"Organisering av arbeid med dokumenter"

En av essensielle elementer metode regnskap er dokumentasjon. Essensen av dokumentasjon er at hver forretningstransaksjon må dokumenteres med et passende dokument. Et primært regnskapsdokument er et skriftlig bevis på ethvert faktum om økonomisk aktivitet. Primærdokumenter som brukes i regnskap må ha en ganske strengt definert form.

Dokumenter har veldig viktig i regnskap:

De er bærere av regnskapsinformasjon;

Gir rett til å forplikte seg forretningstransaksjoner;

tjene som grunnlag for gjeldende kontroll og operasjonell ledelse av organisasjonens økonomiske aktiviteter;

Sikre sikkerheten til organisasjonens eiendom

Behov for utarbeidelse av analyser, årsrapport, ved utarbeidelse av dokumentrevisjoner, revisjoner.

Hvert dokument inneholder visse detaljer. Dokumentdetaljer er indikatorer som karakteriserer forretningstransaksjonen registrert i dokumentet.

Hoveddetaljene inkluderer:

1. navn på dokumentet;

2. dato for kompilering;

4. kvantitative og totale indikatorer;

5. posisjonen til personer som er ansvarlige for å utføre forretningstransaksjoner og riktigheten av gjennomføringen;

6. personlige signaturer og deres dekoding, inkludert tilfeller av opprettelse av dokumenter ved bruk av datateknologi.

Dokumenter må utarbeides i tide, riktig, uten flekker, uten slettinger, fylle ut alle detaljer med en kulepenn eller på en datamaskin. Du kan ikke fylle ut dokumenter med en enkel blyant. Hvis det er nødvendig å utarbeide dokumenter i flere eksemplarer, fylles det ut under karbonpapir.

Dersom det er feil i teksten eller tallene, krysses det over med én linje slik at det som er krysset ut kan leses, da skal riktig nummer eller tekst skrives på toppen, og i margen gjøres det en ansvarsfraskrivelse: "tro på det som er skrevet for å rette feilen" ( ny tekst og nummer) og er merket med: Dato og signatur.

Rettelser er ikke tillatt i kontanter og bankdokumenter.

For tiden bruker organisasjoner enhetlige former primære regnskapsdokumenter. Ensretting er etablering av enhetlige former for dokumenter for regnskap for homogene forretningstransaksjoner. Hver dokumentform er gitt en kodebetegnelse i henhold til den all-russiske klassifiseringen av styringsdokumentasjon (OKUD). Den er plassert i øvre høyre hjørne av dokumentet. Standardformer for dokumenter er utviklet og godkjent av finansdepartementet i Den russiske føderasjonen i avtale med den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité.

Alle dokumenter som mottas av regnskapsavdelingen går igjennom regnskapsbehandling.

Først av alt blir dokumentene kontrollert i bunn og grunn, de. det er nødvendig å sjekke gjennomførbarheten og lovligheten av operasjonen spesifisert i dokumentet, om denne operasjonen faktisk ble fullført i det angitte volumet.

Neste er produsert formell sjekk dokument: om dokumentet er utarbeidet på standard eller fritt skjema, om alle detaljer er riktig utfylt, om signaturer er tilstede tjenestemenn og personer involvert i transaksjonen.

Etter dette, sjekket og aksepterte dokumenter gjenstand for gruppering, aritmetisk verifisering, beskatning og pristilbud.

Gruppering av dokumenter– dette er et utvalg dokumenter basert på homogene kjennetegn for å lage generelle summeringer og utarbeide en oppføring for den totale mengden homogene dokumenter.

Aritmetisk sjekk– dette er en kontroll av riktigheten av beregningen av resultater, riktig refleksjon av kvantitative og kvalitative indikatorer.

Produsert samtidig beskatning av dokumenter- uttrykk naturlige indikatorer i pengebeløp og beregning av beløpet.

Dokumentkontotildeling- dette er en indikasjon i dokumentene til de tilsvarende kontoene som beløpet på dokumentene skal gjenspeiles på. Begrepet kontooppdrag kommer fra ordet "conto", som betyr "konto".

Etter dette er dataene underlagt registrering i syntetiske og analytiske regnskapsregistre.

Etter registrering er dokumenter underlagt slokking Dette betyr at hvert dokument etter registrering stemples "innløst", og i pengedokumenter - "mottatt" eller "betalt". Dette gjøres for å forhindre misbruk gjennom sekundær bruk av disse dokumentene.

Etter avsluttet regnskapsbehandling arkiveres alle dokumenter i mapper og overføres for lagring til gjeldende arkiv, hvor deres sikkerhet og lagringsvennlighet er ivaretatt.

Etter regnskapsbehandling arkiveres alle dokumenter i mapper etter type transaksjon for hver rapporteringsmåned. Omslaget til mappen sier:

Navn på firma;

Navn og serienummer på mappen;

år, måned;

Antall ark i mappen.

Disse mappene oppbevares i regnskapsavdelingen inntil årsrapporten er utarbeidet. Etter rapportering sendes disse dokumentene til arkivet i henhold til lov og register. Du kan bruke dokumenter fra arkivet etter skriftlig ordre fra regnskapssjef.

Fjerning av dokumenter fra arkivet kan bare utføres av etterforskningsorganer, foreløpig etterforskning og påtalemyndighet, domstoler, skatteinspektorat, skattepoliti på grunnlag av deres avgjørelser i samsvar med lovgivningen i Den russiske føderasjonen.

I dette tilfellet må regnskapssjefen, med tillatelse og i nærvær av representanter for myndighetene som utfører beslagleggelsen av dokumenter, lage kopier av disse dokumentene som indikerer grunnlaget og beslagene som er gitt.

I arkivet lagres dokumenter for frist i samsvar med den russiske føderasjonens føderale lov "Om regnskap" lagres dokumenter i 5 år, og noen opptil 75 år. Deretter må dokumentene destrueres eller overføres til statens arkiv. Samtidig utarbeides det også en lov.

Alle dokumenter, fra det øyeblikket de er kompilert til de blir overført til arkivet, kommer langs en bestemt vei. Dette Veien for bevegelse av dokumenter fra forberedelsesøyeblikket til overføring til arkivet kalles dokumentflyt.

Regnskapssjef er ansvarlig for å organisere dokumentflyt. Han lager en dokumentflytplan, og organisasjonssjefen godkjenner denne.

Denne dokumentflytplanen indikerer:

Navn på rapporter for dokumentutarbeidelse;

kompileringstid;

Den som er ansvarlig for å utarbeide dokumentene;

Frister for innsending av dokumenter til regnskapsavdelingen;

Tidsrammer for behandling av dokumenter i regnskap;

Personer med ansvar for behandling av regnskapsdokumenter;

Nummeret på filen der dokumentene er lagret.

Riktig organisering dokumentflyt sikrer aktualiteten til regnskapet, nøyaktigheten og påliteligheten.

"Klassifisering og kontoplan"

Klassifisering av regnskapskonti- dette er kombinasjonen av kontoer i grupper basert på homogeniteten i det økonomiske innholdet i indikatorene for eiendom, gjeld og forretningstransaksjoner som forventes i dem. Regnskapsregnskap er gruppert etter to kjennetegn;

1. etter økonomisk innhold;

2. etter formål og struktur.

Klassifiseringen av kontoer etter økonomisk innhold viser innholdet i objektet som er tatt hensyn til på den tette kontoen.

I henhold til det økonomiske innholdet til regnskapsobjekter er kontoer delt inn i tre grupper:

Eiendomsregnskap;

Beretninger om kilder til eiendomsdannelse;

Regnskap over forretningsprosesser og økonomiske resultater.

Klassifisering av regnskap etter formål og struktur viser rekkefølgen på oppføringer på kontoen, dvs. hvordan objekter er regnskapsført i en bestemt gruppe av kontoer, samt hva disse eller andre kontoer er ment for.

I henhold til formål og struktur er alle regnskapskonti delt inn i følgende grupper

1. grunnleggende;

2. regulere;

3. operasjonsstuer;

4. matching (effektiv);

5. utenfor balansen.

Hovedkontoer er designet for å redegjøre for tilstedeværelsen og bevegelsen av eiendom og kildene til dens dannelse. De er grunnleggende fordi objektene som tas i betraktning, tjener som grunnlag for organisasjonens økonomiske aktiviteter.

Hovedkontoer er etter tur delt inn i følgende undergrupper:

> inventar;

> kontantkontoer;

> oppgjørskontoer;

> aksjeregnskap

Inventarkontoer er utformet for å redegjøre for tilstedeværelse og bevegelse av anleggsmidler, immaterielle eiendeler og varelager materielle eiendeler(regnskap 01, 04, 07,08, 10, 43, 41 osv.). I forhold til saldoen er alle disse kontoene aktive og har følgende struktur:

D Lagerregnskap K

Inngående balanse Utgift (avhending)

Mottak av anleggsmidler, immaterielle eiendeler og

anleggsmidler, råvare-materiale

Immaterielle eiendeler, råvareverdier

materiale

verdier

Endelig balanse

Kontantkontoer er ment å registrere tilgjengeligheten og bevegelsen av organisasjonens midler i kassen og på bankkontoer. Disse inkluderer (konto 50, 51, 52, 55 osv.) i forhold til balansen og har følgende struktur:

Oppgjørskonti er ment å ta hensyn til denne organisasjonens forhold til andre organisasjoner og enkeltpersoner, dvs. kundefordringer og leverandørgjeld.

Avhengig av hvilken gjeld som tas i betraktning, kan oppgjørskonti i forhold til balansen være aktive, passive og aktive-passive. Disse inkluderer kontoene 62,73, 60,68, 69,70,71,76 osv.

Aksjeregnskap er ment å redegjøre for kildene til eiendomsdannelse (80,82,83), som er passive i forhold til balansen.

D aksjeregnskap K

Redusere kilder

Innledende balanse

Øke

kilder

Endelig balanse

Reguleringsregnskap er ment å avklare og regulere verdsettelsen av enkeltobjekter ført i hovedregnskapet. De åpnes for hovedkontoen og har ingen uavhengig betydning. Reguleringskontoer reduserer eller øker verdsettelsen av hovedkontoen deres. For eksempel åpnes reguleringskonto 02 «Avskrivninger på anleggsmidler» for hovedkonto 01 «anleggsmidler», reguleringskonto 05 «Avskrivninger på immaterielle eiendeler» åpnes for konto 04 «Immaterielle eiendeler». Ved oppstilling av saldo, fra saldobeløpene (startkostnad) for konto 01 og 02, trekkes saldobeløp for henholdsvis konto 02 og 05. Følgelig reflekteres anleggsmidler og immaterielle eiendeler i balansen til restverdi. Justeringskontoer designet for å redusere verdsettelsen av de underliggende kontoene kalles kontrariske kontoer. Reguleringskontoer designet for å øke verdsettelsen av hovedkontiene kalles tilleggskonti. Regnskap 44 “Salgsutgifter” er en tilleggsreguleringskonto til hovedkontoen 90 “Salg”. I tillegg kommer mottilleggskonti (konto 16 «Avvik i kostpris for materielle eiendeler»).

Transaksjonskontoer er delt inn i distribusjon og beregning og er beregnet for regnskapsføring av forretningstransaksjoner knyttet til pågående forretningsprosesser for produksjon av produkter (verk, tjenester). Distribusjonskontoer er delt inn i to grupper:

> kollektivt - distribusjon;

> budsjettmessig - fordeling.

Samlet - distribusjonsregnskap er ment å redegjøre for utgifter som på tidspunktet de inntreffer ikke kan henføres til kostnaden for en bestemt type produkt. Derfor akkumuleres de i løpet av måneden i separate kontoer, og ved slutten av måneden tilskrives de kostnadene for en bestemt type produkt i samsvar med den aksepterte metoden (i henhold til regnskapsprinsippene). Slike utgifter inkluderer generell produksjon, generelle forretningsutgifter og salgsutgifter som er regnskapsført i konto 25, 26 og 44. I forhold til balansen er de aktive og har følgende struktur.

D Kollektiv - distribusjon K

Avskrivning og distribusjon
av disse utgiftene på slutten
måneder mellom objektene
beregninger

Omsetning per måned Omsetning per måned

Det særegne med disse kontoene er at de ikke har en saldo og avsluttes ved slutten av rapporteringsperioden.

Budsjettfordelingsregnskap er ment å skille (avgrense) utgifter mellom individuelle rapporterings(budsjett)perioder. Ved å bruke en kontogruppe elimineres svingninger i produktkostnader på tvers av rapporteringsperioder. Disse kontoene har en saldo. Kontoer til denne gruppen kan være aktive (konto 97 "Utsatt utgifter") og passive kontoer. 96 "Reserves for fremtidige utgifter."

D sch. 97 Utsatte utgifter K

Saldo ved begynnelsen Avskrivning av tilsvarende

Innkreving av utgifter en andel av disse utgiftene

i rapporteringsperioden i henhold til fastsatt prosedyre

Utgående balanse

D sch. 96 "Reserves for fremtidige utgifter" K

Bruk av reserver Inngående balanse

Reservedannelse

Utgående balanse

Beregningskontoer er beregnet på regnskap, gruppering av produksjonskostnader og beregning (beregning) på grunnlag av de faktiske kostnadene for produserte produkter (verk, tjenester). Disse inkluderer regnskap 20 "Hovedproduksjon", 23 "Hjelpeproduksjon", 28 "Produksjonsfeil", 29 "Tjenesteproduksjon og anlegg", 08 "Investering i anleggsmidler".

D sch. 20 "Hovedproduksjon og andre kontoer." TIL

Inngående balanse Faktisk kostnad

(balanse av uferdige produserte produkter

produksjon) (verk, tjenester)

Faktiske kostnader for

rapporteringsperiode

Balanse (balanse av uferdig

produksjon) i slutten av måneden

Den faktiske kostnaden for produserte produkter bestemmes: til saldoen for pågående arbeid i begynnelsen av måneden + faktiske kostnader i debet av konto 20 (minus tap og kostnaden for retur avfall fra defekter) - balansen av pågående arbeid på slutten av måneden.

Operasjonelle resultater kontoer er gitt for å oppsummere informasjon om individuelle prosesser for organisasjonens økonomiske aktivitet, samt bestemme det økonomiske resultatet for hver av dem

Disse inkluderer kontoer: konto 90 "Salg" og 91 "Andre inntekter og utgifter"

D sch. 90 "Salg" K

Dsch. 91 "Andre inntektsutgifter" K

Økonomisk - resultatregnskap er ment å bestemme det økonomiske resultatet av organisasjonens økonomiske aktiviteter. Disse inkluderer konto 99 "Fortjeneste og tap"

D sch. 99 "Fortjeneste og tap" K

Saldo ved begynnelsen av rapporteringsperioden Saldo ved begynnelsen av rapporteringsperioden

Tap i rapporteringsperioden Rapporteringsperiodens resultat

Beløp på påløpt inntektsskatt

Saldo ved slutten av rapporteringsperioden Saldo ved slutten av rapporteringsperioden

Ved å sammenligne debet- og kreditomsetning bestemmes det endelige økonomiske resultatet, dersom K>D så er dette netto (tilbakeholdt) overskudd, hvis K<Д, то это чистый (непокрытый) убыток, в конце года счет 99 закрывается и сальдо не имеет.

Konti utenfor balansen er ment å registrere verdier som ikke tilhører en gitt organisasjon, men som står til dens disposisjon eller i dens varetekt i en viss tid. På kontoer utenfor balansen, i motsetning til balansekontoer, reflekteres beløpene av forretningstransaksjoner på dem enten bare ved inntekt eller bare utgifter, dvs. de er ikke underlagt prinsippet om dobbel oppføring, og de har også et tresifret chiffer (kode). Disse inkluderer kontoer: 001, 002,003,004,005,006,007,008,009,010,011. Saldoene deres reflekteres ikke i balansen.

Kontooversikt– Dette er en systematisk liste over regnskapskonti. Utviklingen av kontoplanen er basert på klassifisering av kontoer etter økonomisk innhold. Kontoplanen gjenspeiler alle balanse- og kontoer utenfor balansen. Balansekonti reflekteres i åtte seksjoner som kombinerer 61 syntetiske kontoer, og kontoer utenfor balansen reflekteres separat:

1. seksjon - anleggsmidler;

2. seksjon - produksjonsbeholdninger;

3. seksjon - produksjonskostnader;

4. seksjon - ferdige produkter og varer;

5. del av fondene;

6. seksjon - beregninger,

7. seksjon - hovedstad;

8. seksjon - økonomiske resultater.

Hver konto er tildelt et serienummer, som kalles en kontokode. Kontoplanen reflekterer syntetiske konti og underkontoer.

Underkontoer- disse er mellomkontoer mellom syntetiske og analytiske kontoer beregnet for ytterligere gruppering av analytiske kontoer innenfor en gitt syntetisk konto. Syntetiske kontoer er kontoer av første orden, og underkontoer er av andre orden.

I kontoplanen er kontoer gruppert i seksjoner etter økonomisk innhold. Den siste kontoplanen ble introdusert 1. januar 2001, godkjent etter ordre fra finansdepartementet i Den russiske føderasjonen datert 31.X2000. nr. 94n. Kontoplanen inneholder instruksjoner for bruk av kontoplanen for regnskapsføring av organisasjoners finansielle og økonomiske aktiviteter, som gir kjennetegn for hver syntetisk konto, samt typisk korrespondanse av kontoer med andre kontoer. Hvis det oppstår fakta om økonomisk aktivitet, korrespondanse som ikke er gitt i standardordningen, kan organisasjonen supplere den ved å følge de enhetlige tilnærmingene som er fastsatt i denne instruksen.

Basert på standard kontoplan og instruksjoner for bruk av den, utvikler og godkjenner organisasjonen en arbeidskontoplan, som inneholder en komplett liste over syntetiske og analytiske (inkludert underkontoer) kontoer som er nødvendige for regnskap. Arbeidskontoplanen er utviklet av organisasjonen uavhengig, tar hensyn til spesifikke aktiviteter og er godkjent i organisasjonens regnskapsprinsipper. I dette tilfellet er det tilrådelig å følge nummereringen av underkontoer som er anbefalt av Instruks for bruk av kontoplanen. Det er kun de kontoene som faktisk er ment å brukes i arbeidskontoplanen. Underkontoene gitt i arbeidskontoplanen brukes basert på ledelseskravene til organisasjoner, inkludert behov for analyse, kontroll og rapportering. En organisasjon kan tydeliggjøre innholdet i underkontoene vist i kontoplanen, ekskludere og kombinere dem, og også introdusere ytterligere underkontoer.

Konteringer til regnskapskonti.

1. Dokumentasjon av forretningstransaksjoner.

2. Klassifisering av dokumenter.

Dokumentasjon av forretningstransaksjoner

Dokumentasjon av forretningstransaksjoner er grunnlaget for regnskapet. Den består i en kontinuerlig, kontinuerlig refleksjon av transaksjoner i regnskapsdokumenter.

Et regnskapsdokument er et skriftlig bevis på den faktiske gjennomføringen av en forretningstransaksjon eller retten til å utføre den. Et regnskapsbilag utarbeides på et standardskjema som skrives ut i et trykkeri.

Registrering av forretningstransaksjoner i dokumenter er den første fasen av regnskapsarbeidet. Ingen forretningstransaksjon kan gjenspeiles i regnskapet dersom det ikke er dokumentert i et regnskapsdokument, som er en bærer av regnskapsinformasjon. Faktumet som bekrefter fullføringen av en forretningstransaksjon er det primære regnskapsdokumentet.

Arten av transaksjonene som utføres i organisasjonen er forskjellig, derfor er innholdet og formen på dokumenter som brukes til å formalisere ulike forretningstransaksjoner, ikke det samme. Hvert dokument må imidlertid inneholde visse indikatorer som er nødvendige for å karakterisere og bekrefte faktum om en forretningstransaksjon. Slike indikatorer som karakteriserer en forretningstransaksjon kalles detaljer.

Detaljer er delt inn i obligatoriske for hvert dokument og tillegg.

Obligatoriske detaljer inkluderer: navn på dokumentet (skjemaet) - faktura, kontantkvitteringsordre, kontantkvitteringsordre, handling, faktura, etc.; Dato for forberedelse; innholdet i en forretningstransaksjon; måling av forretningsdrift i kvantitative og monetære termer; navn på stillinger til personer som er ansvarlige for transaksjonen og for riktigheten av dens utførelse, signaturer til tjenestemenn godkjent etter ordre fra lederen av foretaket. Ytterligere detaljer bestemmes av funksjonene til de reflekterte transaksjonene og formålet med dokumentene. Avhengig av arten av operasjonene, kravene til forskrifter og, kan følgende tilleggsdetaljer inkluderes i primærdokumentene: dokumentnummer; navn og adresse til organisasjonen; grunnlaget for å gjennomføre en forretningstransaksjon, dokumentert i et primærdokument; opplysninger om leverandørens bank og betalingsmottakerens bank mv.

I forhold til regnskapsautomatisering kan detaljene til primærdokumenter krypteres i form av koder.

Det er visse krav til utarbeidelse av dokumenter. De er formulert i Forskrift om dokumenter og dokumentflyt i regnskap. (Godkjent av USSRs finansdepartement

29. juli 1983 og i andre forskrifter.) Primærdokumenter skal være utarbeidet i en form som angir alle obligatoriske opplysninger som gir dem rettskraft, og inneholde pålitelige data. Dokumenter skal utarbeides i tide, som regel på tidspunktet for en forretningstransaksjon, og dersom dette ikke er mulig, umiddelbart etter transaksjonens slutt. Et dokument som er utarbeidet i utide, gjør det vanskelig å kontrollere sikkerheten til virksomhetens eiendom, fører til utidig refleksjon av transaksjoner i regnskapsregnskap og forsinker utarbeidelsen av regnskapet. Opptegnelser i dokumenter bør gjøres med blekk, kulepennpasta, ved bruk av skrivemaskiner og andre midler som sikrer sikkerheten til disse postene i den perioden som er etablert for oppbevaring i arkivet. Alle oppføringer må gjøres tydelig, leselig og ryddig. Sletting er ikke tillatt. Personene som har utarbeidet dokumentet er pålagt å sette sine leselige signaturer. Listen over personer som er autorisert til å signere primærdokumenter godkjennes av organisasjonens leder etter avtale med regnskapssjefen.

Feil som er gjort under utarbeidelsen av primærdokumenter rettes på følgende måte: feil tekst eller beløp er krysset ut med én linje slik at det som er krysset ut kan leses og riktig oppføring over. Det tas forbehold om rettelsen, datoen er angitt og bekreftet av underskriftene til personene som har utarbeidet dokumentet.

Rettelser i inn- og utgående kontantbestillinger og bankdokumenter er ikke tillatt. Hvis det er feil i disse dokumentene, bør de utarbeides på nytt.

Under maskinbehandlingsforhold presenteres dokumentet i form av 3 deler: adresse, emne, design. Ved utfylling av primærdokumentet skal frie linjer (ufylte) krysses ut.

Klassifisering av dokumenter

For riktig bruk i regnskapsprosessen er dokumenter gruppert etter formål, utarbeidelsessted, refleksjonsmetode og volum av innholdet i forretningstransaksjoner, metode for utarbeidelse.

1. I henhold til deres formål er dokumenter delt inn i:

1.1. Administrative dokumenter som inneholder en ordre eller instruks om å gjennomføre en forretningstransaksjon. For eksempel en ordre om bonuser for ansatte i en bedrift, en ordre om å utføre en inventar. Blant ikke-kontante betalingsmåter er det administrative dokumentet en sjekk, PP. Administrative dokumenter utarbeides før en forretningstransaksjon gjennomføres. De skal være signert av de ansvarlige som gir instrukser om å utføre operasjoner. Regnskapsføring kan ikke foretas på grunnlag av det administrative dokumentet, siden driften ennå ikke er gjennomført.

1.2. Støttedokumenter bekrefter faktum om en forretningstransaksjon. Slike dokumenter er: en faktura for mottak av varer, en handling for å avskrive materielle eiendeler, en utgiftskontantordre, i henhold til hvilken penger utstedes fra kassaapparatet, etc. Disse dokumentene er utarbeidet på tidspunktet for transaksjonen. De er signert av de ansvarlige og bekrefter transaksjonen. I regnskapet foretas posteringer på grunnlag av støttedokumenter.

1.3. Regnskapsdokumenter utarbeides av regnskapsfører. Han er ansvarlig for at disse dokumentene er korrekte. Dette er ulike sertifikater og beregninger. For eksempel beregning av lønn, avskrivninger mv.

1.4. Kombinerte dokumenter kombinerer funksjonene til administrative, bilag og andre regnskapsdokumenter. For eksempel er en kontantkvitteringsordre et kombinert dokument. Tilstedeværelsen av signaturen til lederen og regnskapsføreren i den gir ordren til kassereren om å utstede penger fra kassaapparatet. Dette dokumentet er validerende, siden det inneholder signaturen til personen som mottok pengene og kassereren som utstedte dem. Når det mottas av regnskapsavdelingen, etter å ha spesifisert de tilsvarende kontoene, blir det et regnskapsdokument. Forhåndsrapporten, etter godkjenning av sjefen for de brukte regnskapspliktige beløpene, får kraften til en ordre for regnskapsføreren om å ta hensyn til det spesifiserte beløpet, bekreftet av det støttende primærdokumentet (reisebilletter, kvitteringer for hotellovernatting, etc.) .

Bruken av å kombinere dokumenter i regnskap er veldig praktisk, da det forenkler behandlingen, reduserer antall dokumenter og kostnadene ved å produsere skjemaer.

II. Basert på forberedelsesstedet er dokumenter delt inn i interne og eksterne.

2.1. Interne dokumenter er utarbeidet og sirkulert i en gitt virksomhet. De fleste dokumentene som sirkuleres ved virksomheten er interne. Dette er fakturaer for intern varebevegelse, lønnsoppgaver for utbetaling av lønn, kontantordre mv.

2.2. Eksterne dokumenter kommer fra andre virksomheter eller sendes til andre virksomheter. Slike dokumenter er: fakturaer, fakturaer for materialer mottatt fra leverandører, betalingsoppdrag. Forskjellene mellom arten av interne og eksterne dokumenter bestemmer også de ulike prosedyrene for å kontrollere dem.

III. I henhold til rekkefølgen transaksjoner dannes i, er dokumenter delt inn i primær og oppsummering.

3.1. Primære dokumenter registrerer én eller flere forretningstransaksjoner umiddelbart på tidspunktet for fullføringen. Utarbeidelse av primærdokumenter er den første fasen av regnskapsarbeidet. Når det gjelder innhold, kan primærdokumenter være engangsdokumenter eller kumulative.

3.1.1. Engangsdokumenter dokumenterer én transaksjon på tidspunktet for fullføringen. For eksempel en faktura for varefrigivelse.

3.1.2. Kumulative dokumenter registrerer homogene forretningstransaksjoner som utføres i løpet av en viss periode (dag, måned). For eksempel, på cateringbedrifter, når rettene slippes fra kjøkkenet til buffeen, utstedes et kumulativt dokument - et samleark, der rettene som slippes i løpet av dagen blir registrert, som indikerer utgivelsestidspunktet. På slutten av dagen oppsummeres resultatene på gjerdearket. Inntaksarket erstatter fakturaer som måtte utstedes flere ganger i løpet av dagen. Bruken av kumulative dokumenter lar deg redusere volumet av dokumentasjon og tid til papirarbeid.

3.2. Sammendragsdokumenter er satt sammen på grunnlag av primærdokumenter. For eksempel er en kontantrapport på en forretningsreise satt sammen på grunnlag av dokumenter som bekrefter mottak og utgift av penger; en varerapport utarbeides på grunnlag av varedokumenter. Konsoliderte dokumenter lar deg få generaliserte data om homogene forretningstransaksjoner.

IV. I henhold til utførelsesmetoden (graden av bruk av mekaniseringsmidler) er dokumenter delt inn i manuelt kompilerte, delvis mekaniserte og fullstendig mekaniserte på en automatisert måte.

Et dokument er en informasjonsmelding (sertifikat) kodet på en bestemt måte og registrert på et spesielt medium, som bekrefter at et faktum om økonomisk liv enten eksisterer, er begått eller bør begås.

Primære regnskapsdokumenter er skriftlig bevis på en gjennomført forretningstransaksjon eller gir rett til å gjennomføre den. I henhold til loven "om regnskap" datert 6. desember 2011 nr. 402-FZ, må alle forretningstransaksjoner reflekteres i regnskapet på grunnlag av kildedokumenter.

Fra 1. januar 2013 er ikke formene for primære regnskapsdokumenter i album med enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon obligatoriske for bruk. Samtidig fortsetter former for dokumenter som brukes som primære regnskapsdokumenter etablert av autoriserte organer i samsvar med og på grunnlag av andre føderale lover (for eksempel kontantdokumenter) å være obligatoriske for bruk (informasjon fra finansdepartementet i Russland N PZ-10/2012).

Hvert faktum i det økonomiske livet er underlagt registrering med et primært regnskapsdokument. Det er ikke tillatt å godta for regnskapsdokumenter dokumenter som dokumenterer fakta om det økonomiske livet som ikke har funnet sted, inkludert de som ligger til grunn for fantasi- og narretransaksjoner.

De nødvendige detaljene for det primære regnskapsdokumentet er:

1) navnet på dokumentet;

2) dato for utarbeidelse av dokumentet;

3) navnet på den økonomiske enheten som kompilerte dokumentet;

5) verdien av den naturlige og (eller) monetære målingen av et faktum i det økonomiske livet, som indikerer måleenhetene;

6) navnet på stillingen til personen (personene) som fullførte transaksjonen, operasjonen og personen(e) som er ansvarlige for gjennomføringen, eller navnet på stillingen til personen(e) som er ansvarlig for gjennomføringen av den fullførte hendelsen ;

7) underskrifter av personene som er ansvarlige for å utføre operasjonene, med angivelse av etternavn og initialer eller andre opplysninger som er nødvendige for å identifisere disse personene.

Det primære regnskapsdokumentet skal utarbeides når et faktum om økonomisk liv er begått, og dersom dette ikke er mulig, umiddelbart etter at det er fullført. Personen som er ansvarlig for registrering av det økonomiske livet sikrer rettidig overføring av primære regnskapsdokumenter for registrering av dataene i dem i regnskapsregistrene, samt påliteligheten til disse dataene. Personen som er betrodd å føre regnskap og personen som det er inngått avtale med om levering av regnskapstjenester, er ikke ansvarlig for at primære regnskapsdokumenter utarbeidet av andre personer er i samsvar med oppnådde fakta om det økonomiske livet.

Formene for primære regnskapsdokumenter bestemmes av sjefen for den økonomiske enheten etter anbefaling fra tjenestemannen som er ansvarlig for å føre regnskap. Formene for primære regnskapsdokumenter for offentlige organisasjoner er etablert i samsvar med budsjettlovgivningen til Den russiske føderasjonen.

I samsvar med føderal lov datert 04/06/2011 N 63-FZ “On Electronic Signatures” (som endret 07/02/2013) i tilfeller der føderale lover og andre regulatoriske rettsakter som trådte i kraft før 1. juli 2013 gir for bruk av elektronisk digital signatur brukes en forbedret kvalifisert elektronisk signatur.

Det primære regnskapsdokumentet er utarbeidet på papir og (eller) i form av et elektronisk dokument signert med elektronisk signatur.

Hvis lovgivningen i Den russiske føderasjonen eller en avtale sørger for innsending av et primært regnskapsdokument til en annen person eller til et statlig organ på papir, er en økonomisk enhet forpliktet, på forespørsel fra en annen person eller et statlig organ, for egen regning , å produsere på papir kopier av det primære regnskapsdokumentet samlet i elektronisk form dokument.

Rettelser er tillatt i det primære regnskapsdokumentet, med mindre annet er fastsatt av føderale lover eller regulatoriske rettsakter fra statlige regnskapsreguleringsorganer. Rettelsen i det primære regnskapsdokumentet må inneholde datoen for rettelsen, samt underskriftene til personene som har satt sammen dokumentet der rettingen ble foretatt, med angivelse av deres etternavn og initialer eller andre opplysninger som er nødvendige for å identifisere disse personene.

Hvis, i samsvar med lovgivningen i Den russiske føderasjonen, beslaglegges primære regnskapsdokumenter, inkludert i form av et elektronisk dokument, er kopier av de beslaglagte dokumentene, laget på den måten som er fastsatt i lovgivningen i den russiske føderasjonen, inkludert i regnskapsdokumentene.

Listen over personer med fullmakt til å signere primærregnskapsdokumenter godkjennes av foretakets leder etter avtale med regnskapssjefen.

Typer revisjon av regnskapsdokumenter. Alle primærdokumenter mottatt av regnskapsavdelingen må kontrolleres i form, aritmetisk og i hovedsak - dette er et av stadiene i regnskapsbehandlingen. Under en formell kontroll avgjøres det om et skjema av riktig skjema ble brukt, om alle nødvendige detaljer er angitt, om dokumentet inneholder nødvendige signaturer, om det er slettinger, blotting og uspesifiserte rettelser. En tellesjekk lar deg fastslå riktigheten av aritmetiske beregninger og skatteresultater. Formålet med substanskontrollen er å identifisere lovligheten og hensiktsmessigheten av forretningstransaksjonen som er registrert i dokumentet. Samtidig kontrolleres det også om denne operasjonen faktisk ble utført og i spesifisert omfang. Hvis det oppdages feil i kontanter og bankdokumenter, bør de ikke skrives om. Det er ikke tillatt å utføre transaksjoner som er i strid med loven og etablert prosedyre for håndtering av midler og andre verdisaker.

Testmetoder:

· solid

· selektiv

Kontinuerlig, selvfølgelig, er dette hele primærdata for perioden under vurdering. Under revisjoner dekker det vanligvis kassa, bank, lønn til ledelsen og regnskapssjefen.

Selektiv metode - kontroll av en viss del av en rekke dokumenter, hvis dette for eksempel er forhåndsrapporter, så etter inspektørens skjønn, dokumenter for like måneder, for et bestemt kvartal, eller rapporter fra slike og slike nummer til slike og slikt kan velges, generelt avhenger alt av fantasien til inspektøren og i hvilken grad han innrømmer at du kan ha feil og brudd på dette området (den såkalte graden av revisjonsrisiko).

Når det gjelder metodene.

1. Sjekke selve dokumentet:

ü tilgjengelighet av obligatoriske detaljer - dato, signaturer fra ansvarlige personer, innholdet i transaksjonen, etc.

ü logisk kontroll - sammenligning av innholdet i operasjonen og kostnadene; reflekterte fysiske egenskaper med mengden av dokumentet; datoen for dokumentet og perioden det er vedlagt;

ü lovligheten av operasjonen eller dens økonomiske gjennomførbarhet;

ü regnekontroll - om summene går med summen av stillingene, omsetningen i journalene med omsetningen i hovedboken m.m.

2. Inventar – sammenligning av regnskapsdata med faktisk tilgjengelighet.

3. Analytiske prosedyrer - mange forskjellige teknikker, for eksempel å sammenligne produksjonsvolumer og ressursforbruk: elektrisitet, materialer osv.

4. Bruk av eksterne informasjonskilder - motsjekk (dokumenter og (eller) informasjon etterspørres fra motparter, tilsynsmyndigheter).

Dokumentflyt er et system for å lage, tolke, overføre, motta og arkivere dokumenter i en organisasjon fra det øyeblikket de er opprettet eller mottatt til fullføring av utførelse eller utsendelse. Det elektroniske dokumenthåndteringssystemet kontrollerer gjennomføringen av arbeid med dokumenter og beskytter dokumentasjon mot uautorisert tilgang.

Dokumentflyt er et av virksomhetsstyringsverktøyene som tjener til utveksling av elektronisk informasjon både internt i virksomheten (mellom ansatte i virksomheten) og med eksterne kontraktører. Det er også et konsept som "papirarbeid", som ofte brukes som et synonym for begrepet "dokumentflyt", men de bør skilles. Journalføring er et sett med aktiviteter i en organisasjon for å gi dokumentasjonsstøtte til ledelsen. Begrepet «dokumentflyt» beskriver på sin side bevegelsen av dokumenter innenfor rammen av dokumentasjonsstøtte for ledelsen.

Dokumentflyt i en organisasjon kan den enten være sentralisert eller representert på nivå med spesifikke divisjoner. I sentralisert dokumentflyt vurderes tre hovedtyper av dokumenter: innkommende (fra eksterne kontraktører), utgående (fra avdelinger) og interne (for distribusjon i organisasjonen).

Det er en rekke hovedstadier dokumentflyt:

ü Utarbeide et dokument (når du utfører en forretningstransaksjon)

ü Overføring til regnskapsavdeling

ü Kontroll av godkjente dokumenter av regnskapsfører

ü Beskatning, gruppering og systematisering av dokumenter i regnskap

ü Deponering i arkivet (siste fase av dokumentets livssyklus innenfor rammen av dokumentflyt)

Hovedkommunikasjonsproblemet til et mellomnivåbedrift er problemet forbundet med dokumentflyt. Dokumentflyt kan være av dårlig kvalitet, upålitelig, uformalisert osv. Disse problemene er en kilde til informasjonstap, uproduktive utgifter til bedriftsressurser, som til slutt resulterer i økonomiske tap. Et middel for å regulere (normalisere) samhandling ved en slik virksomhet er optimalisering av dokumentflyten og dens påfølgende automatisering, dvs. Opprettelse elektroniske dokumenthåndteringssystemer (eller EDMS). Samtidig skjer automatisering av dokumentflyt ofte parallelt med etablering og automatisering av regnskap hos virksomheten.

Automatiseringssystemer for dokumentflyt kom i bred bruk i utlandet tidligere enn i Russland, og deres egen terminologi har derfor utviklet seg for å beskrive ulike områder innen elektronisk dokumentflyt. Det finnes en hel klasse produkter for dokumentautomatisering, de såkalte elektroniske dokumenthåndteringssystemene, eller EDMS.

På den mest utbredte plattformen i Russland "1C:Enterprise 8.2." Fullverdig dokumentflyt på 1C dukket opp sammen med opprettelsen av 1C:Enterprise 8-plattformen, da distribusjonen av 1C-programfamilien ble reorientert fra små til mellomstore og bedriftssegmenter av bedrifter. Elektronisk dokumenthåndtering er en egenskap ved et komplett informasjonssystem.

Programvareprodukter på 1C-plattformen er tradisjonelt sterke innen regnskap og ledelse. På grunn av dette dokumentflyt på 1C har en rekke ekstra fordeler. Disse inkluderer full integrasjon med regnskapsdata - dokumenter og referansebøker, uten hvilke det er umulig å bygge et system for omfattende automatisering av forretningsprosesser.

Det finnes en rekke standardapplikasjoner for det elektroniske dokumenthåndteringssystemet på 1C, for eksempel automatisering av kontraktsarbeid. Men løsningen av slike oppgaver som personelldokumentflyt, arbeid med forretningsreiser og forhåndsrapporter, forespørsler om midler, prosesser for å støtte salg, innkjøp, produksjon og lagerdokumentflyt kan bare løses i et enhetlig informasjonssystem med et regnskapsprogram. For eksempel på 1C 8.2-plattformen. det elektroniske dokumenthåndteringssystemet ": Process Management" kan fungere i en enkelt database med produktet "1C: Lønns- og personalstyring" eller "1C: Manufacturing Enterprise Management", som lar deg løse begge funksjonsoppgavene (for eksempel rekruttering) helhetlig ) og regnskap (opptjent lønn) og ledelse (fatte en motiverende beslutning om lønnsøkning eller bot), og oppgaver med samhandling og informasjonsoverføring (overføring av et dokument langs ruten, forbundet med rettidig varsling av alle interesserte deltakere i prosessen i i henhold til en tidligere godkjent prosedyre). Funksjonaliteten til programvareprodukter som løser interaksjonsproblemer er også standard for elektroniske dokumenthåndteringssystemer.

Kontroll av bedriftens ressurser, ledelse og organisering av riktig arbeid i avdelinger, optimalisering og forbedring av bedriftens arbeid løses ved bruk av et elektronisk dokumenthåndteringssystem.

Skjemaer for primærdokumenter klassifisert som strenge rapporteringsskjemaer skal nummereres i rekkefølgen fastsatt av departementer og departementer (nummerering, typografisk metode).

Ansvaret for rettidig og korrekt utarbeidelse av dokumenter, for nøyaktigheten av data, samt for rettidig overføring av dokumenter til regnskapsavdelingen ligger hos personene som har utarbeidet og signert disse dokumentene.

Reglene for dokumentflyt og teknologien for behandling av regnskapsinformasjon godkjennes som en del av regnskapsprinsippene vedtatt av virksomheten. For rasjonell organisering av dokumentflyt ved en virksomhet, må en dokumentflytplan godkjennes etter ordre (instruks) fra lederen. Kontroll over utførendes overholdelse av dokumentflytplanen utføres av foretakets regnskapssjef.

Regnskapsregistre. Data som finnes i primære regnskapsdokumenter er gjenstand for rettidig registrering og akkumulering i regnskapsregistre.

Regnskapsregistre - bøker, kort, magasiner eller individuelle ark hentet ved bruk av datateknologi, magnetbånd, disker, disketter og andre datamedier beregnet på systematisering og akkumulering av informasjon i primærdokumenter som er akseptert for regnskap, for refleksjon i regnskap og finans uttalelser. Ved vedlikehold av regnskapsregistre på datamedier skal det være mulig å sende disse ut på papirmedier.

Utelatelser eller uttak er ikke tillatt ved registrering av regnskapsobjekter i regnskapsregistre, registrering av tenkte og falske regnskapsobjekter i regnskapsregistre. Et imaginært regnskapsobjekt forstås som et ikke-eksisterende objekt som gjenspeiles i regnskapsføring kun for utseende (inkludert urealiserte utgifter, ikke-eksisterende forpliktelser, fakta om det økonomiske livet som ikke fant sted, forstås som et objekt). reflekteres i regnskapet i stedet for et annet objekt med det formål å dekke det til (inkludert falske transaksjoner). Reserver, midler gitt av lovgivningen i Den russiske føderasjonen og kostnadene ved deres opprettelse er ikke imaginære gjenstander for regnskap.

Regnskap utføres gjennom dobbel oppføring i regnskapsregnskapet, med mindre annet er fastsatt av føderale standarder. Det er ikke tillatt å føre regnskapskonti utenfor regnskapsregistrene som benyttes av den økonomiske enheten.

Obligatoriske opplysninger i regnskapsregisteret er:

1) navn på registeret;

2) navnet på den økonomiske enheten som utarbeidet registeret;

3) start- og sluttdatoen for vedlikehold av registeret og (eller) perioden registeret ble satt sammen for;

4) kronologisk og (eller) systematisk gruppering av regnskapsobjekter;

5) den monetære måling av regnskapsobjekter som indikerer måleenheten;

6) navn på stillinger til personer som er ansvarlige for å føre registeret;

7) underskrifter av personene som er ansvarlige for å føre registeret, med angivelse av deres etternavn og initialer eller andre opplysninger som er nødvendige for å identifisere disse personene.

Formene for regnskapsregistre godkjennes av lederen for en økonomisk enhet etter anbefaling fra tjenestemannen som er ansvarlig for å føre regnskap. Former for regnskapsregistre for organisasjoner i offentlig sektor er etablert i samsvar med budsjettlovgivningen til Den russiske føderasjonen.

I samsvar med føderal lov datert 04/06/2011 N 63-FZ (som endret 07/02/2013), i tilfeller der føderale lover og andre regulatoriske rettsakter som trådte i kraft før 1. juli 2013, sørger for bruk av en elektronisk digital signatur, en styrket kvalifisert elektronisk signatur.

Regnskapsregisteret er satt sammen på papir og (eller) i form av et elektronisk dokument signert med elektronisk signatur.

Hvis lovgivningen i Den russiske føderasjonen eller en avtale tilsier innlevering av et regnskapsregister til en annen person eller til et myndighetsorgan på papir, er en økonomisk enhet på forespørsel fra en annen person eller et myndighetsorgan forpliktet til å foreta egen regning, på papirkopier av regnskapsregisteret samlet i elektronisk form dokument.

Rettelser i regnskapsregisteret som ikke er autorisert av de som er ansvarlige for å føre det angitte registeret, tillates ikke. En retting i regnskapsregisteret skal inneholde datoen for rettelsen, samt underskriftene til de personer som er ansvarlige for å føre dette registeret, med angivelse av deres etternavn og initialer eller andre opplysninger som er nødvendige for å identifisere disse personene.

Hvis det, i samsvar med lovgivningen i Den russiske føderasjonen, beslaglegges regnskapsregistre, inkludert i form av et elektronisk dokument, er kopier av de beslaglagte registre, laget på den måten som er fastsatt i lovgivningen i Den russiske føderasjonen, inkludert i regnskapet. dokumenter.

Uavhengig av regnskapsmetode er den basert på dokumentasjon, der dokumenter fungerer som primære bærere av regnskapsinformasjon (fullførte forretningstransaksjoner). Gruppering, generalisering og akkumulering av daglige transaksjoner utføres i regnskapsregistre utviklet av foretak i samsvar med generelle metodiske prinsipper. Registre etter utseende er delt inn i kort, gratisark og bøker, etter innhold - i registre for analytisk, syntetisk regnskap og kombinert, dvs. kombinere disse to typer regnskap.

Klassifisering av dokumenter. Sammensetningen og analysen av strukturen til dokumenter på dette grunnlaget gjør det mulig å vurdere forholdet mellom volumene av intern og ekstern dokumentflyt i organisasjonen, analysere graden av autonomi for virksomhetens aktiviteter (ved å beregne forholdet mellom enheter av innkommende informasjon og intern informasjon), og vurdere aktiviteten til organisasjonens sirkulasjon i det ytre miljø (etter andelen utgående dokumenter).

Etter formål dokumenter er delt inn i administrative, utøvende, kombinerte og regnskapsmessige dokumenter.

Administrativt dokumenter inneholder bestillinger, instruksjoner om produksjon, gjennomføring av visse forretningsoperasjoner (ordre fra lederen av foretaket og personer som er autorisert av ham til å utføre forretningsdrift).

Utøvende dokumenter bekrefte faktum om forretningstransaksjoner. Disse inkluderer kvitteringsordrer (aksepsjonshandlinger) av materialer; handlinger for aksept og avhending av anleggsmidler; dokumenter om aksept av produserte produkter fra arbeidere etc. Utøvende dokumenter er signert av personer som er ansvarlige for å utføre forretningsdrift og for korrekt utførelse i dokumenter, for eksempel butikksjefer, lagersjefer (lagreholdere), formenn mv.

Kombinert dokumenter er både administrative og utøvende. Disse inkluderer: innkommende og utgående kontantordrer; lønnsoppgaver for utbetaling av lønn til ansatte i bedriften; forhåndsrapporter om ansvarlige (utsendte) personer mv.

Regnskapsdokumenter sammenstilles i saken når det ikke finnes andre dokumenter for registrering av forretningstransaksjoner, eller ved oppsummering og behandling av utøvende og administrative dokumenter. Disse inkluderer attester, fordelingsoppgaver, reserveberegninger, regnskaper mv.

Dokumentene som brukes i regnskap er også delt inn i engangs og kumulativ.

En gang primære dokumenter dokumenterer hver forretningstransaksjon og kompileres i ett trinn.

Kumulativ dokumenter kompileres over en viss periode gjennom gradvis akkumulering av homogene forretningstransaksjoner. Ved slutten av perioden beregner disse dokumentene resultatene for de tilsvarende indikatorene. Eksempler på akkumulerende dokumenter er to-ukers, månedlige arbeidsordrer, grensekort for frigivelse av materialer fra bedriftslagre osv. Akkumulative dokumenter er et element i det første trinnet i systematisering og generalisering av regnskapsinformasjon.

Ensretting og standardisering av dokumenter. For tiden brukes enhetlige, spesialiserte og individuelle former for primærdokumenter. Samlede dokumenter er standarddokumenter godkjent på foreskrevet måte og beregnet for registrering av homogene transaksjoner i organisasjoner med ulike eierformer og ulike bransjekarakteristikker.

I de enhetlige formene for primær regnskapsdokumentasjon (unntatt skjemaer for registrering av kontanttransaksjoner), kan organisasjonen, om nødvendig, legge inn ytterligere detaljer. Utelukkelse av individuelle detaljer fra enhetlige skjemaer er ikke tillatt.

Endringer som gjøres skal dokumenteres i det relevante organisatoriske og administrative dokumentet til organisasjonen. Standard enhetlige primærdokumenter utstedes i album, der de er dannet i sammenheng med homogene seksjoner av regnskap og har sitt eget karakteristiske nummer.

Samlede former for primær regnskapsdokumentasjon for regnskapsføring av anleggsmidler gjelder for juridiske enheter av alle former for eierskap som opererer på den russiske føderasjonens territorium (med unntak av kredittorganisasjoner og budsjettinstitusjoner).

Skjemaene gir informasjonskodingssoner, som fylles ut i samsvar med all-russiske klassifiseringer:

ledelsesdokumentasjon - OKUD;

bedrifter og organisasjoner - OKPO;

anleggsmidler - OKOF.

Om nødvendig, for ytterligere å systematisere indikatorer for automatisert databehandling, kan du legge inn tilleggskoder i henhold til kodesystemet som er vedtatt i organisasjonen.

Når du produserer tomme produkter basert på enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon, er det tillatt å gjøre endringer når det gjelder utvidelse og innsnevring av kolonner og legge til linjer (inkludert gratis) og løse ark for å gjøre det lettere å plassere og behandle nødvendig informasjon. Materialbæreren til dokumentet kan være et regnskapsskjema eller en magnetisk skive, avhengig av om regnskapsinformasjonen er registrert på papir eller magnetiske medier.

Innføringen av enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon i organisasjoner på den russiske føderasjonens territorium som et element i regnskapspolitikken utføres fra begynnelsen av regnskapsåret og må formaliseres av det relevante organisatoriske og administrative dokumentet til organisasjonen.

Tverrsektorielle enhetlige standardskjemaer er tverrsektorielle og brukes av alle organisasjoner. De er godkjent ved resolusjoner fra den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité.

Standard enhetlige industriformer er spesialiserte former for dokumenter beregnet for bruk av organisasjoner i visse bransjer. Dermed er standardskjemaer for tiden utviklet og godkjent av Statens statistikkkomité for registrering av: handelsoperasjoner;

operasjoner i offentlige serveringsorganisasjoner; kontantoppgjør med befolkningen ved hjelp av kasseapparater;

kapital konstruksjon og reparasjon og byggearbeid;

drift av anleggsmaskiner og mekanismer;

operasjoner innen veitransport;

landbruksprodukter og råvarer.

Individuelle former for primære regnskapsdokumenter utvikles og brukes i en organisasjon som har spesifikke operasjoner som bare er iboende i en enkelt sak. Slike former for dokumenter må også inneholde obligatoriske detaljer og være godkjent i rekkefølgen på organisasjonens regnskapsprinsipper.

Standardisering av dokumenter er etablering av ensartede størrelser på former for lignende dokumenter i samsvar med resolusjonen fra den russiske føderasjonens statskomité for standardisering og metrologi datert 3. mars 2003 nr. 65-st “Om vedtakelse og implementering av staten standarden til den russiske føderasjonen."

Krav til dokumentutarbeidelse i henhold til GOST 6.30-2003 "Enhetlige dokumentasjonssystemer. Et enhetlig system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon" trådte i kraft 1. juli 2003.

Fra 1. januar 2013 er ikke formene for primære regnskapsdokumenter i album med enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon obligatoriske for bruk. Samtidig fortsetter former for dokumenter som brukes som primære regnskapsdokumenter etablert av autoriserte organer i samsvar med og på grunnlag av andre føderale lover (for eksempel kontantdokumenter) å være obligatoriske for bruk.

Status og utsikter for implementering av «papirløst regnskap». Det har alltid vært forsøk på å automatisere regnskap - kuleramme, legge til maskiner, kalkulatorer og til slutt datamaskiner med programmer som er laget utelukkende for regnskap. Hvis du bruker moderne datateknologi riktig og effektivt, kan regnskap i en organisasjon tas til et helt nytt nivå: lagre papirdokumenter i et arkiv og arbeid utelukkende med elektroniske kopier.

I henhold til loven "om regnskap" må primærdokumenter lagres i minst fem år. Primære regnskapsdokumenter, regnskapsregistre, regnskap (regnskap) og revisjonsberetninger om disse oppbevares av organisasjoner i perioder fastsatt i samsvar med reglene for organisering av statlige arkivsaker, dog ikke mindre enn fem år etter rapporteringsåret. Regnskapspolitiske dokumenter, standarder for en økonomisk enhet, andre dokumenter knyttet til organisering og vedlikehold av regnskap, inkludert verktøy som sikrer reproduksjon av elektroniske dokumenter, samt verifisering av ektheten til en elektronisk signatur, er gjenstand for lagring i minst fem år etter det året de ble brukt til utarbeidelse av regnskap (regnskap) for siste gang.

Det er fortsatt neppe mulig å fullstendig overføre regnskap til papirløs teknologi med skanning av all primær dokumentasjon, siden mange dokumenter fra tidligere år skal digitaliseres, elektroniske signaturer av personer som kan bekrefte autentisiteten til dokumenter, spesielle elektroniske dokumenthåndteringsprogrammer, med mer må vær forberedt. Derfor vil overgangen til «papirløst regnskap» skje gradvis, ettersom lagringstiden for papirdokumenter utløper.

Mye er allerede gjort for å redusere papirsirkulasjonen av dokumenter. For eksempel overføring av kvitteringer og fakturaer til leverandører og kunder. Dagens regnskapspraksis innebærer produksjon av dokumenter først på lageret (faktura), deretter i regnskapsavdelingen (fakturaer, fakturaer), innsamling av underskrifter, sending med post eller bud.

Datateknologi kan fremskynde hele prosessen betydelig. Lagerholderen vil fylle ut dokumentet (faktura, leveringsbevis eller akseptsertifikat) elektronisk, legge det inn i programmet, regnskapsføreren utarbeider en faktura, legger en elektronisk digital signatur på den og sender den til mottakeren. Et databehandlingsprogram kan konfigureres til å kontrollere betalinger, både når det gjelder timing og volum.

Alt dette lar deg redusere volumet av papirdokumenter og gjøre det lettere å finne nødvendig informasjon.

TEMA: DOKUMENTASJON AV FORRETNINGSDRIFT

2. Klassifisering av dokumenter

Formål: Å gjøre seg kjent med de grunnleggende prinsippene for å dokumentere forretningstransaksjoner og kravene til organisering av dokumentflyt.

Oppgaver:

1. Forstå kategorien "primærdokumenter".

2. Studer sammensetningen av de obligatoriske detaljene i primære regnskapsdokumenter.

3. Studer de generelle kravene for organisering av dokumentflyt.

4. Gjennomgå kravene til dokumentlagring.

1. Dokumentasjon, dens essens, betydning, dokumentdetaljer

For en fullstendig og kontinuerlig refleksjon av regnskapsobjekter, er det først og fremst nødvendig å registrere hver forretningstransaksjon. For dette formål brukes et element av regnskapsmetoden - dokumentasjon - hovedmetoden for regnskapsovervåking av den økonomiske aktiviteten til et foretak, dets primære kontroll.

Hver operasjon, uavhengig av volum og innhold, på tidspunktet for fullføringen er formalisert av et primærdokument og er den første fasen av regnskapet.

I henhold til den føderale loven "On Accounting" må alle forretningstransaksjoner reflekteres i regnskapet på grunnlag av kildedokumenter. I dette tilfellet må primærdokumenter sammenstilles i henhold til skjemaer godkjent av Statens statistikkkomité. En forretningstransaksjon som ikke er korrekt dokumentert har ingen plass som en juridisk økonomisk hendelse (det er ikke noe regnskapsobjekt).

DOKUMENT – et skriftlig sertifikat som gjenspeiler en forretningstransaksjon.

Dokumentasjon tjener som grunnlag for påfølgende regnskapsføringer og sikrer nøyaktigheten, påliteligheten og udiskutabiliteten til regnskapsindikatorer, samt muligheten for deres kontroll

Dokumenter er av stor betydning ikke bare i regnskap, men også i alle økonomiske aktiviteter i et foretak. Dokumenter er måten finansiell og økonomisk aktivitet i seg selv utføres på. De brukes til operativ ledelse og ledelse av virksomheten. Påliteligheten til regnskapsdata og nøyaktigheten av balansen avhenger av kvaliteten på dokumentene, noe som betyr at en kvalitativ analyse av økonomisk aktivitet vil bli utført basert på rapporteringen. Dataene fra den utførte analysen er grunnlaget for å ta ledelsesbeslutninger.

Dokumenter er av stor betydning ved dokumentrevisjoner og revisjoner.

Dokumenter har også juridisk betydning korrekt utarbeidet og utført dokumenter er det eneste pålitelige beviset på transaksjonen og dens lovlighet.

De tjener også som grunnlag for rettsmedisinske regnskapsundersøkelser og bevis ved løsning av tvister i domstoler og voldgift.

Hvert dokument må fullt ut oppfylle sitt formål, det må inneholde visse indikatorer.

Indikatorer som karakteriserer en forretningstransaksjon reflektert i et dokument kalles detaljer. Detaljer er obligatoriske og valgfrie.

Primære regnskapsdokumenter må inneholde følgende obligatoriske detaljer:

a) Navn på dokumentet og dets nummer;

b) dato for utarbeidelse av dokumentet;

c) navnet på foretaket;

e) meter (i natura og i monetære termer);

f) navnene på stillingene til personene som er ansvarlige for gjennomføringen av forretningstransaksjonen og riktigheten av dens gjennomføring;

g) personlige signaturer til disse personene, deres utskrifter.

Ytterligere detaljer kan omfatte: adresse og telefonnummer til foretaket, indikasjon på partene som er involvert i transaksjonen, etc.

Listen over personer med fullmakt til å signere primærregnskapsdokumenter godkjennes av foretakets leder etter avtale med regnskapssjefen.

Kontanter og oppgjørsdokumenter, samt økonomiske og kredittforpliktelser anses som ugyldige og bør ikke aksepteres for utførelse ikke bare uten underskrift fra regnskapsføreren, men også uten signatur fra en person autorisert av ham.

Hovedretningen for å forbedre dokumentasjonen er ensretting og standardisering. Ensretting er etablering av enhetlige standardskjemaer. Samlede former for primærdokumenter er godkjent av Russlands statsstatistikkkomité. Disse skjemaene er obligatoriske for bruk av juridiske personer av alle former for eierskap som opererer på den russiske føderasjonens territorium.

De siste årene har 250 enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon blitt godkjent, inkludert:

for regnskap av materialer (kvitteringsordre, krav - faktura, etc.);

for regnskapsføring av kontanttransaksjoner (kvittering, utgiftskontantordre);

om regnskapsføring av anleggsmidler (aksept og overføringslov, handling om avhendelse av anleggsmidler);

for registrering av lagerresultater (lagerloven).

Om nødvendig kan et foretak legge inn ytterligere detaljer i de enhetlige skjemaene (unntatt skjemaer for registrering av kontanttransaksjoner). Endringer som gjøres skal dokumenteres i et administrativt dokument fra virksomheten.

Standardisering er etablering av identiske standardstørrelser for standarddokumenter, noe som sparer papirforbruk for produksjon av dokumenter, forenkler behandlingen og lagringen av dem.

For at dokumenter skal tjene som et pålitelig grunnlag for regnskap og ha rettskraft, stilles det spesielle krav til utarbeidelsen:

Dokumenter skal utarbeides på standardskjemaer eller blanke papirark med kjemisk blyant, blekk, kulepennlim, på en skrivemaskin eller på en datamaskin;

Følg det etablerte skjemaet strengt og fyll ut alle detaljer;

Forklar innholdet i operasjonen nøyaktig og tydelig;

Skriv tekst og tall tydelig og leselig;

Beløpet i pengedokumenter skal angis i tall og i ord. Kryss ut ledige linjer;

Dokumenter bør utarbeides på transaksjonstidspunktet, dvs. på en riktig måte;

Dokumenter må signeres av de aktuelle personene.

Noen ganger kan det oppstå feil (slip-of-the-art) ved utfylling av dokumenter. Rettelser er ikke tillatt i kontanter og bankdokumenter. De er skrevet om igjen. I andre dokumenter kan feil rettes ved korrekturlesing: feil tekst eller beløp er krysset over, og korrigert tekst eller beløp skrives. Den er krysset over med én linje slik at rettelsen kan leses. Retting av en feil i hoveddokumentet må angis med signaturen «korrigert, tro», dato for retting må angis, og bekreftes med signaturen til personene som signerer dokumentet.

2. Klassifisering av dokumenter

Et stort antall forskjellige dokumenter brukes til å vise forretningstransaksjoner. For riktig bruk av dokumenter er det vanlig å gruppere dem. Dokumenter er klassifisert i henhold til homogene egenskaper: etter formål, rekkefølge for utarbeidelse, metode for registrering av transaksjoner, sted for forberedelse, rekkefølge for fylling. Klassifiseringen av dokumenter er presentert i fig. 1

Figur 1. Dokumentklassifisering

Etter formål dokumenter er delt inn i administrative, utøvende (unnskyldende), regnskap og kombinert.

Administrative dokumenter inneholde en ordre (instruks) om å utføre forretningstransaksjoner. De bekrefter imidlertid ikke implementeringen, og er derfor ikke grunnlaget for regnskap. For eksempel bestillinger, betalingsoppdrag til banken for overføring av skatter mv.

Støttende dokumenter bekrefte faktum om en forretningstransaksjon og tjene som grunnlag i regnskap for å reflektere forretningstransaksjoner. For eksempel fakturaer som bekrefter påløpte utgifter, aksept og overføring av anleggsmidler osv.

Dokumentasjon regnskapsregistrering utarbeidet av regnskapsansatte i tilfeller der det ikke finnes andre dokumenter for å registrere forretningstransaksjoner, eller med det formål å utarbeide administrative og bekreftende dokumenter for refleksjon i regnskapet. For eksempel akkumulerte regnskaper, beregninger av faktiske kostnader for produkter, ulike typer sertifikater og beregninger utarbeidet av regnskapsavdelingen, etc.

Kombinert dokumenter utfører samtidig funksjonene administrativ og frifinnelse, frifinnelse og regnskapsregistrering. For eksempel inneholder en faktura for frigjøring av materielle eiendeler en ordre om å frigjøre materialer fra lageret til verkstedet, samt registrering av selve utstedelsen, en kassekvitteringsordre.

I rekkefølge av kompilering dokumenter kan være primære eller oppsummerende.

Hoved Det utarbeides dokumenter for hver enkelt transaksjon på tidspunktet for gjennomføringen. For eksempel en bestilling av kontantkvittering, betalingsanmodninger, handlinger for avskrivning av anleggsmidler, etc.

Konsoliderte dokumenter er utarbeidet på grunnlag av tidligere sammenstilte primærdokumenter. Bruken av dem letter kontroll av homogene operasjoner. De kan være utøvende, regnskapsmessige eller kombinert.

For eksempel forskudds- og kasserapporter, gruppering og akkumuleringsoppgaver. Spesielt utfører forhåndsrapporten, som er en kombinert, funksjonene til et støtte- og regnskapsdokument. Den gir en fullstendig beskrivelse av oppgjør med ansvarlige personer: saldoen eller overforbruket til det forrige forskuddet, størrelsen på dette forskuddet, beløpet som ble brukt, saldoen og datoen for dets innføring i kassaapparatet eller overforbruket og datoen for dets. refusjon fra bedriften. I tillegg gir utgiftsrapporten en beskrivelse av fakturautgiftene som påløper etter at rapporten er verifisert og godkjent. På baksiden av rapporten er det en liste over individuelle utgifter og tilhørende dokumenter.

Ved refleksjonsmetode Driftsdokumenter er delt inn i engangs- og kumulative.

En gang dokumenter brukes kun én gang for å gjenspeile en enkelt transaksjon eller flere transaksjoner som er utført samtidig.

Kumulativ Dokumenter kompileres over en viss periode (uke, tiår, måned) for å gjenspeile homogene tilbakevendende transaksjoner som registreres i dem etter hvert som de oppstår. Ved slutten av perioden beregnes summene for indikatorene som brukes for regnskapet. Det skal bemerkes at kumulative dokumenter skiller seg fra oppsummeringsdokumenter ved at et sammendragsdokument er utarbeidet på grunnlag av primærdokumenter og er deres sammendrag, mens et kumulativt dokument er et primærdokument som settes sammen gradvis ved å akkumulere transaksjoner. Akkumuleringsdokumenter inkluderer grensekort, to-ukers eller månedlige bestillinger, etc.

Etter samlingssted dokumenter kan være interne eller eksterne.

Innenlands dokumenter sammenstilles ved virksomheten for å reflektere intern drift. For eksempel kontantkvitteringer og utgiftsordrer, fakturaer, handlinger, lønnsoppgaver mv.

Utvendig dokumenter fylles ut utenfor grensene til den gitte virksomheten og ankommer i formalisert form. For eksempel fakturaer, kontoutskrifter, fraktsedler o.l.

I rekkefølge etter fylling dokumenter kan klassifiseres i de som er kompilert manuelt og ved hjelp av datateknologi. Dokumenter utarbeidetmanuelt , fylt ut manuelt eller på en datamaskin.

Dokumenter utført ved hjelp av datateknologi registrerer automatisk informasjon om transaksjoner utført på tidspunktet for fullføringen.

3. Regnskapsbilagsbehandling

Alle primærdokumenter som mottas av regnskapsavdelingen er gjenstand for regnskapsbehandling før de blir ført i regnskapsregnskapet.

Regnskapsbehandlingen er som følger:

Undersøkelse

Kryptering (for mekanisering av regnskap)

Skatt

Gruppering

Utarbeidelse av regnskapsføringer (kontooppdrag)

Kansellering

1. Dokumentverifisering inkluderer:

a) Formell kontroll - avgjør om det riktige skjemaet ble brukt, om alle nødvendige detaljer er fylt ut, om dokumentet inneholder nødvendige signaturer, om det er slettinger, slettinger og uspesifiserte rettelser.

b) Kontosjekk, dvs. kontroll over riktigheten av resultater, beregninger, beregninger.

c) Materiell verifisering - de identifiserer lovligheten og hensiktsmessigheten av hver forretningstransaksjon som gjenspeiles i dokumentet, om denne operasjonen faktisk ble utført og i spesifisert omfang.

2. Etter verifisering krypteres dokumentene. For dette formålet utvikler bedriften et helt chiffersystem.

3. Skatt – å sette ned pris og beløp i dokumentene (mengden multipliseres med prisen).

4. Regnskapsavdelingen mottar et stort antall dokumenter som reflekterer homogene transaksjoner. For å samle inn totalbeløp basert på homogene egenskaper, er dokumenter gruppert i spesielle akkumuleringsoppgaver.

6. Dokumenter kanselleres etter bruk, d.v.s. et spesielt stempel "Mottatt", "Betalt", "Innløst" er plassert på dem.

Også frimerker plasseres hovedsakelig på pengedokumenter. På andre dokumenter angis registernummeret og linjenummeret der oppføringen er foretatt (ordrejournal, hovedbok).

4. Dokumentflyt og dens betydning. Oppbevaring av regnskapsbilag

Flytting av dokumenter fra det øyeblikket de er kompilert eller mottatt fra andre organisasjoner til bruk i regnskap og påfølgende overføring til arkivet kalles dokumentflyt.

Dokumentflyten ved hver virksomhet fastsettes av regnskapssjefen, den er et element i virksomhetens regnskapsprinsipp. For rasjonell organisering av dokumentflyt ved en virksomhet, må en dokumentflytplan godkjennes etter ordre (instruks) fra lederen.

Dokumentflytplanen lar deg angi skjema og tidspunkt for passering av dokumenter i regnskapsavdelingen for individuelle arbeidsplasser.

Hovedstadier i dokumentflyten:

Dokumentutarbeidelse og utførelse.

Mottak og verifisering av dokumenter i regnskapsavdelingen.

Flytting av et dokument gjennom regnskapsarbeidsplasser og bruk i regnskap.

Liste over tjenestemenn som er ansvarlige for å organisere behandlingen av dokumenter og overholde fristene for behandlingen av dem.

Arkivering av dokumenter i mapper (saker) og overføring til arkivet.

I det innledende stadiet av planleggingen etablerer regnskapssjefen kretsen av personer som arbeider med primærdokumenter. Hver person får en tilsvarende erklæring og ansvar for manglende overholdelse av dokumentflytkrav fastsettes.

Etter avsluttende regnskapsbehandling arkiveres alle dokumenter i mapper (filer) og overføres for lagring til gjeldende arkiv, hvor deres sikkerhet og enkel lagring er ivaretatt. Hver mappe er tildelt et varenummer. Saker fra arkivet utstedes etter skriftlig ordre fra regnskapssjef. Beslaglegging av dokumenter kan bare utføres av etterforskningsorganer, etterforskning, påtalemyndighet og skatteinspektorater på grunnlag av deres avgjørelser i samsvar med lovgivningen i Den russiske føderasjonen. Beslaget dokumenteres i en protokoll, kopi av denne utleveres til en tjenestemann i virksomheten mot kvittering.

Med tillatelse og i nærvær av representanter for myndighetene som utfører beslaget, har regnskapsføreren rett til å lage kopier av de beslaglagte dokumentene som angir grunnlaget og datoen for beslaget.

I samsvar med listen over standarddokumenter og den føderale loven "On Accounting" (artikkel 17), må bedrifter sørge for lagring av primære regnskapsdokumenter, regnskapsregistre og rapportering for perioden fastsatt i samsvar med reglene for organisering av statlige arkivsaker, men ikke mindre enn fem år.

Kontrollspørsmål:

Hva er dokumentasjonen?

Hva er et dokument?

Hva er rekvisitter? Typer detaljer.

Hva er forening og standardisering?

Hva er kravene for å fylle ut dokumenter?

Hva er behandling av regnskapsdokumenter?

Hvorfor kontrolleres dokumenter?

Beskriv kjennetegn ved dokumentklassifisering.

Hvordan er dokumentflyt organisert?

Hvordan er dokumentlagring organisert?

Hvem har rett til å fjerne dokumenter fra arkivet?

regnskapskostnadsberegning

1. Et regnskapsdokument er en skriftlig bekreftelse på en gjennomført forretningstransaksjon eller rett til å gjennomføre den (latin dokumentum - sertifikat, bevis).

Dokumentet er en bærer av juridisk og økonomisk informasjon, som gjenspeiler dynamikken i bevegelsen av materielle eiendeler og midler. Med utgangspunkt i dokumentene foretas alle oppføringer i regnskapsregistrene. Under en skatterevisjon er primære regnskapsdokumenter viktige som skriftlig bevis på faktumet av en forretningstransaksjon eller retten til å utføre den og tjener som et av midlene for å verifisere riktigheten og påliteligheten av refleksjonen av forretningstransaksjoner i regnskap og skatt. regnskap.

Fraværet av dokumenter, selv tilsynelatende ubetydelige ved første øyekast, eller feil utførelse av dem kan føre til alvorlige problemer i samhandling med forretningspartnere, ansatte, tilsynsmyndigheter og grunnleggere. Derfor bør en av de viktigste reglene for en regnskapsfører være følgende: ingen dokument - ingen operasjon. Til tross for at individuelle gründere, så vel som organisasjoner som bruker det forenklede skattesystemet, er unntatt fra regnskap, bør de ikke overse denne regelen, siden i skatteregnskap er dokumentasjon av hver forretningstransaksjon avgjørende.

Alle fakta om økonomisk aktivitet registreringspliktig som primært regnskapsdokument.

De nødvendige detaljene for det primære regnskapsdokumentet er:

• 1) navnet på dokumentet;
• 7) underskrifter av personene som er gitt, med angivelse av deres etternavn og initialer eller andre detaljer som er nødvendige for å identifisere disse personene.

Det primære regnskapsdokumentet skal utarbeides når et faktum om økonomisk liv er begått, og dersom dette ikke er mulig, umiddelbart etter at det er fullført.

Formene for primære regnskapsdokumenter godkjennes av lederen av den økonomiske enheten etter anbefaling fra tjenestemannen som er ansvarlig for å føre regnskap. Det primære regnskapsdokumentet er utarbeidet på papir og (eller) i form av et elektronisk dokument signert med elektronisk signatur.

Hvis lovgivningen i Den russiske føderasjonen eller en avtale sørger for innsending av et primært regnskapsdokument til en annen person eller til et statlig organ på papir, er en økonomisk enhet forpliktet, på forespørsel fra en annen person eller et statlig organ, for egen regning , å produsere på papir kopier av det primære regnskapsdokumentet samlet i elektronisk form dokument.

Dokumenter utstedt i elektronisk format, i henhold til gjeldende lovgivning, må oppfylle alle kravene til tradisjonelle papirmedier:

• 1) mulighet for visuell visning;
• 2) muligheten for å få papirkopier;
• 3) overholdelse av standardformer for dokumenter, muligheten for langtidslagring;
• 4) identifikasjon av personer som utførte dokumentet;
• 5) begrensning av tilgang til informasjon.

Dokumentasjon i regnskap er av største betydning i bedriftsledelse, siden med dens hjelp:

• 1) tilstedeværelsen, bevegelsen og sikkerheten til inventar og kontanter er kontrollert;
• 2) kvantiteten og kvaliteten på arbeidernes arbeid og betalinger for arbeid kontrolleres;
• 3) den daglige ledelsen av virksomhetens arbeid er gitt;
• 4) intern og ekstern (overordnet organisasjon, skatteinspektorat, banker, uavhengige revisorer) kontroll over virksomhetens arbeid er sikret;
• 5) skyld (det er bevis for rettslige myndigheter) eller uskyld for personer er fastslått under rettslige prosesser; Oppgjør med andre virksomheter (institusjoner) kontrolleres.

I tillegg, på grunnlag av dokumenter, utføres foreløpig, nåværende og etterfølgende kontroll over sikkerheten til foretakets midler og den økonomiske nødvendigheten av hver forretningstransaksjon.

Foreløpig kontroll - Dette er kontroll over gjennomførbarheten av å gjennomføre en forretningstransaksjon, når ledelsespersonell signerer dokumenter som inneholder en ordre om å utføre en forretningstransaksjon.

Gjeldende kontroll produsert i løpet av en forretningstransaksjon.

Etterfølgende kontroll utføres ved mottak av dokumenter og behandlingen av dem.

For å systematisere og akkumulere informasjon i primærdokumenter som er akseptert for regnskap, og reflektere den i regnskap og regnskap, må virksomheter opprettholde regnskapsregistre.

Slike registre føres i spesielle bøker (blader, ordrejournaler, erklæringer), på separate ark og kort, disker, disketter og andre datamedier. Denne formen for regnskap kalles journal-order og brukes av de fleste organisasjoner. Konstruksjonen av ordrejournaler og hjelpeutskrifter er basert på et kreditt- eller debettegn for registrering av forretningstransaksjoner på syntetiske kontoer. Syntetiske regnskapsindikatorer registreres i henhold til dataene til primærdokumenter kun for kreditten (debet) til de tilsvarende kontoene, i samsvar med de debiterte (krediterte) kontoene.

Med ikrafttredelsen av kapittel 25 i del to av den russiske føderasjonens skattekode 1. januar 2002, ble organisasjoner pålagt å føre, i tillegg til regnskap, skatteregnskap.

Skatteregnskapsdata bekreftes av:

• 1) primære regnskapsdokumenter (inkludert regnskapsførersertifikater);
• 2) analytiske skatteregnskapsregistre;
• 3) beregning av skattegrunnlaget.

De primære regnskapsdokumentene i dette tilfellet er de samme som i regnskapet. Direkte beregning av skattegrunnlaget skjer i selvangivelsen. Men hvert foretak må bestemme analytiske skatteregnskapsregistre for seg selv, basert på kravene i skattelovgivningen og behovet for å opprettholde skatteregnskap for visse poster.

I løpet av å utføre forretningsaktivitetene til en organisasjon brukes et ganske stort antall dokumenter, som er forskjellige i formål og i måten forretningstransaksjoner gjenspeiles i dem. I denne forbindelse klassifiseres dokumenter vanligvis i henhold til forskjellige kriterier: etter formål, etter generaliseringsgrad (rekkefølge for kompilering), etter metoden for å dekke fakta om det økonomiske livet, etter sammenstillingssted, antall regnskapsstillinger, arten av fakta i det økonomiske livet.

Det er flere tegn på dokumentklassifisering.

Etter formål dokumenter er delt inn i:

• 1) administrativ;
• 2) executive (eller exculpatory);
• 3) regnskapsregistrering;
• 4) kombinert.

Administrative dokumenter inneholde instruksjoner for å utføre en forretningstransaksjon: fullmakt - for mottak av materielle eiendeler; banksjekk - for å motta penger fra en bankkonto; pålegg om innmelding av ansatte, om oppsigelse av dem, om permisjon til den ansatte osv. De administrative dokumentene inneholder ikke det faktum at en forretningstransaksjon er utført, noe som betyr at det ikke foretas posteringer i regnskapsregnskapet.

Executive (eller exculpatory)) dokumenter bekrefter faktum om en forretningstransaksjon og er den første fasen av regnskapsinformasjon (fakturaer, innkommende og utgående kontantordrer, handlinger, varerapporter, etc.).

Regnskapsdokumenter satt sammen av en regnskapsfører for etterfølgende refleksjon i regnskapsføringen av forretningstransaksjoner. En regnskapsfører utarbeider således på månedsbasis en beregning av avskrivninger (slitasje) på anleggsmidler, en beregning av avskrivninger på immaterielle eiendeler mv.

Kombinerte dokumenter inneholde tegn på to eller til og med tre typer dokumenter. For eksempel angir arbeidsordren arbeidsoppgaven og den faktiske.

Av arten av de dokumenterte operasjonene dokumenter skilles ut:

• 1) kontanter (kvittering og utgifter kontantordrer, etc.);
• 2) materiale (fakturaer, varerapporter, etc.);
• 3) oppgjør (betalingsinstrukser, bestillinger etc.).

Etter volum av reflekterte forretningstransaksjoner dokumenter er delt inn i primær (enkelt) og sammendrag.

Primærdokumenter (enkeltdokumenter). reflekterer én forretningstransaksjon (konnossement, bestilling av kontantkvittering osv.).

Sammendrag, dokumenter er kompilert på grunnlag av flere primærdokumenter for å kombinere dem (kasserapporten registrerer hver innkommende og hver utgående kontantordre, summen av kontanter inngående og utgående, og bestemmer saldoen for penger i kassaapparatet ved slutten av arbeidet dag).

Etter bruksmåte dokumenter er delt inn i engangs- og kumulative.

Engangsdokumenter reflekterer én forretningstransaksjon (kontantkvitteringsordre osv.).

Kumulative dokumenter brukes til å registrere homogene forretningstransaksjoner utført med en viss frekvens (daglig, annenhver dag). For eksempel, i grensekortet for mottak av materialer for produksjon for hver dato, er mengden av frigitte materielle eiendeler notert.

Etter samlingssted dokumenter er delt inn i innvendig, som er utarbeidet i denne organisasjonen (kvitterings- og utgiftskontanter etc.), og utvendig, mottatt fra andre organisasjoner (fakturaer, leverandørfakturaer, kontoutskrifter fra brukskontoer, etc.)

Etter antall reflekterte objekter (posisjoner) dokumenter er delt inn i enkeltposisjon og multiposisjon. Enkeltpost (enkeltlinje) er utformet for å stå for én type midler (utgiftskontantordre osv.). Flerstilling (flerlinje) brukes til å redegjøre for mange stillinger (lønnslønn osv.).

Etter type lagringsmedier dokumenter er delt inn i papir og papirløse, plassert i datamaskinens minne, på magnetbånd, disker osv. Organisasjonen er forpliktet til å sikre beskyttelse av sin informasjon og lage kopier av slike dokumenter på papir.

• 2. Det stilles følgende grunnleggende krav til innhold og form for primærdokumenter:
• 1) dokumenter må utarbeides på tidspunktet for en forretningstransaksjon eller umiddelbart etter at den er fullført;
• 2) dokumentformen må overholdes, som oftest er standard og trykt i spesielle album med standardformer for dokumentskjemaer;
• 3) alle detaljer må fylles ut i dokumentet;
• 4) frister for innsending av dokumenter til regnskapsavdelingen må fastsettes.

I Den russiske føderasjonen, for å sikre entydig forståelse og ensartet design, var det frem til 1. januar 2013 et system med dokumentstandarder som definerte kravene til dem.

Standarder er basert på forening - det vil si utvikling av krav til dokumenter som gjenspeiler homogene operasjoner utført ved ulike virksomheter, og på standardisering - etablering av strenge restriksjoner på størrelse og regler for plassering av inskripsjoner i dokumenter.

1. januar 2013 trer føderal lov datert 6. desember 2011 nr. 402-FZ (heretter referert til som loven) i kraft. I henhold til denne loven blir den enhetlige foreningen av primære regnskapsdokumenter kansellert.

Lovgiveren etablerte bare Obligatoriske detaljer om det primære regnskapsdokumentet:

• 1) navnet på dokumentet;
• 2) dato for utarbeidelse av dokumentet;
• 3) navnet på den økonomiske enheten som kompilerte dokumentet;
• 4) innholdet i det økonomiske livet;
• 5) verdien av den naturlige og (eller) monetære målingen av et faktum i det økonomiske livet, som indikerer måleenhetene;
• 6) navnet på stillingen til personen (personene) som fullførte transaksjonen, operasjonen og som er ansvarlig (ansvarlig) for riktigheten av dens utførelse, eller navnet på stillingen til personen (personene) som er ansvarlige for nøyaktigheten av gjennomføringen av arrangementet;
• 7) underskrifter av personene som er angitt i punkt 6, med angivelse av etternavn og initialer eller andre opplysninger som er nødvendige for å identifisere disse personene.

Formene for primære regnskapsdokumenter som brukes av en økonomisk enhet, må godkjennes av foretakets leder. Det skal bemerkes at det er dokumenter som ikke kan endres av organisasjonen på grunn av virkningen av andre forskriftsdokumenter. For eksempel fastslår reguleringen av Bank of Russia datert 12. oktober 2011 nr. 373-P "Om prosedyren for å utføre kontanttransaksjoner med sedler og mynter fra Bank of Russia på den russiske føderasjonens territorium" behovet for å bruke kontantdokumenter som indikerer koder som tilsvarer dokumenter fra albumet med enhetlige skjemaer: kontantbestillinger, kassebokskjemaer. Bruk av disse skjemaene er ikke nødvendig for regnskapsformål, men er nødvendig ved utføring av kontanttransaksjoner i henhold til gjeldende regelverk. Organisasjonen har med andre ord ikke noe valg i denne saken. Slike dokumenter må enten fylles ut manuelt, eller programvaren må modifiseres for å supplere den med egne trykte skjemaer, noe som vil føre til ekstra kostnader - økonomiske, menneskelige, tid osv. kostnader.

Siden 2013 har også kravet om å godkjenne listen over personer som er autorisert til å signere primære regnskapsdokumenter endret seg. Spesielt er det ingen klausul om signering av dokumenter av lederen av organisasjonen etter avtale med regnskapssjefen. Det er heller ingen indikasjon på at dokumentene er signert av lederen av organisasjonen og regnskapssjefen eller personer bemyndiget av disse. Imidlertid, i listen over obligatoriske detaljer i art. 9 i lov nr. 402-FZ sier at signaturer påføres av personer som er ansvarlige for korrekt gjennomføring av arrangementet. Derfor er det nødvendig å sørge for visse handlinger for å etablere slikt ansvar. Hel eller delvis overdragelse av rettigheter og eventuelle fullmakter, herunder signering av dokumenter, skjer på grunnlag av en fullmakt. Utførelsen av visse funksjoner kan også tildeles en ansatt etter ordre eller stillingsbeskrivelse.

For overgangsperioden er følgende bestemmelse gitt: hvis lovgivningen i Den russiske føderasjonen eller en avtale fastsetter presentasjonen av det primære regnskapsdokumentet til en annen person eller til et myndighetsorgan på papir, er den økonomiske enheten forpliktet på forespørsel fra en annen person eller statlig organ, for egen regning, å lage kopier av det primære regnskapsdokumentet på papirdokument sammenstilt i elektronisk form.

I henhold til lovens krav er det en bestemmelse om primære regnskapsdokumenter, i henhold til hvilken formene for primære regnskapsdokumenter godkjennes av lederen for en økonomisk enhet etter anbefaling fra tjenestemannen som har ansvaret for å føre regnskap.

3. Dokumentflyt betyr opprettelse eller mottak fra andre virksomheter, aksept for regnskap, behandling og overføring til arkivet av primærdokumenter.

Bevegelsen av primærdokumenter i regnskap (skatte)regnskap er regulert av en dokumentflytplan, som kan utarbeides i form av et diagram, tabell eller på annen måte som et vedlegg til foretakets regnskapsprinsipper.

Tidsplanen etablerer en rasjonell arbeidsflyt, d.v.s. det optimale antallet enheter og eksekutorer er gitt for passering av hvert primærdokument, og minimumsperioden for dets tilstedeværelse i enheten bestemmes. Dokumentflytplanen kan inneholde en liste over arbeid med opprettelse, verifisering og behandling av dokumenter i hver avdeling av virksomheten, samt spesifikke utøvere, som indikerer deres forhold og frister for å fullføre arbeidet.

Ansvaret for overholdelse av dokumentflytplanen, samt for rettidig og høykvalitets opprettelse av dokumenter, rettidig overføring av dem for refleksjon i regnskap og rapportering, for nøyaktigheten av dataene i dokumentene ligger hos personene som opprettet dem og signerte dem. Overvåking av overholdelse av dokumentflytplanen utføres vanligvis av organisasjonens hovedregnskapsfører. Ulike teknikker brukes for å lage en dokumentflytplan. De vanligste er å beskrive regnskapsprosessen for arbeidsplasser av regnskapstjenester. Basert på resultatene av denne beskrivelsen, utarbeides lister over inngående og utgående dokumenter for hver arbeidsplass for regnskapsansatte. Deretter grupperes dokumentflyten i divisjoner, som deretter kombineres til et generelt skjema (plan) av dokumentflyt for organisasjonen som helhet.

Skjemaer (grafer) av dokumentflyt kan være forskjellige i form (tabell 1). Hver bedrift velger selvstendig dokumentflytprosedyren som gir maksimal kontroll over bevegelsen av verdisaker, rettidig oppfyllelse av forpliktelser, etc.