemann, er ikke navnet på stillingen angitt i "signatur" -attributtet.

I offisiell korrespondanse Formell forretningsstil brukes.
Forretningsstil er en kombinasjon tale betyr, hvis funksjon er å tjene sfæren av offisielle forretningsforbindelser.
Funksjoner ved forretningsstil, spesifikke trekk som ligger i den, stilnormer for denne typen språk tok form under påvirkning av forholdene der forretningskommunikasjon finner sted. Disse betingelsene er som følger:
1. Deltakere i forretningskommunikasjon er hovedsakelig juridiske personer - organisasjoner, institusjoner, foretak, representert av de som opptrer på vegne av ledere og andre tjenestemenn;
2. Arten og innholdet av informasjonsforhold mellom organisasjoner er ganske strengt regulert;
3. Emnet for forretningskommunikasjon er organisasjonens aktiviteter: ledelse, produksjon, økonomisk,
vitenskapelige, tekniske, etc.;
4. De aller fleste styringsdokumenter er fokusert på en bestemt mottaker;
5. De fleste situasjoner som oppstår i virksomheten til organisasjoner og krever skriftlig dokumentasjon, knytter seg til tilbakevendende, lignende situasjoner.
De vurderte betingelsene for forretningskommunikasjon danner visse krav til ledelsesinformasjon. For å sikre effektiv informasjonsutveksling innen forvaltning, må informasjon ha visse egenskaper.

Hun må være:
1. Formell i naturen, som understreker forretningsgrunnlag relasjoner, deres ikke-personlige natur, og indikerer også en viss avstand som eksisterer mellom deltakerne i forretningskommunikasjon;
2. Adressert, siden et styringsdokument alltid er ment for en bestemt mottaker, tjenestemann, organisasjon, gruppe av organisasjoner;
3. Relevant, siden dokumentet må inneholde nøyaktig den informasjonen som er nødvendig på et gitt tidspunkt for å ta en effektiv ledelsesbeslutning eller
annen bruk i ledelsesaktiviteter;
4. Objektiv og pålitelig, siden effektive ledelsesaktiviteter krever en objektiv, objektiv vurdering av hendelser, fakta og fenomener;
5. Overbevisende, begrunnet, siden oppgaven med forretningskommunikasjon er å oppmuntre adressaten til å gjøre (eller ikke gjøre)
visse handlinger;
6. Fullstendig og tilstrekkelig for å ta ledelsesbeslutninger. Mangel på informasjon kan gjøre det nødvendig
i tillegg be om informasjon, generere korrespondanse,
føre til uberettiget tap av tid og penger.
Forretningsstil har et sett med spesifikke trekk som skiller den fra andre språkstiler - vitenskapelig, journalistisk, dagligdags og skjønnlitterært språk.
Hovedkravene til forretningsstil er:

standardisering av presentasjon;

nøytral tone i presentasjonen;

nøyaktighet og sikkerhet for ordlyden, entydighet og ensartethet av ordlyden;

kortfattethet, kortfattet tekstpresentasjon;

bruk av språkformler;

bruk av begreper;

bruk av leksikalske og grafiske forkortelser;

overvekt av passive konstruksjoner over ekte;

bruken av fraser med et verbalt substantiv;

bruk av design med konsekvent innlevering ord i genitiv og instrumental kasus;

overvekt av enkle vanlige setninger.

Standardisering av forretningstale dekker alle språknivåer - vokabular, morfologi og syntaks. Til dags dato har forretningstale akkumulert et stort antall termer, setninger og formler. Bruk av ferdige konstruksjoner lar deg unngå å kaste bort tid på å søke etter definisjoner som kjennetegner standardsituasjoner. Standardisering av forretningstale øker informasjonsinnholdet i dokumenter betydelig, letter deres oppfatning betydelig, noe som bidrar til å optimalisere dokumentflyten generelt.
Den nøytrale tonen i presentasjonen er normen for offisiell forretningskommunikasjon, som manifesteres i presentasjonens mest strenge og beherskede natur. Nøytraliteten i presentasjonstonen utelukker muligheten for å bruke uttrykksfulle og emosjonelt ladede språkmidler (samtalevokabular og interjeksjoner), figurative virkemidler og ord brukt i overført betydning i tekstene. Informasjonen i brevteksten er offisiell. Av denne grunn bør det personlige, subjektive elementet i dokumenter holdes på et minimum. Ord som har en uttalt følelsesmessig konnotasjon (ord med diminutive suffikser, med suffikser for overdrivelse eller forminskelse, interjeksjoner) er ekskludert fra dokumentspråket.
Man kan imidlertid ikke anta at et offisielt dokument er fullstendig blottet for følelser.
Hensikten med de fleste dokumenter er å interessere adressaten, overbevise ham og oppmuntre ham til å handle i den retningen forfatteren ønsker. Et styringsdokument vil ikke oppnå målet hvis det er blottet for emosjonelle overtoner, men emosjonalitet bør skjules og oppnås ikke av språk, men av innhold. Det skal skjules bak en ekstern rolig, nøytral presentasjonstone. Nøyaktighet i presentasjonen forutsetter en entydig forståelse av dokumentets innhold.
Tekstens klarhet og nøyaktighet bestemmes først og fremst av riktigheten av komposisjonsstrukturen til teksten, fraværet av logiske feil, omtenksomhet og klarhet i ordlyden - stabile setninger og fraværet av figurative uttrykk.
Lakonisk presentasjon av teksten oppnås ved økonomisk bruk av språklige virkemidler, med unntak av taleredundans- ord og uttrykk som har ekstra betydning.
Kravet om kortfattethet, eller korthet, i teksten er direkte knyttet til å redusere tekstvolumet. Kravet om korthet tvinger oss til å tydeligere formulere dokumentets tema, bruke språklige virkemidler sparsomt og eliminere unødvendige ord som ikke har noen betydning. nødvendig informasjon, uberettigede repetisjoner og unødvendige detaljer.
Brevet må være overbevisende uavhengig av hvem det sendes til, inneholde nøyaktige datoer, udiskutable fakta og konklusjoner.
En av funksjonene ved forretningstale er den utbredte bruken av språklige formler - stabile (mal) fraser som brukes uendret. For å motivere en bestemt handling, brukes følgende uttrykk:

Vi informerer deg om at fra... til...;
- Vi informerer deg om at fra og med...;
- Vi sender deg det avtalte...;
- Vi ber deg vurdere spørsmålet om...,
- Inspeksjonen konstaterte at....;
- På grunn av manglende økonomisk bistand...;
- På grunn av den vanskelige økonomiske situasjonen...;
- I samsvar med brevet ditt...;
- For å utføre felles arbeid...;
- I samsvar med protokollen...;
- Som bekreftelse på vår avtale...;
– For å styrke ansvaret... osv.

Språklige formler er resultatet av foreningen av språklige virkemidler som brukes i gjentatte situasjoner. I tillegg til å uttrykke typisk innhold, fungerer språkformler ofte som juridisk viktige komponenter i teksten, uten hvilke dokumentet ikke har tilstrekkelig rettskraft:

Vi garanterer tilbakebetaling av lån i beløpet...,
– Vi garanterer betaling. Våre bankopplysninger...,
- Kontroll over implementering er tildelt...

Et begrep er et ord eller en setning som et spesifikt eller spesielt konsept er tilordnet. Begrepssettet for et eget kunnskapsfelt eller faglig aktivitet utgjør terminologi, eller et terminologisk system.
Bruk av begreper i en strengt fastsatt betydning sikrer en entydig forståelse av teksten, noe som er svært viktig i forretningskommunikasjon.
Begrepene som brukes i styringsdokumentasjon er bransjeterminologi som gjenspeiler innholdet i fagområdet som innholdet i dokumentet er viet, samt begreper som har utviklet seg innen dokumentasjonsstøtte.
Riktigheten og stabiliteten i bruken av begreper i praksis oppnås ved å bruke terminologiske ordbøker og standarder som etablerer et strengt entydig system av begreper og termer og bidrar til å strømlinjeforme terminologien. Begrepene som brukes innen dokumentasjonsstøtte for ledelse er registrert i GOST R 51141-98 "Kontorarbeid og arkivering. Begreper og definisjoner".

Når du bruker et begrep, må du sørge for at det er forståelig for adressaten. Hvis forfatteren av brevet er i tvil om dette, er det nødvendig å gjøre ett av følgende:

Gi en offisiell definisjon av begrepet;

Dechiffrere betydningen av begrepet ved å bruke nøytralt ordforråd;

Fjern et begrep eller erstatt det med et vanlig forstått ord eller uttrykk.

Vanskeligheter med å bruke begreper skyldes også at terminologisystemet er i konstant endring: innholdet i eksisterende begreper endres, nye oppstår, noen begreper blir foreldet, og begrepene som betegner dem faller ut av bruk.
Når du bruker polysemantiske termer (synonyme termer), bør det tas i betraktning at i ett dokument kan et begrep bare brukes i en av dens betydning. For eksempel er begrepene "avtale", "kontrakt", "avtale" synonyme begreper, men de er forskjellige i praksisen for deres anvendelse. Arbeidsretten omhandler arbeidskontrakt(kontrakt); i sivilrett - to og multilaterale transaksjoner kalles kontrakter; I utenrikshandelsvirksomhet er begrepet "kontrakt" mer vanlig på en rekke andre områder fast i avtaler.

Et annet trekk ved forretningstale. Forkortelser brukes i forretningstale. Det er to hovedtyper av ordforkortelser:
1. Leksikal (forkortelser) - komplekse forkortede ord dannet ved å fjerne deler av deres konstituerende bokstaver fra deler av ord: CIS, LLC, Ministry of Emergency Situations, NPP, GOST, GUM, Roskomzem, regnskapssjef, sjef, stedfortreder, spesialstyrker.
2. Grafisk - forkortelser for ord som brukes i skrift: gr-n, tchk, zh-d, kv. m osv.

Bokstaver skal kun bruke offisielt aksepterte forkortelser, betegnelser og termer. Navnene på institusjoner, organisasjoner og stillinger, titler, måleenheter, geografiske navn og andre skal samsvare nøyaktig med de offisielle navnene.

Et annet trekk ved forretningstale er bruken av konstruksjoner med sekvensiell underordning av ord i genitiv eller instrumentell kasus:
– Vi tilbyr deg muligheter for løsninger (hva?) for ombygging av varme-, ventilasjons- og sanitæranlegg boligbygg og administrasjonsbygg.
– Vi deler fullt ut behovet (hva?) for videre diskusjon av konkrete spørsmål om mulig samarbeid.
- I henhold til listen over hovedaktiviteter godkjent av presidenten for den russiske føderasjonen (hva?) for forberedelse og avholdelse av feiringen av 60-årsjubileet for seier i den store patriotiske krigen ...

I følge bemanningsplanen...

Forretningstale er preget av bruk av fraser med verbale substantiver. I forretningstale brukes konstruksjoner fra verbale substantiver med betydningen handling i stedet for verb: å hjelpe (og ikke å hjelpe), å gi assistanse (og ikke å hjelpe), å rydde (og ikke å rydde), å gi støtte (og ikke for å støtte), for å gjøre reparasjoner (i stedet for å reparere).
Enkelhet i presentasjonen og overvekt av enkle, vanlige setninger er viktig for skriving. Et trekk ved forretningsstilen er den overveiende bruken av enkle vanlige setninger, endelt (med ett hovedmedlem - subjekt eller predikat) eller todelt (med to hovedmedlemmer - subjekt og predikat) med separate fraser (deltakende, adverbial, separate definisjoner), innledende ord og forslag, for eksempel:
- På grunn av den ekstremt lave effektiviteten av bruken av byeiendom bidro til den autoriserte kapitalen til joint venturet "MIO", samt den utilstrekkelige arbeidsmengden til motorvognparken og dens ulønnsomhet, ber vi deg om å løse problemet med å overføre byens andel til den økonomiske og økonomiske forvaltningen av rådhuset.

Det er lurt å utarbeide et brev om en sak. Hvis du har behov for å kontakte en organisasjon samtidig om flere ulike saker, anbefales det å skrive separate brev for hver av dem.
I teksten til ett brev kan du uttrykke forespørsler eller andre spørsmål hvis de overføres til én person for utførelse.
I tillegg til tradisjonelle språkformler, inneholder forretningskorrespondanse utenlandske ord og uttrykk. I praksis spiller de rollen som språklige formler. Noen av dem er velkjente, noen er mindre vanlige. Man bør huske på at bruken av fremmedord lukter litt gammeldags, men samtidig etterlater det et godt inntrykk på partneren som kan disse ordene og gjør det mulig å forvirre en utenforstående leser.

Lærerikt;

Medfølgende;

Garanti;

Informasjonsinformasjon;

Takk;

Gratulerer;

Det finnes også forespørselsbrev, forespørselsbrev, varslingsbrev, svarbrev, invitasjonsbrev osv. Hver type brev har sine egne kjennetegn i utforming og utforming.

Invitasjonsbrev

Invitasjonsbrev med tilbud om å delta på seminarer, møter og andre arrangementer rettes vanligvis til lederen av organisasjonen, en bestemt tjenestemann, men kan også rettes til hele teamet. Bokstavene indikerer vilkårene for deltakelse, sted og tidspunkt for arrangementene, og om nødvendig kleskoden. Brevet inneholder vanligvis detaljene "vedlegg", som informerer om programmet for arrangementet.

Garantibrev

Garantibrev er skrevet for å bekrefte visse løfter eller betingelser og er adressert til en organisasjon eller enkeltperson. Betaling for utført arbeid, kvalitet, leveringstid på produkter, betaling for varer, husleie etc. kan garanteres Slike brev bruker standarduttrykk: «bedriften garanterer, vi garanterer, vi ber deg sende det til oss ved oppkrav. (type garanti), vi garanterer betaling, vi garanterer leveringstider, vi garanterer kvaliteten på produktene..."
Brevet angir vanligvis betalingsopplysningene til organisasjonen som gir betalingsgarantier.
Det er tilrådelig å koordinere teksten i brevet med den juridiske tjenesten. I tillegg til signaturen til organisasjonssjefen, kan signaturen til regnskapssjefen utstedes. Signaturen er sertifisert med et segl.

Forespørselsbrev

Det er et stort antall situasjoner som gir opphav til å stille forespørsler på vegne av bedrifter, organisasjoner og institusjoner. Teksten i dette brevet er vanligvis strukturert i følgende form: hoveddelen av innholdet inneholder en erklæring om årsaken som fikk deg til å sende forespørselen; uttalelse om selve forespørselen; den siste delen uttrykker håp om forventet resultat. Forespørsler uttrykkes vanligvis med ordene "Jeg spør, vi spør";
Vennligst gi hjelp...;
Vennligst send til vår adresse...;
Vennligst delta...;
Vennligst informer...;
Jeg ber deg om å avvikle gjelden...;
Vennligst ta affære...

Hovedformålet med dette brevet er å overbevise, bevise behovet for å oppfylle forespørselen, derfor gir teksten i brevet overbevisende bevis, legger ved beregninger, estimater og andre støttende grunnlag, som er formalisert som et "vedlegg".

Svarbrev

Teksten i svarbrevet begynner vanligvis med en repetisjon av forespørselen. Deretter oppgis resultatet av behandlingen av forespørselen, avslaget motiveres (hvis det er et avslagsbrev) og selve avslaget opplyses.
Arten av informasjonen i et forretningsbrev innebærer vanligvis alternativ til den forventede informasjonen i svarbrevet, dvs. i forretningskorrespondanse er det et prinsipp om parallellitet i aspekter av innholdet, som gjenspeiles i språket i svarkorrespondansen. Det betyr:
1. Tilstedeværelsen i svarbrevet av en lenke til det originale brevet og dets emne;
2. Bruk av samme språklige uttrykksmåte (primært terminologi) i begge bokstavene;
3. Sammenliknbarhet av informasjonsvolumer og innholdsaspekter i begge brevene;
4. Overholdelse av en viss rekkefølge ved presentasjon av sider ved innholdet.

Tekstene til svarbrevene må samsvare med oppgavene som er registrert i vedtakene til ledere.
Den første og grunnleggende regelen er ikke utsett svaret ditt, ikke få korrespondenten din til å vente. Hvis omstendighetene er slik at du ikke kan gi et svar bestemt tid, informer adressaten om dette, samt tidsrammen du kan gi et definitivt svar innenfor. Sørg for å be om unnskyldning for forsinkelsen, og angi den objektive årsaken.
Svarbrevet angir nummer og dato på dokumentet som svaret er gitt. Disse dataene legges ikke inn i brevteksten, men i anvist sted brevpapir eller før tittelen på et dokument som ikke er skrevet på brevpapir.

Følgende former for presentasjon av avslag brukes:
– Forslaget ditt avvises av følgende grunner...

Utkastet til avtale om felles handlinger sendt til deg avvises av følgende grunner...
- Vi beklager, men selskapet vårt kan ikke akseptere tilbudet ditt...

Takkebrev

Nylig har takkebrev blitt mye brukt i forretningskorrespondanse.
Takknemlighetsbrev er reglene for god oppførsel i forhold mellom partnere. I partnerskap må du ikke bare være i stand til å spørre, men også takke for tjenestene som er levert, for å holde eventuelle arrangementer i fellesskap, for å sende gratulasjoner, for å organisere en mottakelse, etc.

Brevet kan tegnes på brevpapir eller på farget brevpapir) takkebrev. Er brevet skrevet på brevpapir, registreres det på forskriftsmessig måte. Et brev som er utarbeidet i form av et takknemlighetsbrev, er ikke gjenstand for registrering. Siden brevet er personlig, anbefales det ikke å inkludere "utøver"-attributtet i det. Tekstene til brevene bruker en standard presentasjonsform:
- Jeg uttrykker min takknemlighet...;
– Jeg er oppriktig takknemlig...;
– Vi noterer med takknemlighet...;
- Takk skal du ha...;
- Takk for...

Følgebrev

Følgebrev utarbeides for å informere adressaten om utsendelse av eventuelle dokumenter. Brevets tekst består av to deler: en melding om materialet som sendes og avklarende informasjon (vedlegg). Vanligvis er teksten i et følgebrev veldig kort, passer på A5-format og har ikke en uavhengig overskrift. Følgebrev begynner vanligvis med:
- Jeg sender informasjon...; - Vi er glade for å tilby (anbefale) deg...;
- Vi tilbyr deg...;
– Vi er sikre på at du vil være interessert høy kvalitet Produkter..;
- Vi informerer deg om at...;
- Vi informerer deg om at...;
– Vi håper på videre samarbeid...

Hvordan skrive et forretningsbrev som ikke vil gå seg vill i "informasjonssøppelet" og vil bli lest? Regler, anbefalinger, eksempler

Ordet er et tilgjengelig forretningsverktøy. I næringslivet er det umulig å finne en person som ikke bruker ord i arbeidet sitt.

Moderne virksomhet blir gradvis til en korrespondansevirksomhet. Ved hjelp av brev – elektronisk eller tradisjonell – kommuniseres med kunder, forretningspartnere og arbeidsgivere. Brevet posisjonerer forfatteren enten som en profesjonell eller som en person du ikke bør fortsette et forhold til.

En fagperson må kunne skrive

Det er klart
effektivt
alvorlig
Interessant

Og det er aldri for sent å lære dette. La oss starte med det grunnleggende: forstå forskjellen mellom forretninger og vanlig skriving.

Hvordan er et servicebrev forskjellig fra et vanlig brev? Spesifikasjoner for et forretningsbrev

Brev - kort tekst en eller to sider lang, hvis formål er å formidle informasjon om noe til adressaten.

Informasjonens art og forholdet mellom avsender og mottaker av brevet deler korrespondanse i

virksomhet (formell)
personlig (uformell)

Et forretningsbrev er preget av:

korthet
nøyaktighet
resonnement og logikk
informasjonsinnhold
vurderende og følelsesmessig nøytralitet
standardisering:
offisielle skjemaer brukes
stabile talemåter, spesielle geistlige termer og konstruksjoner brukes
antall emner - 1-2
rettet mot
klart definert kommandokjede (om nødvendig)

Hvilke typer forretningsbrev finnes det?

Typen forretningsbrev avgjør

1. Hensikten med å skrive den

Kommersielle formål

Du ønsker å inngå en avtale og foreslå dens spesifikke vilkår - utarbeide et tilbudsbrev (tilbud) for adressaten

Hvis du ikke har bestemt deg for vilkårene for transaksjonen som er akseptable for deg, send et forespørselsbrev
Ønsker du å informere mottakeren din om brudd på kontraktsmessige forpliktelser fra hans side? Skriv et krav (klage)

Ikke-kommersielle formål

Si takk i et takkebrev
Bekreft dine forpliktelser med et garantibrev og ditt samtykke med et bekreftelsesbrev
Skriv nyhetsbrev hvis du tror informasjonen din vil være interessant for mottakeren
Minn om viktige avtaler, forpliktelser, straffer med purrebrev
Gratulerer i gratulasjonsbrev, spør i forespørselsbrev, kondoler i kondolansebrev
Hvis du trenger å sende viktige dokumenter eller materielle verdier sørg for å utarbeide et følgebrev for lasten din

2. Mottaker

Hvis du adresserer et brev til flere mottakere samtidig, skriver du et rundskriv

Brevet ditt kan berøre flere emner samtidig, noe som automatisk gjør det mangefasettert

4. Struktur

Regulerte bokstaver innebærer å sammenstille tekstdelen av brevet etter et bestemt mønster, mens uregulerte bokstaver har en fri presentasjonsform

5. Form for avreise

i en konvolutt
V i elektronisk format
på faks

Strukturen til et forretningsbrev: introduksjon, kropp, konklusjon

Strukturen til et standard forretningsbrev krever mer nøye vurdering.

En korrekt formatert bokstav skal samsvare med følgende disposisjon:

La oss se nærmere på noen punkter i ordningen:

1. Overskrift

Vanligvis er dette sammendrag brevemner.

Viktig: Skriv tittelen riktig hvis du vil at mottakeren skal lese brevet ditt.

Fraværet av overskrifter i bedriftskorrespondanse er typisk for nybegynnere som ikke har grunnleggende ferdigheter i å drive forretningskorrespondanse.

2. Anke

Det har tradisjonell form"Kjære"
med stor bokstav på midten av linjen

Viktig: Bruk av forkortelser er forbudt!

3.Innledning

introduserer adressaten til hovedideen i brevet
forbereder adressaten på riktig oppfatning av etterfølgende informasjon i brevet

4. Hoveddelen av teksten underbygger nøkkelidé som angitt i ingressen

I denne delen av brevet

du angir tydelig essensen av forslaget/anken
gi argumenter: fakta, tall, andre detaljer om emnet for brevet. ekspertuttalelse, egen positiv/negativ erfaring

For enkel begrunnelse kan du bruke følgende diagram:

Viktig: Det siste avsnittet bør inneholde en setning som indikerer et spesifikt trinn eller forventet resultat og oppmuntre mottakeren til å iverksette tiltak

5. Avslutningsvis:

6. I "Signatur"-vinduet må informasjon om adressaten angis:

jobbtittel

Hvordan ikke gjøre en feil når du velger en skrivestil?

I forretningskorrespondanse må du hele tiden ta valg når det gjelder skrivestil og kommunikasjonstone med adressaten. Hvor tørt, formell, eller omvendt, hvor livlig, varm og menneskelig skal budskapet ditt være?

Personlig stil i forretningskorrespondanse understreker de individuelle egenskapene til personen som skriver brevet
Når du bruker en formell stil, presenteres fakta og hensiktsmessige konklusjoner trekkes basert på dem.
Personlig stil innebærer kommunikasjon mellom forfatteren av brevet og adressaten på like vilkår
Formell stil demonstrerer en klar kommandokjede og en kraft som leseren av brevet er tvunget til å regne med.

Å velge riktig stil kommunikasjon i et forretningsbrev, tenk:

hvilke vektkategorier er du og mottakeren din i?
du ønsker å forhandle i minnelighet eller bruke press fra en styrkeposisjon

Hvordan holde seg til den valgte stilen?

Personlig stil

Tilstedeværelse av personlige pronomen: Jeg, vi, du
For eksempel: Jeg beklager til deg og håper inderlig at lignende feil ikke vil skje igjen.
Direkte anker og forespørsler
For eksempel: Vennligst ikke la personlige eiendeler være uten tilsyn
Bruk av emosjonelle evaluerende uttrykk: stjerneungdom, øredøvende fiasko

Formell stil

Bytte ut personlige pronomen med abstrakte substantiv
For eksempel: Kinoadministrasjonen beklager på det sterkeste at de har endret kveldsprogrammet
Erstatte personlige appeller og forespørsler med uttalelser
For eksempel: Vennligst ikke la personlige eiendeler være uten tilsyn
Bruk av felles byråkrati: Jeg gjør deg oppmerksom på det, på grunn av at

En formell stil er absolutt ikke egnet hvis du skriver et takknemlighetsbrev eller et kondolansebrev, det vil si de forretningsbrevene der du trenger å uttrykke følelser. I en situasjon der du skriver et forespørselsbrev eller et tilbudsbrev, er det også bedre å holde seg til en personlig stil.

Hva er et klagebrev og hvordan skrives det? Hvordan er det forskjellig fra andre typer bokstaver?

Viktig: Når du skriver et brev, fokuser mottakerens oppmerksomhet på nøyaktig hvilke handlinger du forventer fra ham. Angi også spesifikke frister for gjennomføring av oppgavene dine.

Malen for klagebrev vil hjelpe deg med å komponere den riktig:

Hva er et svarbrev og hvordan skrives det?

Det er to typer rådsbrev:

avslagsbrev
brev med positivt svar

Å komponere begge typer bokstaver har to generelle regler(forutsatt at initiativbrevet er korrekt utformet):
1. Svarbrevet beholder vokabularet og talemønsteret til initiativbrevet
2. Teksten i svarbrevet skal ikke inneholde opplysninger om

dato for utarbeidelse av initiativbrevet
dets registreringsnummer

Et eksempel på et vennlig og korrekt avslagsbrev er gitt nedenfor:

Avslag trenger imidlertid ikke alltid være mykt. Det er situasjoner når en tøff og streng kommunikasjonsstil er nødvendig. Nedenfor er en mal med avslagsbrev for alle anledninger, fra harde til myke:

Informasjonsbrev: forskjellen fra svarbrev og klagebrev

Informasjonsbrevet er multifunksjonelt:

rapporter (for eksempel om prisendringer i prislister)
varsler (om gjenvalg av medlemmer av styret)
varsler (om forsendelse av varer)
erklærer (av intensjoner)
bekrefter (mottak av varer)
minner (om oppfyllelsen av forpliktelser påtatt i henhold til kontrakten)
annonserer og informerer (om selskapet generelt, om varer/tjenester spesielt)

Det kanskje mest presserende problemet i dag er spørsmålet om hvordan man skal skrive et reklame- og informasjonsbrev på riktig måte.

1. Mangel på struktur
2. Tilstedeværelse av slang eller uformelt språk i brevteksten
3. Slurvete design
4. Overflod av stavefeil, syntaktiske, stilistiske feil
5. Mangel på pålitelige fakta og objektiv informasjon i brevet
6. Brudd på grunnleggende høflighetsregler (spesielt i klagebrev)
7. Bruk av tungvinte og uklare setninger i teksten
8. Mangel på logikk i presentasjonen av stoffet
9. Mangel på forklaringer på forkortelser
10. Generell uskarphet i teksten hvis den er kompilert formålsløst

Hva annet trenger du å vite om forretningsbrev?

1. For moderne forretningskorrespondanse brukes blokkstrukturmetoden for tekstkomposisjon.
Denne metoden sparer tid og opprettholder den generelle stilen til all forretningsdokumentasjon. Karakteristisk metode - åpen tegnsetting eller fravær av punktum/komma (for eksempel når du lager lister)

2. En sans-serif-font (for eksempel Arial) kan brukes for tittelen på brevet. Denne fonten oppfattes på et underbevisst nivå som stabil og solid.

3. Serif-fonter (Times News Roman) bør brukes i brødtekst. Seriffer gjør det lettere for øynene dine å bevege seg fra bokstav til bokstav, noe som gjør lesingen raskere.

Viktig: Det finnes bokstaver som alltid bare skrives for hånd!
Dette er gratulasjonsbrev, kondolansebrev, takknemlighetsbrev

Et stort nummer av nyttig informasjon angående utforming av tekster til forretningsbrev kan du finne i videoen fra Sasha Karepina.

Video: Hvordan skrive følgebrev og CV

Video: "Lære av historiefortellere." Hemmeligheter med å selge tekster

I enhver organisasjon utgjør brev størstedelen av innkommende og utgående dokumentasjon. Det finnes mange typer av disse dokumentene, og for hver av dem er det en rekke regler for utførelse. Siden brev er den vanligste typen styringsdokumentasjon, er det ekstremt viktig å vite hvordan de skal sammensettes riktig.

Fra denne artikkelen vil du lære:

Riktig formatering av bokstaver er suksessen for hele selskapet

Forretningsbrev (eller offisielle) regnes som de som tjener til å kommunisere selskapet med eksterne strukturer. Dessuten, selv etter at det er oppnådd en muntlig avtale mellom lederen av organisasjonen og en forretningspartner eller klient, sørger etikettereglene for bekreftelse av denne avtalen. Dette kan på sin side allerede betraktes som en garanti.

Typer forretningsbrev

1. Informasjonsmessig – opprettet for å formidle noe informasjon.

Etter funksjoner utført

1. Initiativ - deles inn i de som krever respons og de som ikke krever respons. Eksempler: forespørsel, klage, varsel, påminnelse, .

2. Svarbrev.

Basert på adressaten

1. Vanlig - sendes vanligvis til kun én mottaker.

2. Rundskriv - de som én avsender sender til flere mottakere.

I henhold til avreiseformen

Struktur av et servicebrev

Teksten til et velskrevet forretningsbrev består av: appell, innledning og hoveddeler og konklusjon.

Anke.

Dette er den viktigste delen for kommunikasjonsformål. Dermed, takket være den riktig valgte adresseformen, kan du ikke bare tiltrekke deg oppmerksomheten til adressaten, men også sette den generelle tonen for videre kommunikasjon. Hvis brevet ikke er adressert til en bestemt person, kan adressen utelates i andre tilfeller, det er vanlig å bruke standardspråkformler - for eksempel "Kjære Sergei Ivanovich!", "Mr. Anken er skrevet midt på linja.

Innledende del.

I begynnelsen av brevet er det nødvendig å angi årsakene og begrunnelsen for utarbeidelsen, det er ofte nødvendig å bekrefte informasjonen med referanser til tredjeparts dokumenter og fakta. Dersom det er behov for å angi referanser, skal dette gjøres i følgende rekkefølge: aktens tittel, forfatter, dato, registreringsnummer, tittel.

Hoveddel.

Hoveddelen av brevet angir hovedformålet med brevet. Denne delen beskriver i detalj de nødvendige hendelsene, gir bevis eller analyserer situasjonen.

Konklusjon.

Avslutningsvis er det vanlig å trekke konklusjoner i form av forespørsler, forslag, avslag eller meninger. Det antas at et servicebrev kun kan inneholde en siste del. Som regel ender de med standarduttrykk - for eksempel "Jeg håper på videre samarbeid," "Med beste ønsker." Høflighetsformelen er plassert foran "signatur"-attributtet, og er atskilt fra posisjonen med et komma.

Ved innsending til forfatteren det er viktig å ta hensyn til aspekter som f.eks:

graden av bekjentskap og arten av forholdet til adressaten;
mottakerens offentlige stilling og forholdet til forfatterens stilling;
situasjonen der kommunikasjon finner sted - dens formalitet eller uformalitet;
etikette og standarder vedtatt i et bestemt selskap.

Brevformat, eksempel:

Formatering av bokstaver i henhold til GOST

Tjenestebrev skal utstedes på spesialskjema i A4- eller A5-format avhengig av tekstens størrelse. Det er tillatt å ikke bruke skjemaer kun i tilfeller hvor forfatterne er flere selskaper samtidig.

Krav til brevskjemaer, samt sammensetning av detaljer og utformingsregler finnes i GOST R 6.30-2003 “Enhetlige dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Dokumentasjonskrav."

Generelt har selskaper rett til uavhengig å utvikle brevskjemaer, siden den angitte GOST er av rådgivende natur, men implementeringen av bestemmelsene indikerer en høy kultur for å jobbe med dokumenter i organisasjonen. For noen organisasjoner er GOST R 6.30-2003 obligatorisk: For eksempel må føderale utøvende myndigheter alltid konsultere denne standarden.

01 - Den russiske føderasjonens statsemblem;

02 - Våpenskjold fra en konstituerende enhet i Den russiske føderasjonen;

03 - Organisasjonsemblem eller varemerke (tjenestemerke);

04 - Organisasjonskode;

05 - Hovedstatsregistreringsnummer (OGRN) til den juridiske enheten;

06 - Skattebetalers identifikasjonsnummer/årsakskode for registrering (TIN/KPP);

07 - Skjemakode;

08 - Navn på firma;

09 - Referanseinformasjon om organisasjonen;

10 - Navn på dokumenttypen;

11 - Dato;

12 - Registreringsnummer;

14 - Sted for samling eller publisering;

15 - Adressat;

16 - Godkjenningsstempel;

17 - Vedtak;

18 - Tittel på teksten;

19 - Kontrollmerke;

20 - Tekst i dokumentet;

21 - Merk på tilstedeværelsen av applikasjonen;

22 - Signatur;

23 - Godkjenningsstempel;

24 - Visumgodkjenning;

25 - Forseglingsavtrykk;

26 - Merk på attestering av kopien;

27 - Merk om utøveren;

28 - Et notat om utførelse av dokumentet og sending av det til filen;

29 - Et notat om mottak av dokumentet av organisasjonen;

30 - Elektronisk kopiidentifikator.

Formatering av et brev i henhold til GOST, eksempel:

Formatering av et brev med et vedlegg, eksempel:

Regler for skriving av forretningskorrespondanse

Forretningskorrespondanse innebærer bruk av en offisiell forretningsstil for kommunikasjon. Dens særegenhet ligger i det faktum at deltakerne vanligvis er juridiske enheter, som må forholde seg til ganske strenge kommunikasjonsregler vedtatt i organisasjonen (eller flere organisasjoner).

Det er flere krav som gjelder denne arten kommunikasjon.

Standardisering av presentasjon. I dag er det mange termer, spesielle fraser og formler som er spesifikke for forretningskorrespondanse. Bruken av dem kan redusere forberedelsestiden betraktelig, og ferdige design bidrar til å unngå å kaste bort tid på å lete etter passende. spesifikk situasjon vilkår. Standardisering letter oppfatningen av tekster betydelig og optimerer hele dokumentflytprosessen.

Nøytral tone. Tilbakeholdenhet og strenghet når du skriver brev er normen i offisiell kommunikasjon. En nøytral tone innebærer et nesten fullstendig fravær av uttrykksfulle eller følelsesladede ord. Informasjonen er av rent offisiell karakter, av denne grunn er det nødvendig å ekskludere fra teksten for eksempel ord med diminutive suffikser eller interjeksjoner. Emosjonell undertekst kan være tilstede, men den bør skjules bak en nøytral tone i presentasjonen.

Nøyaktighet og entydig formulering. Mottakeren må tydelig forstå og tolke betydningen av materialet som rettes til ham. Nøyaktigheten av teksten avhenger som regel direkte av den korrekt konstruerte komposisjonsstrukturen og fraværet av logiske feil. Tjenestebrevet skal være tydelig gjennomtenkt.

Kortfattethet. Takket være dette kravet vil forfatteren kunne redusere lengden på hele dokumentet betydelig. Kortfattet presentasjon er først og fremst eliminering av taleredundans, økonomisk bruk av språklige midler, fravær av unødvendige repetisjoner og tilleggsinformasjon.

Anvendelse av språkformler. Maler, mye brukt i forretningskorrespondanse, er en integrert del av den. Derfor, for å oppmuntre til handling, brukes ofte følgende formler: "Vi ber deg vurdere problemet ...", "Som bekreftelse på vår avtale ...". Ofte er språklige formler juridisk viktige elementer i teksten, uten hvilke den ikke vil ha den nødvendige kraften. For eksempel: «Vi garanterer avkastning Penger i mengden...", "Kontroll over gjennomføringen av oppgaven er betrodd...".

Bruk av begreper, leksikalske og grafiske forkortelser. Takket være bruken av termer i korrespondanse kan forfatteren oppnå en klar forståelse av teksten, noe som er ekstremt viktig funksjon forretningskommunikasjon. Terminologien som kan og bør brukes innen dokumentasjonsstøtte for ledelse er regulert av GOST R 51141-98 "Kontorarbeid og arkivering. Begreper og definisjoner"

Overvekt av enkle vanlige setninger. Offisiell kommunikasjon er som regel basert på bruk av enkle vanlige en- eller todelte setninger, noe som i stor grad forenkler prosessen med å oppfatte teksten.

En guide til å skrive et forretningsbrev

Papir	Må skrives ut på papir hvit eller andre lyse farger. Arkformat - A4 (210 x 297 mm) eller A5 (148 x 210 mm).
Enger	Arket må ha felt med minst: 20 mm - venstre; 10 mm - høyre; 20 mm - topp; 20 mm - lavere.
Dato	Datoen for brevet anses å være datoen for undertegningen. Det er skrevet med arabiske tall, etter sekvensen: dag, måned, år. For eksempel "02/10/2017". En verbal-numerisk metode for å formatere en dato er også tillatt. For eksempel «10. februar 2017»
Utgående nummer	Det utgående nummeret består av et sekvensnummer, som kan suppleres med en indeks. Nummeret til et dokument som er utarbeidet i fellesskap av to eller flere avdelinger, består av bokstavregistreringsnumrene til hver av disse avdelingene, atskilt med en skråstrek.

Mål	Adressaten kan være et selskap, dets strukturelle avdelinger eller enkeltansatte. Det er viktig å huske at i sistnevnte tilfelle er initialene alltid angitt foran etternavnet. Navnet på mottakerselskapet er alltid angitt i nominativ kasus. Den skal etter reglene ikke rettes til flere enn fire mottakere. Denne detaljen kan også inkludere en postadresse, og først angi navnet på organisasjonen, og deretter postadressen.
Teksten til brevet	Selve teksten kan formateres som en tabell, tekst eller en kombinasjon av flere strukturer. Ved utforming av tabeller er det viktig å kalle kolonner og rader substantiv i nominativ kasus. Hvis tabellen fortsetter på neste side, nummereres også kolonnene og linjene på den. Teksten bør bestå av to deler: begrunnelse/hensikt/begrunnelse for å skrive brevet og konklusjoner/forslag/anbefalinger. Teksten kan også inneholde bare én siste del - for eksempel en forespørsel uten forklaring. Hvis brevet refererer til handlinger fra andre organisasjoner, angi deres detaljer: dokumenttittel, organisasjonsnavn, dato, registreringsnummer og tittel.
applikasjon	Et forretningsbrev med vedlegg skal formateres som følger: Påføring: for 2 l. i 2 eksemplarer. Hvis søknaden ikke er angitt i teksten, er det nødvendig å angi navn, antall ark og kopier. For eksempel: Vedlegg: Salgs- og kjøpsavtale for 3 l. i 2 eksemplarer. Hvis et dokument med vedlegg legges ved, formateres merket som følger: Vedlegg: brev fra FSS datert 12. oktober 2017 N 03-2/923 og vedlegg til dette, totalt 7 sider.
Signatur	Signaturen krever en angivelse av stillingen til den ansatte som signerte brevet og en utskrift av denne signaturen. Dersom flere ansatte skriver under, er signaturene ordnet i den rekkefølgen som tilsvarer stillingen. Hvis posisjonene er like, bør signaturene være plassert på samme nivå.
Tetning	Seglet bekrefter ektheten av signaturer fra tjenestemenn på dokumenter knyttet til finansielle eiendeler eller på andre dokumenter som sørger for sertifisering av en original signatur.
Utfører	Om nødvendig, angi initialene og etternavnet til utøveren og hans telefonnummer. Vanligvis plasseres merket på forsiden eller baksiden av det siste arket i nedre venstre hjørne.

I dag utarbeides det offisielle brev i enhver bedrift om helt andre spørsmål knyttet til virksomheten til både enkeltpersoner og hele avdelinger. Emnet for brevene kan være anmodning, varsel, avtale, krav, tilbakekall, endring mv. Reglene for god form tilsier samtidig at ethvert dokument skal utarbeides i samsvar med alle ovennevnte krav. Takket være dette vil brevet (uansett hvilken form det sendes i) bli et effektivt verktøy i arbeidet til hver ansatt og selskapets ledelse som helhet.

Test deg selv

1. Hva slags brev kalles et rundskriv?

Et brev sendt av én adressat til flere adressater
Et brev sendt av én adressat til én adressat
Et brev som ikke ble sendt av flere årsaker

2. Hvordan skal et vedlegg til et forretningsbrev formateres riktig?

Påføring: for 2 l. i 2 eksemplarer.
Søknad i 2 eksemplarer på 2 ark
To søknadsark i to eksemplarer

3. Hvor mange stadier er det i å utarbeide og skrive et forretningsbrev?

4. Hva betyr det å kreve en nøytral tone i forretningskorrespondanse?

Bruk av begreper, leksikalske og grafiske forkortelser
Nesten fullstendig fravær av uttrykksfulle eller følelsesladede ord i brevet
Bred bruk av maler

5. Hvilke deler består et forretningsbrev av?

Appell, innledning og hoveddeler, konklusjon
Hoveddel, konklusjon
Anke, konklusjon

I forretningsdokumentflyt brukes forespørselsbrevformatet veldig ofte når det er behov for å innhente samtykke fra den andre parten eller en spesifikk tjeneste fra denne. Ferdige prøver og eksempler for ulike situasjoner, samt regler for å komponere slike brev, finner du i denne artikkelen.

Tradisjonen og reglene for utforming av anmodningsbrev har utviklet seg utelukkende i praktisk dokumenthåndtering – d.v.s. Det er ingen skjemaer eller instrukser godkjent på lovnivå. Imidlertid, i generelt syn Følgende struktur bør følges:

Som vanlig fylles først "overskriften" ut, som angir det fulle navnet på avsenderorganisasjonen med tilhørende kontaktinformasjon, samt navnet på en spesifikk ansatt (vanligvis direktøren for selskapet) og navnet på mottakeren organisasjon.
Deretter følger selve teksten, som består av en beskrivelse av situasjonen og begrunnelse for forespørselen. Teksten skal være så kort som mulig - vanligvis er 1-2 avsnitt nok. Det er viktig å oppgi forespørselen din spesifikt og entydig slik at samtalepartneren tydelig forstår essensen av klagen din.
Dette etterfølges av signatur, utskrift av signatur og dato for kompilering.

Dermed er det utarbeidet i henhold til standardversjonen for slike dokumenter - skjemaet er gitt nedenfor.

Den ferdige prøven kan brukes som eksempel.

MERK. Beslutningen om å angi eller ikke angi tittelen på dokumentet (dvs. å skrive "Letter of Request" i midten) tas av avsenderen selv. Vanligvis er dette nødvendig i tilfeller der det er hensiktsmessig å legge vekt på dokumentets art og formålet som en bedrift prøver å oppnå fra en annen.

Siden i i dette tilfellet vi snakker om det faktum at ett selskap regner med en tjeneste eller til og med en innrømmelse fra partnerens side, selvfølgelig, å skrive et brev, dets design og til og med sende det bør tas på alvor. Enhver detalj kan gjøre inntrykk, så det er bedre å ta hensyn til selv de tilsynelatende ubetydelige nyansene:

Først av alt er det bedre å sende det med fysisk post - vanlig russisk post eller enda bedre privat organisasjon, som leverer korrespondanse dør til dør og mye raskere. En melding i elektronisk form, eller enda mer sendt via faks, blir ofte oppfattet mer upersonlig, som spam.
I tillegg er den fysiske metoden for dokumentutførelse (dvs. som vanlig utsendelse) lar deg gjøre et gunstig inntrykk på grunn av dyrere papir, konvolutter, frimerke og andre designmidler.
For å skrive tekst er alltid valgt brevpapir– dette lar deg gi forespørselen mer formalitet.
Det er bedre å unngå åpenbar klerikalisme i teksten – d.v.s. stabile ord og uttrykk som er vanlig å bruke i forretningsmiljøet. De bokstavelig talt "tørker" fortellingen og gjør et generelt negativt inntrykk. De er enkle å erstatte originale alternativer- for eksempel "Jeg ber deg vurdere" til "Jeg håper på din forståelse og hjelp til å løse dette problemet."
Til slutt er det verdt å generelt holde seg til tradisjonene for forretningskorrespondanse, dvs. Teksten er hovedsakelig skrevet i en offisiell forretningsstil. Det skal ikke være lyriske digresjoner, altfor komplekse syntaktiske strukturer eller tvetydige (i betydningen) fraser. Man bør passe på at budskapet er veldig enkelt for samtalepartneren å oppfatte, både forståelsesmessig og psykologisk.

RÅD. Hvis det er mulig å skrive teksten for hånd, er det bedre å bruke denne metoden. Et håndskrevet brev gjør at det skiller seg ut fra alle andre. Imidlertid er det bedre å overlate skrivingen til en spesialist som kjenner kalligrafiteknikker.

Varianter

Avhengig av den spesifikke situasjonen er det forskjellige bokstavalternativer. Forespørslene gjelder hovedsakelig økonomiske problemer– for eksempel å gi rabatt, redusere betaling for en tjeneste eller utsette den. Et mindretall av forespørselsbrevene er viet til hjelp til å løse noen andre problemer. De vanligste tilfellene og ferdige eksempler brev er omtalt nedenfor.

Om tildeling av midler

En forespørsel om å bevilge penger selv til veldedige formål er en ganske alvorlig forespørsel. Derfor, når du utarbeider, er det viktig å beskrive situasjonen så spesifikt som mulig, og dessuten å tydelig indikere hva pengene trengs til, og av hvilken grunn de ikke kan tas fra en annen kilde.

Ved kompilering kan du bruke dette eksempelet som grunnlag.

Fra NPO "Rainbow"

Vara for den lovgivende forsamling

St. Petersburg Miloshnikov I.N.

Kjære Ilya Nikolaevich! Direktøren ønsker deg velkommen ideell organisasjon Regnbue". Organisasjonen vår ble grunnlagt i 2012 og har gjennom alle disse årene kontinuerlig gitt økonomisk bistand til barn som lider av akutte former for leukemi. Hovedretningen for vår aktivitet er kjøp av relevante medisiner og utføre komplekse operasjoner.

Alle disse årene var den viktigste finansieringskilden for våre aktiviteter LLC "..."-bedriften. I april i år 2017 falt imidlertid finansieringsvolumet kraftig, og for øyeblikket er vi ikke i stand til å gjennomføre veldedighetsarrangementer i samme volum.

I følge våre data bør det årlige budsjettet til fondet, tatt i betraktning private donasjoner, være 10 millioner rubler. Derfor, på grunn av oppsigelse av finansiering, er det nødvendig å dekke forskjellen i mengden 8 millioner rubler. årlig. Vi håper på din hjelp, siden det foreløpig ikke er mulig å finne sponsorer.

Med vennlig hilsen Svetozarov V.K.

Om levering av varer

Her er det viktig å vise interesse og ønske om å samarbeide. Derfor må du finne de riktige ordene slik at samtalepartneren din er gjennomsyret av tillit og tar en passende avgjørelse. Du kan ta dette eksempelet som grunnlag.

Generaldirektør for LLC "..."

Nekrasov N.K.

Fra direktøren for LLC "..."

Elizarova V.M.

Hilsen Nikolai Konstantinovich! På landsdelsutstillingen jordbruk, som fant sted i mai i år, ble selskapet vårt interessert i prøvene av maskiner og utstyr som ble tilbudt av deg.

Vi ønsker å starte samarbeidet med deg ved å levere et prøveparti med varer ( full liste vedlagt som et eget dokument til dette brevet). Vi garanterer rettidig betaling for varer og tjenester. Vi uttrykker vårt håp om langsiktig og gjensidig fordelaktig samarbeid.

Våre kontaktdetaljer:

Med vennlig hilsen Elizarov V.M.

Om å gi rabatter

Foreløpig er dette en ganske vanlig type, siden økonomiske forhold har forverret seg på mange måter. Erfaring viser at å overbevise en motpart om å gi rabatt fungerer spesielt godt i følgende tilfeller:

hvis selskaper har samarbeidet i lang tid, for eksempel mer enn ett år;
hvis en stor mengde varer kjøpes på en gang.

til administrerende direktør

Avantage LLC til G.V. Filippov

Fra direktøren for Veres LLC

Alexandrova K.N.

Hei, Gennady Viktorovich. Vi er glade for å konstatere at våre selskaper har samarbeidet i mer enn 2 år. Vi uttrykker vår takknemlighet til deg for den konsekvent høye kvaliteten på tjenestene dine, samt for din hjelp til å løse en rekke aktuelle problemer.

Vi tror det ikke er noen hemmelighet for deg hva I fjor Den økonomiske situasjonen i vår markedsnisje har forverret seg betydelig. Dessverre opplever vi for øyeblikket en viss mangel på inntekter, som er forbundet med en nedgang i kvartalsoverskudd.

I forbindelse med disse omstendighetene håper vi på din forståelse og ditt samtykke til å gi en rabatt på 10 % på tjenester som vil bli levert i neste kalenderår 2018. Selvfølgelig er et slikt tiltak midlertidig, og vi er forpliktet til fullt samarbeid på gjensidig fordelaktige vilkår dersom den økonomiske situasjonen stabiliserer seg.

Med vennlig hilsen Alexandrov K.N.

Om leiereduksjon

I dette tilfellet vil begrunnelsen for forespørselen din i brevet være omtrent den samme som diskutert i forrige eksempel.

til administrerende direktør

Avantage LLC til G.V. Filippov

Fra direktøren for Veres LLC

Alexandrova K.N.

Hei, Gennady Viktorovich. I regnskapsåret som ble avsluttet i 2016, led selskapet vårt tap som overgikk forventningene med 10 %. Vi er tvunget til å innrømme at selskapet vårt har blitt rammet av finanskrisen. Dette gjenspeiles i en reduksjon i kundestrøm med 15-20 % av eierne.

I denne forbindelse håper vi på din avtale om å gi 10 % rabatt på leie. Vær oppmerksom på at vi er ganske store leietakere og samtidig, under hele perioden av vårt femårige samarbeid, tillot vi ikke en eneste forsinkelse i betalingen, og fylte også ut alle andre vilkår i kontrakten. Vi tar utgangspunkt i at dette tiltaket er midlertidig, så vi er klare til å fortsette å betale avgiften i sin helhet så snart markedssituasjonen stabiliserer seg.

Med vennlig hilsen Alexandrov K.N.

Om utsatt betaling

I dette tilfellet er det viktig å innrømme at du virkelig ikke betalte i tide og forklare årsaken i detalj. Selvfølgelig må du nøyaktig angi tilbakebetalingsvilkårene for hele beløpet.

Til direktøren for LLC "Gruzodar"

Vakulov N.Yu.

Fra direktøren for Parabolia LLC

Aksakova T.G.

Hei, kjære Nikolai Yurievich. I september 2017 betalte vi ikke neste betaling for tjenestene dine på 100 000 rubler. Vi varslet deg offisielt en måned i forveien om umuligheten av å foreta en betaling. På dette tidspunktet presiserer vi at selskapet har funnet midler å betale. Vi ber deg om å gi en avdragsplan for to måneder: oktober og november (50 000 rubler hver).

Vi viker ikke unna våre økonomiske forpliktelser og gjeld og gjør deg oppmerksom på at vi i løpet av alle 3 årene av vårt samarbeid aldri har brutt kontrakten. Vi håper på din forståelse og ser frem til videre gjensidig fordelaktig samarbeid.

Med vennlig hilsen Aksakov T.G.

Vennligst betal for et annet selskap

Slike anmodninger kan oppstå i tilfeller hvor ett selskap forplikter seg til å oppfylle et annet selskaps økonomiske forpliktelser på visse vilkår. Du kan bruke denne malen som et eksempel.

IP Blagodarova A.K.

fra IP Inina A.A.

Hei, kjære Anatoly Konstantinovich. Som du vet, har du en gjeld til meg på 100 000 rubler. I løpet av det siste regnskapsåret har jeg også pådratt meg en gjeld til 3 selskaper på 50 000 rubler. Jeg foreslår at du betaler hele gjelden min. For min del garanterer jeg levering av avdragsordninger for hele saldoen på gjelden din i en periode på 6 måneder.

Med vennlig hilsen Inin A.A.

Om hjelp til å løse problemet

Til slutt, hvis du trenger å løse et spesifikt problem, kan du skrive følgende tekst:

IP Nikanorov V.R.

Fra direktøren for Good Solutions LLC

Abdulova V.N.

Kjære Vladimir Romanovich, jeg leder en veldedighetsorganisasjon som leder Nyttårsferie for barn fra lavinntektsfamilier. Som vi har lært fra åpne kilder, selger du konfektprodukter. Vi ber deg avtale levering Nyttårsgaver i mengden 1000 stykker for 20 arrangementer.

For vår del garanterer vi å uttrykke din skriftlige og muntlige takknemlighet og gå positive anmeldelser i alle organisasjoner, etter din forespørsel.

Med vennlig hilsen Abdulova V.M.

I dag er det rett og slett nødvendig å kunne skrive et brev riktig, uavhengig av hvem meldingen din er adressert til (en mulig arbeidsgiver, en arrogant tjenestemann eller en nær venn) og måten å sende korrespondansen på (via vanlig post eller e- post, kanskje på faks).

Alternativer med eksempelbokstaver kan sees i delen "" på denne siden. La oss nå snakke om noen regler for skriving og formatering. Brev faller inn i tre generelle kategorier:

personlig – til dine kjære, familiemedlemmer, nære og ikke så nære venner (bruk en uformell stil),
semi-offisiell - korrespondanse med ulike organisasjoner om spørsmål som angår deg personlig (for eksempel med en bank om statusen til kontoen din, med trygdemyndigheten om fordelene som gis, med en detaljhandelskjede om mottak av varer, etc.),
forretningsbrev (offisielle) - det kreves en formell forretningsstil og strenge krav til formatering.

Hvordan skrive et personlig brev riktig

Personlige brevÅ skrive er stort sett hyggelig, fordi du kommuniserer med familie og venner. Først må du si hei, bare ordet "Hei!"

Hvis du er sent ute med å svare, er det høflig å be om unnskyldning og nevne årsakene. Hvis du allerede er i korrespondanse med mottakeren og har fått spørsmål, er tiden inne for å svare på dem nå. Så, etter den innledende setningen "Jeg har det bra", kan du gå videre til en erklæring om hendelser, skrive om det som bekymrer deg.

Siden kommunikasjonsstilen er uformell, passer vitser, sladder (din egen vurdering av hendelser eller en beskrivelse av andres meninger) og gjenfortelling av en artikkel fra et motemagasin. Kort sagt, bruk alt som vil gjøre brevet ditt interessant. Smileys og spørsmål som "hvordan går det?", "er det ikke bra?" kan være en god måte å gi liv til et personlig brev.

Prøv å være oppriktig. Spør hvordan det går med mottakeren din, og still spørsmål for å fortsette korrespondansen. På slutten, uttrykk følelsene dine, for eksempel "Jeg elsker deg," "Jeg vil gjerne møte deg," "Jeg ser frem til svaret ditt," etc. Pass på å sette inn signaturen din (e-post er ofte savnet), men mottakeren kan ikke gjette hvem brevet er fra (det er ikke alltid tydelig fra e-postadressen). Les brevet på nytt og rett feil om nødvendig. De irriterer vanligvis folk og viser mangel på respekt.

Hvordan skrive et semi-formelt brev riktig

Halvoffisielle brev bør være så kort som mulig og tydelig angi essensen av problemet. Enkelhet og logikk er velkommen. I dårlig humør god skriving ikke gjør opp. Og det er bedre å utelukke eventuelle lyriske avvik fra emnet og manifestasjoner av følelser, og fokusere på bevisgrunnlaget (spesielt viktig for klager).

Jeg anbefaler å skrive et brev ved hjelp av en datamaskin, deretter skrive det ut på et vanlig hvitt A4-ark og signere det med en penn. Håndskrevne bokstaver er tillatt. I dette tilfellet, skriv leselig og nøyaktig, spesielt etternavnet ditt.

Når den først er lesbar, er den lett å lese. I våre dager registrerer seriøse organisasjoner ofte dokumenter elektronisk. Etternavnet ditt (det kan være vakkert, men komplisert) er velkjent bare for deg. Hvis du under registreringen av brevet ditt endrer minst én bokstav i etternavnet ditt, vil et elektronisk søk i en enorm database ikke se ut til å finne meldingen din. Og det vil være vanskelig for deg å finne ut om det i det hele tatt er registrert, selv om svaret kan komme senere.

Det er vanlig å alltid angi adressaten i øvre høyre hjørne av brevet. Jeg vil gi deg flere alternativer for å hjelpe deg, de er alle akseptable. Alt avhenger av dine preferanser, og om du kjenner navnet på den strukturelle enheten eller tjenestemennene til mottakeren:

føderal tjeneste
på arbeid og sysselsetting

Leder av den føderale tjenesten
dette eller det
OG OM. Etternavn

annerledes

Administrasjon av Volgograd
Avdeling slik og slik - navnet

Til sjefredaktøren
Forlaget "Pshik"
E.F. Kagailovsky

Perepoloh LLC
Regnskapssjef
A.I. Kvochinskaya

ethvert individ

Tugrikov S.M.
st. Lusnaya, 207, leilighet. 1375,
Voronezh, 400001

Under adressaten skriver du etternavn, fornavn, patronym, full adresse for å sende et svar med vanlig post, det er bedre å også oppgi et telefonnummer.

Hvis du allerede søker et sted igjen, må du angi lenke til nummer og dato på mottatt brev(muligens flere). Dette forenkler behandlingen av korrespondanse i stor grad, og du vil garantert motta et svar, tatt i betraktning tidligere korrespondanse om det aktuelle spørsmålet. Det er skrevet "Til nr. (siffer) datert 31.08.2014." Denne lenken er plassert til venstre over teksten, du kan se den på figuren med et diagram over elementene i bokstaven.

Hvis du vet navnet på personen du henvender deg til, kan du starte teksten med "Kjære ...!", så bør du avslutte den med "Hilsen."

Hvis det er noen støttedokumenter, må dette faktum noteres under teksten. Så i fremtiden kan du enkelt bevise nøyaktig hva du sendte sammen med brevet. Hvilke spesifikke dokumenter (eller kopier) som sendes kan angis i teksten eller direkte i applikasjonens tilgjengelighetsmerke. Den er plassert under hovedteksten, for eksempel:

Påføring: for 2 l. i 1 eksemplar.

Vedlegg: kopier av betalingskvitteringer... 2 ark. i 1 eksemplar.

Det bør huskes at du bør alltid angi i søknaden din:

etternavn, fornavn, patronym,
adressen din for å sende et svar,
nummer og personlig signatur.

Ellers kan brevet ditt anses som anonymt. Slike brev er ikke gjenstand for behandling, noe som betyr at du ikke vil motta svar på klagen din. Myndighetene er forpliktet til å svare innen ikke mer enn en måned fra datoen for registrering av brevet ditt.

Brevet må være skrevet av deg i to eksemplarer. Du kan kontakte organisasjonen du trenger personlig. I dette tilfellet, sørg for å be kontoradministrasjonstjenesten (sekretær, kontor eller generell avdeling) om å sette et datert kvitteringsstempel på kopien av brevet. Det er bedre å skrive inn et registreringsnummer umiddelbart, men i store organisasjoner kan det hende at brev ikke registreres umiddelbart på grunn av det store antallet. Derfor, når du sender inn søknaden, er det nok at kopien av brevet er stemplet med navnet på organisasjonen og datoen. Dette er svært viktig hvis du trenger å overholde fristen eller senere bekrefte søknadens faktum.

Men det er slett ikke nødvendig å gå et sted personlig. Det kan være lettere for deg å gå til nærmeste postkontor. Send i så fall rekommandert med varsel. Effekten vil være den samme. Etter en tid kan du ringe organisasjonen og finne ut skjebnen til brevet ditt. Eller du trenger ikke ringe noen, bare vent på svar.

Hvis du til slutt får et svar i stedet for et klart svar, vennligst kontakt oss igjen. I statlige organer overvåkes for eksempel gjentatte klagesaker om samme sak. Eller skriv et brev i form av en klage, du kan prøve å sende det til en høyere organisasjon. Slike forespørsler blir også behandlet med stor oppmerksomhet.

Når det gjelder - dette er en av de mest viktige temaer kontorarbeid, og det fortjener en egen artikkel viet til det.

Evgeniya Polosa

*** Hvis du er vant til å handle på nett (kjøpe klær, telefoner, tjenester, bestille hotell osv.), så kan du få noe av pengene tilbake, for eksempel ved å bruke denne TJENESTEN. Det funker for meg.

Takk for at du la denne artikkelen til:

Mer interessant om emnet:

8 kommentarer til dette innlegget