En gründer må føre aktiv korrespondanse både med tjenestemenn (for eksempel representanter for offentlige etater) og med "halvoffisielle" - partnere, entreprenører, frilansspesialister og så videre. Ferdigheten til skriftlig kommunikasjon utvikles ganske raskt, men til å begynne med kan du gjøre mange feil og ikke gi de beste resultatene. hyggelig inntrykk til sine mottakere. I denne artikkelen vil vi snakke om funksjonene ved å skrive både vanlige forretningsbrev (på papir) og elektroniske meldinger.
Bokstavform og designSørg for å bruke firmaets brevpapir. Dette gjør alltid inntrykk og øker lojaliteten til "samtaler". Type skjemaer, standarder for utfylling og designelementer skal spesifiseres i bestillingen for organisasjonen (eller instruksjoner for kontorarbeid). Grunnleggende krav Skjemaer for forretningsbrev finner du i GOST 2003 "Krav til utarbeidelse av dokumenter."
Det anbefales å "klemme" grunnleggende informasjon om selskapet inn i skjemaet:
- navn (og forkortet navn);
- faktiske adresser og postadresser;
- Epostadresse;
- Kontakttelefonnumre;
- Nettadresse.
Dette er ikke en liste over nødvendige data, men bare en prøveliste. Om ønskelig kan du legge til eller ekskludere noe.
De generelle kravene for å skrive et brev er som følger:
- minimum innrykk – 10 mm til høyre og 20 mm til venstre, topp og bunn;
- hvis bokstaven er skrevet på to eller flere ark, må hvert av dem være nummerert i midten øverst;
- Hver søknad er nummerert separat;
- i øvre venstre hjørne er det utgående nummeret til brevet angitt (ikke glem å registrere det i dokumentregistreringsloggen);
- i øvre høyre hjørne er navnet på organisasjonen, posisjonen til adressaten og hans etternavn med initialer angitt;
- Til venstre nederste hjørne– din stilling, etternavn med initialer og signatur;
- Sørg for å sette datoen brevet ble skrevet nederst.
GOST 2003 tillater imidlertid bruk av skjemaer ikke bare med kantete, men også med langsgående arrangement av detaljer (når de er angitt i midten). Hjørnearrangementet ser mer kjent ut og er lettere å lese, så det er bedre å velge dette alternativet.
Generelle skrivereglerKlassisk tekststruktur forretningsbrev inkluderer tre elementer:
- innledende del (en kort redegjørelse for årsakene til at brevet blir skrevet, dets formål);
- innhold (beskrivelse av situasjonen, forslag til løsninger, konklusjonserklæring og anbefalinger);
- oppsummeringsdelen (en kort oppsummering med tydelig indikasjon på hva du forventer av adressaten).
Du bør alltid forstå formålet med å skrive et brev. Ønsker du å tilby samarbeid? Fortell dine klager? Invitere til en presentasjon eller et annet arrangement? Skriv kun om dette og ikke la deg distrahere av lange argumenter og antakelser som ikke er relevante for saken.
Hvert forretningsbrev bør ha ett spesifikt formål. Hvis du berører flere saker i den, bør de være nært knyttet til hverandre. Hvis du trenger å kontakte samme organisasjon om flere forskjellige emner, er det bedre å skrive et eget brev for hver av dem.
SkrivespråkStilen på forretningskorrespondanse er "lett" offisiell virksomhet. Det er mulig og nødvendig å standardisere fraser, bruke noen klisjeer og klisjeer, men det anbefales ikke å redusere alt dette til tørt byråkrati. "Levende" språk oppfattes alltid lett og gunstig. Selvfølgelig, business skriftspråk må overholde normene for etikette (som vil bli diskutert nedenfor), men essensen av problemet bør angis klart og konsist.
Noen praktiske tips:
- bruk enkle ord: "smarte" termer oppfattes dårlig og forårsaker ofte irritasjon for personen som blir tvunget til å lese og tyde dem;
- bruke verb oftere og adjektiver sjeldnere;
- ikke spre tankene dine over treet - bare detaljer og bare innenfor rammen av et gitt emne, uten mange detaljer og uviktige detaljer;
- unngå lange utsagn, hvis mulig ikke bruk delaktige og delaktige fraser;
- skriv spesifikt: diverse "om dette", "de/han/hun" er uakseptable;
- unngå logiske inkonsekvenser og brå overganger fra en semantisk blokk til en annen;
- sjekk alt skrevet på gehør: talefeil forekommer i nesten hver uredigert tekst.
En av hovedreglene for å skrive forretningsbrev er: budskapet må være leselig og stilistisk riktig.
Funksjoner ved henvendelse til adressatenSom regel adresseres adressaten én gang, i begynnelsen av brevet. Dette kan gjøres på tre måter.
I den siste delen må du bruke den såkalte avslutningsfrasen. Det er flere alternativer her:
- "Med respekt," "Vennlig hilsen";
- "MED Beste hilsener»;
- «Med håp om fortsatt samarbeid»;
- "Vi er alltid glade for å gi deg en tjeneste";
- etc.
Kort sagt, valget av den siste setningen er et spørsmål om smak.
Forretnings skriveetikkSelv tilslørt forakt i et forretningsbrev går ikke ubemerket hen. Selvfølgelig, i dette tilfellet, vil du ikke lenger kunne stole på en positiv eller til og med lik holdning til deg selv. Konklusjonen er åpenbar: ikke gi etter for følelser og hold deg innenfor grensene selv om mottakeren virkelig irriterer deg. Vær alltid oppmerksom på tonen i meldingen.
Du bør være spesielt forsiktig når du skriver et brev som inneholder et avslag. Det er ekstremt uklokt å begynne en slik melding med et kategorisk "nei" i en eller annen form - dette vil skape følelsen av at han rett og slett ble sendt i personen. Prøv å gi overbevisende (ikke spinkle) forklaringer først. Etter å ha kort skissert årsakene til avslaget, bør man gå jevnt over til uttalelsen. I dette tilfellet kan du bruke følgende formuleringer:
- "Dessverre ser vi ingen måte å tilfredsstille forespørselen din";
- "Din forespørsel kan ikke innvilges av følgende grunner...";
- "Vi beklager dypt, men vi er tvunget til å avslå tilbudet ditt."
Ideelt sett, selv før du rettferdiggjør avslaget - helt i begynnelsen av brevet - bør du kort gjenta mottakerens forespørsel. Han vil forstå at du har lest forespørselen eller forslaget hans nøye, og han vil sannsynligvis sette pris på det. Kanskje dere i fremtiden vil jobbe sammen igjen - hvorfor umiddelbart kringkaste det negative og skremme bort personen med overdreven hardhet?
Gå aldri til den andre ytterligheten. Smiger og tallrike forsikringer om oppriktig hengivenhet er åpenbare tegn på uoppriktighet. Uoppriktighet fører alltid til avvisning.
Skrive e-posterMeldinger på papir har allerede blitt foreldet. Selvfølgelig vil "papir"-korrespondanse aldri forsvinne helt, men om noen år vil brev skrevet på klassisk brevpapir bli en sjeldenhet. Forhandlingene foregår i økende grad elektronisk. En moderne gründer sender nå mange flere brev på e-post enn med vanlig post.
Forretningsbrev sendt av e-post, er skrevet på samme måte generelle regler. Krav til språk, stil og tone, overholdelse av etikettestandarder - alle disse obligatoriske elementene endres ikke. Elektroniske meldinger har imidlertid også sine egne spesifikke egenskaper.
Signatureksempel:
Vennlig hilsen,
Ivan Ivanov
http://site.com.
Vi tilbyr deg et eksempel på et forretningsbrev.
Selv om alt er ganske enkelt, er eksempler på korrekt skrevne forretningsbrev ikke så mange. Entreprenører blir jevnlig forvirret i designet, bruker ikke helt korrekte adresser og glemmer viktige nyanser.
La oss liste opp hovedtrekkene til gode forretningsmeldinger:
- objektivitet;
- korthet (det anbefales at brevet ikke tar mer enn én side);
- nøytral tone i presentasjonen;
- mangel på resonnement, fortelling, overdreven detaljer;
- mangel på følelsesmessige vurderinger;
- et klart logisk forhold mellom deler av teksten og enkeltfraser.
Dette er en slags sjekkliste som du kan sjekke med først. Etter at hundrevis av bedriftsmeldinger har blitt kompilert og sendt, vil det ikke være behov for det. Ikke ignorer reglene som er nevnt ovenfor, og husk: "pumpet opp" forrforbedrer omdømmet ditt og følgelig selskapets image betydelig.
Ved hjelp av forretningskorrespondanse skjer ikke bare koordinering av forretningsaktiviteter, men også innsamling av nødvendig informasjon for en gitt organisasjon, som vil være etterspurt under ulike rapporteringsrevisjoner. Derfor, først og fremst, oppgavene til administrative ansatte inkluderer riktig vedlikehold av forretningsdokumentasjon, som ulike interne instruksjoner og former. Fordel standard skjema er det faktum at en person fyller den ut automatisk, og sparer dermed sin tid og selskapets tid.
Forretningskorrespondanse bør inneholde:
Pålitelig og fullstendig informasjon;
- sammendrag på grunn av mangel på fortelling;
- nøytral tone, men på en vennlig måte;
- en logisk kjede, og ikke en følelsesmessig vurdering av de oppgitte fakta.
Hvordan skrive et forretningsbrev?
Det viktigste er å bestemme hvilken type forretningsbrev som passer for en gitt situasjon. Det finnes flere typer av det:
Påminnelse;
- bekreftelse;
- avslag;
- følgebrev;
- invitasjon;
- garanti;
- informativ;
- varselbrev og ordre.
Forretningsbrev som inneholder en forespørsel, forslag, klage, forespørsel eller krav krever som regel svar.
Regler for å skrive et forretningsbrev.
Tonen i et forretningsbrev bærer en svært viktig følelsesmessig belastning, siden tilslørt respektløshet fortsatt vil dukke opp til tross for upåklagelige kommunikasjonsteknikker. Du bør være spesielt forsiktig når du skriver et forretningsbrev som inneholder et avslag. I dette tilfellet bør du ikke oppgi avslaget helt i begynnelsen av brevet. I den første delen av meldingen bør du gi overbevisende argumenter til fordel for ditt synspunkt for dette kan du bruke formler som;
- "Vi kan dessverre ikke tilfredsstille forespørselen din";
- "Vi beklager på det sterkeste, men det er ikke mulig å tilfredsstille forespørselen din," osv.
Ved avslag er det viktig å huske at vår oppgave er å nekte, men ikke å miste en kunde, samarbeidspartner osv.
Så de grunnleggende reglene for å skrive et forretningsbrev:
For å forstå essensen av brevet riktig, er det nødvendig å gjenta forespørselen adressert til adressaten flere ganger i teksten;
- i avslagsbrevet er det viktig å angi årsakene til at denne forespørselen ikke kan tilfredsstilles;
– Å avslå et tilbud er en avslagsformel.
Språk for forretningskorrespondanse.
Det er viktig at leseren av forretningskorrespondanse bare forstår essensen, og ikke språket den er skrevet på. Det er i denne tilstanden som ligger mestringen av reglene for å skrive et forretningsbrev, som er utviklet gjennom mange års erfaring.
Det bør huskes at i et forretningsbrev:
Det er nødvendig å bruke enkle ord uten å utarme innholdet;
- bruk verb oftere enn adjektiver - dette vil gjøre teksten i bokstaven dynamisk;
- hold deg nær betydningen av adressen, uten å gå inn på detaljer og resonnement;
- ikke bruk lange setninger, da de distraherer leserens oppmerksomhet;
- overgangen mellom setninger bør være logisk og usynlig;
- bruk så få pronomen som mulig.
Et forretningsbrev kjennetegnes ved leseferdighet og stil.
Utarbeidelse av forretningskorrespondanse.
Når du skriver et forretningsbrev, bør du huske at den øverste delen (1/4 av A4-arket) skal være ledig for brevpapiret. Også i øvre hjørne av brevet er utgående nummer og dato angitt, som er registrert i en spesiell utgående postlogg.
I nedre venstre hjørne er lederens stilling, etternavn og signatur angitt, og helt på slutten av arket er etternavnet til eksekutoren av forretningsbrevet angitt med telefonnummeret hans for ytterligere informasjon.
Dermed består et forretningsbrev av tre deler: essensen av forespørselen, dens begrunnelse og støtteinformasjon.
Når du svarer på et brev, bør du referere til det siste brevet til den oppgitte adressaten i den første delen av innholdet. Hvis det er utenlandsk korrespondanse, er det for bedre klarhet nødvendig å legge ved et hefte til brevet, lenken til dette vil bli angitt i dette brevet. Det er veldig viktig å avslutte et slikt brev med takknemlighet for samarbeidet og uttrykket "Vennlig hilsen (navn) ..."
Sannsynligvis har alle minst en gang måttet forholde seg til behovet for å skrive et forretningsbrev. Når du sammenstiller det, kommer du ufrivillig til den konklusjon at det slett ikke er lett. Det er mange forretningsbrevskrivingsregler og forskrifter du trenger å vite. Artikkelen beskriver i detalj prosessen med å utarbeide et dokument, gir eksempler på forretningsbrev og diskuterer deres typer og design.
SkjemaFerdige skjemaer vil gi soliditet og indikere påliteligheten til selskapet. De inneholder nødvendig informasjon om en organisasjon, for eksempel:
- Navn.
- Adresse.
- Kontakttelefonnumre.
- Nettsted.
- E-post.
- Logo.
- Andre kontaktdetaljer.
Det er ingen strenge regler for skjemaer. Derfor bestemmer hver organisasjon uavhengig hvilken informasjon som skal inkluderes i dem.
Hvordan skrive forretningsbrev riktig? ForberedelseForretningsbrev er skrevet og formatert på en bestemt måte, underlagt deres iboende regler og krav. Avhengig av målet tenker forfatteren gjennom innholdet i detalj for å få resultatet han beregner. Han må tydelig forstå hvilken informasjon adressaten allerede vet om emnet for brevet, hva han skal basere det på, og hva som vil være nytt i det. Argumentene avhenger av hvilket mål forfatteren forfølger. Prosessen med å utarbeide et forretningsbrev kan deles inn i følgende stadier:
- Studerer problemstillingen.
- Skrive et utkast til brev.
- Dens godkjenning.
- Signering.
- Registrering.
- Sender til mottaker.
Når du skriver et brev, er det nødvendig å mette det med informasjon, det vil si å legge alt der nødvendig informasjon. Det kan være enkelt eller komplekst. I et enkelt brev formidler innholdet klart og konsist informasjon som generelt ikke krever svar fra mottakeren. En kompleks kan bestå av flere avsnitt, punkter og avsnitt. Hvert avsnitt presenterer ett aspekt av informasjon. Disse typer forretningsbrevprøver består vanligvis av en introduksjons-, brødtekst- og avslutningsseksjon.
Nedenfor er et eksempel på å skrive et forretningsbrev - dens innledende del.
Hoveddelen beskriver situasjoner og hendelser, gir deres analyse og bevis. Det er i denne delen de overbeviser om at de må handle på en eller annen måte, bevise hvordan ting var og informere om behovet for å delta i ethvert arrangement, med ulike argumenter.
Konklusjonen inneholder konklusjoner som gjøres i form av forslag, forespørsler, purringer, avslag og så videre.
Et eksempel på å skrive et forretningsbrev - den siste delen - er presentert nedenfor. Dette oppsummerer kravet som er angitt i hovedsak.
All informasjon som gis skal være optimalt konsistent og forståelig.
Hver bokstav begynner med en sentrert adresse. Denne lille delen er ekstremt viktig. Når du velger det, må forfatteren vurdere:
- Adressatens stilling.
- Forholdets natur.
- Formalitet.
- Etikette.
Det skal være et høflig skjema på slutten av brevet. For eksempel: "...Jeg uttrykker håp om videre samarbeid (takk for invitasjonen)..." Disse setningene etterfølges av forfatterens signatur.
StilAlle brev må skrives i en offisiell forretningsstil, som betyr å bruke formelt språk forretningsforbindelser. Funksjonene til et slikt språk dannes under følgende omstendigheter:
- Hoveddeltakerne i forretningsforbindelser er juridiske personer, på vegne av ledere og tjenestemenn skrives brev.
- Relasjoner i organisasjoner er strengt regulert.
- Gjenstanden for kommunikasjon er virksomheten til selskapet.
- Styringsdokumenter har vanligvis en bestemt adressat.
- Ofte oppstår identiske situasjoner i løpet av en organisasjons aktiviteter.
I denne forbindelse bør informasjonen i et forretningsbrev være:
- Offisiell, upersonlig, med vekt på avstanden mellom deltakere i kommunikasjon.
- Adressert, beregnet på en bestemt adressat.
- Aktuell i skrivende stund.
- Pålitelig og upartisk.
- Begrunnet for å få mottakeren til å utføre enhver handling.
- Komplett for beslutningstaking.
Et forretningsbrev må oppfylle følgende krav:
- Tale er standardisert på alle nivåer – leksikalsk, morfologisk og syntaktisk. Den inneholder mange uttrykk, termer og formler.
- Skrivetonen er nøytral, behersket og streng, uten bruk av emosjonelt og uttrykksfullt språk.
- Nøyaktighet og klarhet i teksten, uten logiske feil, klarhet og omtenksomhet i ordlyden.
- Kortfattethet og kortfattethet - uten å bruke uttrykk som bærer ytterligere betydning.
- Bruken av språkformler dannet som følge av gjentatte situasjoner.
- Bruk av begreper, det vil si ord eller uttrykk som har spesielle begreper.
- Bruken av forkortelser, som kan være leksikalske (det vil si sammensatte ord dannet ved å fjerne bokstaver fra deler av ord: LLC, GOST, og så videre) og grafiske (det vil si ordbetegnelser i forkortet form: grn, zh-d, etc.).
- Bruk av konstruksjoner i genitiv- og instrumentkasus.
- Fraser med verbale substantiver ("gi støtte" i stedet for "støtte").
- Bruke enkle vanlige setninger.
Eksemplene ovenfor for forretningsbrev nedenfor er vist i fullversjon(med hoveddelen). Informasjonen oppfyller alle kravene til en offisiell forretningsstil.
Det er best å skrive et forretningsbrev om en bestemt sak. Hvis det er nødvendig å løse flere problemer på en gang, anbefales det å utarbeide flere forskjellige alternativer.
Forretningsbrev kan ha følgende innhold:
- Medfølgende. Slike brev er vanligvis nødvendig for å informere deg hvor du skal sende dokumenter.
(Hvordan skrive et forretningsbrev? Eksempel følgebrev vil hjelpe de som trenger å utarbeide denne typen dokumenter.)
- Garantert. De er skrevet for å bekrefte eventuelle løfter eller betingelser. For eksempel kan betaling for arbeid, husleie, leveringstider osv. garanteres.
- Takk. De har begynt å bli brukt spesielt ofte i det siste. Slike brev viser god partnerskapstone. De kan utstedes på vanlig brevpapir eller på farget papir med vakkert trykk.
(Hvordan skrive et forretningsbrev? Et eksempel på takkebrev er satt sammen i gratis form, avhengig av oppgavene det løser. I i dette tilfellet brevet uttrykker sin essens i korteste form. En slik prøve, laget på farget papir med et ornament, kan henge på veggen i selskapets lokaler på et æressted.)
- Informasjonsinformasjon.
- Lærerikt.
- Gratulerer.
- Reklame.
Det er også bokstaver:
- Forslag til samarbeid. Ganske vanlig i nyere tid, sendt til organisasjoner, er ofte av reklamekarakter, for eksempel som denne prøven. Det er ganske vanskelig å skrive kommersielle brev, du må ta hensyn til mange nyanser for å få oppmerksomhet, og enda mer for å bli interessert. Men hvis du komponerer den i henhold til prøven nedenfor, har den alle sjanser til å lykkes.
- Invitasjoner. De blir sendt, og inviterer dem til å delta på ulike arrangementer. De er vanligvis adressert til en leder eller funksjonær, men kan også adresseres til et helt team.
- Forespørsler.
- Varsler.
- Forespørsler og mange andre.
Svaret må begynne med å gjenta forespørselen som er angitt i det første brevet. Deretter gis resultatene av behandlingen og godkjenning eller grunn for avslag uttrykkes. Et forretningssvarsbrev kan inneholde alternativ løsning forventet informasjon. Vanligvis oppfyller den følgende prinsipper:
- Tilgjengelighet av en lenke til den første bokstaven og dens innhold.
- Identiske språk betyr.
- Sammenlignbare omfang og innholdsaspekter.
- Overholdelse av en bestemt sekvens.
I tillegg til å bruke bedriftsbrevhoder for forretningsbrev, er det nødvendig å ta hensyn til andre finesser når du designer dem. Dette er detaljer, regler for forkortelser, skriveadresser, overskrifter, tekstlengde, feltbredder med mer.
Eksempler på et forretningsbrev hjelper deg med å komponere det, med tanke på alle finesser og nyanser. De brukes av både begynnende kontorarbeidere og erfarne arbeidere. Takket være prøvene lærer de å skrive bokstaver riktig og sparer mye tid.
Et servicebrev er et dokument som er en integrert del forretningskommunikasjon. Oftest sendes det via posten og betjener på en spesiell måte utveksling av informasjon.
Enkle konsepterForretningskorrespondanse er nødvendig for å løse ulike økonomiske eller produksjonsproblemer. Med dens hjelp kommuniserer bedrifter og organisasjoner med det ytre miljø: partnere, kunder eller offentlige etater. Vanligvis brukes et servicebrev til dette.
Dette er det generelle navnet på et skriftlig dokument, som kan være:
- svare på tidligere mottatte meldinger eller forespørsler;
- medfølgende papir sendt til adressaten sammen med andre dokumenter eller materialer;
- et initiativbrev, i tilfeller der annen kommunikasjonsmåte er umulig.
Hvert av de oppførte alternativene har sine egne egenskaper. Det finnes imidlertid generelle regler, i samsvar med hvilket ethvert offisielt brev vanligvis utarbeides. Dette er forståelig, for det er for eksempel med forretningskorrespondanse at konklusjonen av de fleste transaksjoner oftest begynner. Et riktig utført dokument kan skape et positivt inntrykk hos mottakeren om en fremtidig mulig partner.
Typer forretningsbrevAvhengig av informasjonen som servicebrevet inneholder, kan det være:
Formålet med disse dokumentene er å opprettholde forbindelser mellom organisasjoner eller dens strukturelle divisjoner.
Utarbeide et kravbrevI samarbeidsspørsmål oppstår det noen ganger situasjoner når en av partene av en eller annen grunn ikke oppfyller sine forpliktelser. I dette tilfellet sender partneren først et brev til sin motpart. I den legger han vanligvis frem sine forslag for å eliminere brudd på hans juridiske rettigheter. Dette er et servicebrev. Et utvalg av et slikt dokument kan utarbeides vilkårlig. Det er nødvendig å ta hensyn til følgende punkter:
Kravbrevet må inneholde:
- avsenderens detaljer (navn, returadresse og kontaktnummer);
- fullstendig informasjon om adressaten;
- beskrivelse av omstendighetene som konfliktsituasjonen oppsto under;
- henvisning til juridiske normer som motparten brøt for sin del;
- spesifikke krav for å eliminere bruddet, som indikerer fristene for gjennomføringen av dem;
- konsekvenser som kan oppstå dersom motparten unngår henrettelsen.
Spesiell oppmerksomhet bør rettes mot hvordan det offisielle brevet er sammensatt. Mønsteret må utformes slik at inntrengeren ikke opplever det som en trussel. Det må huskes at dette kun er en påminnelse om å overholde loven.
DesignreglerSpesiell oppmerksomhet må rettes mot utformingen av offisielle brev. Riktignok gir ikke loven noen strenge regler og forskrifter for dette.
Til tross for dette, når du utarbeider slike dokumenter, må følgende obligatoriske punkter tas i betraktning:
1. Ethvert offisielt brev må skrives på brevpapir. Det er utviklet på forhånd av kontorledelsesspesialister og godkjent etter ordre fra lederen av bedriften.
2. Dokumentet må inneholde visse detaljer:
2.1. Informasjon om mottaker og avsender.
2.2. Utgående nummer og dato for dette brevet. Dette kreves for registrering.
2.4. Tittel.
2.5. Informasjon om tilstedeværelsen av eventuelle applikasjoner, som indikerer deres navn og nummer.
2.6. Informasjon om personen som signerte dette dokumentet (stilling og fullt navn).
3. Brevet skal kun ta opp ett problem. Å ha flere temaer vil gjøre det vanskelig å velge en artist.
4. Informasjon skal presenteres så kort som mulig, men tydelig. Det anbefales at teksten ikke opptar mer enn to sider.
5. Angi mottakerens detaljer riktig. Hvis vi snakker om en organisasjon, er det nødvendig å følge følgende sekvens:
5.1. Firmanavn (i nominativ tilfelle).
5.2. Strukturell enhet (om nødvendig).
5.3. Adressatens posisjon (i dativ tilfelle).
5.4. Initialene hans.
5.5. Foretakets postadresse.
6. Hvis det er flere mottakere, er den viktigste angitt først, og deretter alle de andre.
Hvis du tar hensyn til alle disse punktene, vil det i prinsippet ikke være vanskelig å utarbeide offisielle brev.
PresentasjonsrekkefølgeFor at et dokument skal utarbeides riktig, er det nødvendig å ta hensyn til en viss rekkefølge for presentasjon av informasjon i det. Du kan for eksempel vurdere muligheten for hvordan du skriver et profesjonelt svarbrev. Først må du huske at du i henhold til etikettsreglene må svare på informasjon innen 24 timer fra det øyeblikket du mottar den. Hvis vi snakker om en elektronisk melding, vil den optimale tiden ikke være mer enn to timer. I tilfeller der det ikke er mulig å overholde en slik regel, er det bedre å sende en passende melding til partneren din.
Selve brevet vil i hovedsak bestå av to deler:
Denne teksten etterfølges vanligvis av en liste over applikasjoner. Dokumentet avsluttes med avsenderens signatur. I tillegg må du vite hvordan du skriver et servicebrev for ikke å fornærme mottakeren. For det første er det tilrådelig å begynne å henvende seg til ham med uttrykket "Kjære." For det andre kan du bruke adverbiale fraser i teksten som "å ha studert forslagene dine nøye" eller "nøye sjekket kommentarene dine." Slik overholdelse av etikette vil bare være til fordel for begge parter.
FremgangsmåteUtformingen av offisielle brev er ansvarlig for funksjonærer, sekretærer eller andre ansatte som er tildelt disse oppgavene. Når de starter arbeidet, må de følge en viss sekvens i handlingene sine. Prosessen med å utarbeide et slikt dokument går vanligvis gjennom følgende stadier:
Først etter å ha gått gjennom alle disse stadiene, vil brevet, etter å ha nådd adressaten, kunne oppfylle oppdraget som er tildelt det.
Obligatoriske forskrifterFor å utstede et servicebrev må du ta hensyn til at den første siden må skrives ut på et spesielt skjema. For resten kan du bruke vanlige blanke A4-ark. Her må du huske at selve tekstfeltet har sine egne grenser: toppen og bunnen er 2 centimeter, venstre - 3,5 centimeter, høyre - 1 centimeter. Bør ikke krenkes standard størrelser for å få plass til informasjon på ett ark. Det er bedre å overholde alle reglene og bare legge til en ekstra side.
Du må også skrive teksten i henhold til alle reglene:
1. For utskrift, bruk standard Times New Roman-font. Det er bedre å ikke bruke andre alternativer.
2. Skriftstørrelser er også regulert:
- for hovedteksten - 14;
- arrangement av sider og utførelsesmerke - 12.
3. Plassering av detaljer utføres også i henhold til reglene:
- linjeavstand - 1;
- teksten er justert "breddevis";
- bindestreker plasseres automatisk;
- avstanden fra registreringsnummeret til overskriften er 2 linjeavstand, og fra det til hovedteksten - 3.
Overholdelse av disse standardene er obligatorisk for riktig design brev med passende formål.
Plassering av detaljerFor å komponere et standard forretningsbrev på riktig måte, må du tydelig vite hvor detaljene og komponentene skal være plassert. Svarene på disse spørsmålene finnes i GOST R 6.30-2003. Den beskriver i detalj formen til et servicebrev. I hovedsak er dette en prøve der helheten av alle detaljene i dokumentet er plassert på en bestemt måte. Det er nødvendig for å:
For et vanlig forretningsbrev brukes 30 standarddetaljer, som er plassert i elleve obligatoriske soner:
- emblemer og våpenskjold;
- forfatter;
- kildedata;
- tittel;
- uttalelser;
- adressat;
- oppløsninger;
- tekst;
- signaturer og vedlegg;
- godkjenninger og forsikringer;
- merker.
Plassering av informasjon i visse sektorer gjør det mulig for spesialister å navigere i dokumentet bedre, og gjør det lettere for vanlige brukere å kompilere det.
Primære kravNoen ledere tror feilaktig at forretningskorrespondanse kan utføres vilkårlig, uten å overholde noen regler og forskrifter. Men spesialister som er ansvarlige for dette må kjenne til de grunnleggende kravene til offisielle brev:
Å oppfylle disse kravene i praksis bidrar til å styre dokumentflyten på riktig måte i bedriften.
Et forretningsbrev er et forretningskorrespondanseverktøy som spiller en viktig rolle i å avslutte eller opprettholde gjensidig fordelaktig og vennlige forhold med partnere, leverandører, kunder, ansatte. Et velskrevet forretningsbrev lar deg skape et positivt bilde av organisasjonen. Vår nettside inneholder eksempler på skriving og design. forskjellige typer forretningsbrev.
Eksempler på forretningsbrevEt takkebrev er et forretningsbrev som inneholder takknemlige ord av en eller annen grunn: for profesjonelt arbeid, leverte kvalitetstjenester osv. Et takknemlighetsbrev kan rettes til organisasjonen som helhet eller til en bestemt person. Det kan være et brev som svar på et initiativbrev: et gratulasjonsbrev, et invitasjonsbrev eller et initiativbrev skrevet på opphavsmannens eget initiativ. Hvordan skrive et takkebrev Takkebrev...
Takkebrev til læreren
Et takknemlighetsbrev til læreren er et forretningsbrev som uttrykker takknemlighet til barnehagelæreren for hans harde arbeid med å oppdra barn på vegne av lederen i førskoleinstitusjonen eller barnas foreldre. Hvordan skrive et takkebrev til en lærer Et takkebrev til en barnehagelærer har samme form som et vanlig bedriftsbrev og består av følgende strukturelle elementer: Dokumentoverskrift. Inneholder stilling, etternavn og initialer til læreren i...
Takkebrev til legen
Et takknemlighetsbrev til en lege er et forretningsbrev som uttrykker takknemlighet til legen for hans hjelp til å bli frisk. Et takknemlighetsbrev skrives på vegne av pasienten eller pasientens pårørende. Hvordan skrive et takknemlighetsbrev til en lege Et takknemlighetsbrev til en lege har samme form som et forretningsbrev: Overskrift på brevet - fullt navn på lege eller overlege ved helseinstitusjonen i dativtilfellet (skrevet som nødvendig). Anke - fullt navn på legen som...
Takkebrev for samarbeidet
Et takknemlighetsbrev for samarbeid er et forretningsbrev som uttrykker takknemlighet på vegne av lederen av organisasjonen til sin partner for høy kvalitet og rettidig levering av varer, utført arbeid og leverte tjenester. Hvordan skrive et takkebrev for samarbeid Et takkebrev for samarbeid har de samme detaljene som et forretningsbrev: Brevoverskrift. Skriv ned stillingen, etternavnet og initialene til den ansatte i organisasjonen som takknemlighetsord rettes til...
Takknemlighetsbrev fra organisasjonen
En organisasjons takkebrev er et forretningsbrev som uttrykker takknemlighet for vellykket implementering forhandlinger, møte og tidsbruk, gjestfrihet under en forretningsreise, etc. Hvordan skrive et takkebrev til en organisasjon Et takkebrev for en bedrift har detaljene til et forretningsbrev: Dokumentoverskrift - fullt navn offisielt organisasjon som det uttrykkes takknemlighet til. Appell - fullt navn på tjenestemannen i organisasjonen som takknemlige ord er adressert til....
Takkebrev til foreldrene
Et takknemlighetsbrev til foreldre er et forretningsbrev som uttrykker takknemlighet til foreldre til skole- eller barnehageutdannede for god oppvekst til barna deres, Aktiv deltakelse i livet til en gruppe, klasse og utdanningsinstitusjon, hjelp til skolen, barnehage og så videre. Et takknemlighetsbrev utarbeides på vegne av rektor, klasselærer, lærer eller rektor. Hvordan skrive et takkebrev til foreldre Et takkebrev til foreldre til nyutdannede består av følgende strukturelle...
Takkebrev til ansatt
Et takknemlighetsbrev til en ansatt er et forretningsbrev som uttrykker takknemlighet til den ansatte for hans arbeid, bidrag til utviklingen av bedriften, samvittighetsfull holdning til arbeid, etc. Et takknemlighetsbrev er skrevet på vegne av lederen av organisasjonen til ære for en viktig begivenhet: jubileum, profesjonell ferie, etc. Hvordan skrive et takkebrev til en ansatt Et takkebrev til en ansatt har samme form og struktur som et vanlig forretningsbrev: Dokumentoverskrift. I...
Takkebrev til student
Et takknemlighetsbrev til en student er et forretningsbrev som uttrykker takknemlighet til studenten for akademisk suksess, aktive sosiale aktiviteter, deltakelse i idrett, etc. På vegne av skoledirektøren, rektor ved universitetet, utarbeides det et takknemlighetsbrev. Hvordan skrive et takknemlighetsbrev til en student Takknemlighet til en student skrives i hvilken som helst form. Teksten i takkebrevet inneholder takknemlige ord til eleven. Nedenfor, under teksten til brevet...
Takkebrev til læreren
Et takkebrev til en lærer er et forretningsbrev som uttrykker takknemlighet til læreren, til klasselæreren for arbeid med oppdragelse og undervisning av barn på vegne av direktør ved en utdanningsinstitusjon eller foreldre til barnestudenter. Hvordan skrive et takknemlighetsbrev til en lærer Et takknemlighetsbrev til en lærer har detaljene i et forretningsbrev: Overskriften på dokumentet - den angir navnet på læreren hvis adresse takknemlighetsordene er sendt. Et valgfritt strukturelt element i et takkebrev...
Typer forretningsbrev
Garantibrev
Et garantibrev er et ikke-kommersielt forretningsbrev som inneholder bekreftelse (garanti) på utførelsen av visse handlinger eller overholdelse av visse betingelser: betalingsbetingelser for mottatte produkter, utført arbeid eller utførte tjenester, kvalitetsgarantier, etc. Med andre ord er et garantibrev en måte å sikre oppfyllelsen av en forpliktelse fra en part i en transaksjon. Et garantibrev kan utarbeides som svar på et kravbrev. Hvordan skrive et garantibrev Garantiskjema...
Garantibrev for oppgivelse av lovlig adresse
Et garantibrev for å oppgi en juridisk adresse er et forretningsbrev som inneholder bekreftelse på at det er inngått en leieavtale med eksisterende samfunn eller intensjonene til eieren ikke-boliglokaler leie den ut etter statlig registrering av den nye juridisk enhet. Det garanterer med andre ord retten til å inngå en fremtidig leieavtale. Dette brevet oversendes til tinglysingsmyndigheten og er utarbeidet på forespørsel fra leietaker. Hvordan skrive et garantibrev om...
Garantibrev for ansettelse
Et garantibrev for ansettelse er et forretningsbrev som inneholder en konklusjonsgaranti arbeidskontrakt arbeidsgiver og arbeidstaker. Oftest er det nødvendig å sende det til Federal Migration Service når en ansatt flytter til et annet land. Hvordan skrive et garantibrev for ansettelse Formen for et garantibrev for ansettelse inneholder følgende detaljer: nummer og dato på dokumentet; mottaker av brevet - navnet på organisasjonen og fullt navn på tjenestemannen som det er adressert til eller teksten:...
Betalingsgarantibrev
Et betalingsgarantibrev er et forretningsbrev som bekrefter tidspunktet og faktumet for betaling for mottatte produkter, leverte tjenester eller utført arbeid. Et garantibrev for betaling kan være et svar på et krav. Hvordan skrive et garantibrev for betaling av en gjeld Garantibrevskjemaet inneholder følgende detaljer: nummer og dato på dokumentet; mottaker av brevet - navnet på organisasjonen og fullt navn på tjenestemannen som det er adressert til; Tittel på dokumentet -...
Skrive et forretningsbrevFør du skriver et forretningsbrev, tenk på hvilket sluttresultat du ønsker å oppnå: øke salget, fremskynde betalingsprosessen, tilby samarbeid, fremsette krav, gratulere, invitere og mer. I samsvar med dette, komponer et forretningsbrev, og prøv å understreke målet ditt så mye som mulig.
Formatering av et forretningsbrevEt forretningsbrev utarbeides ved hjelp av brevpapir selskap, som skal angi navn på organisasjonen, lokasjonsadresse, kontaktnummer, eventuelt e-post, nettside, logo.
Et forretningsbrev må skrives ut med marger: venstre marg må være minst 3 cm (for arkivering av dokumenter), høyre marg må være minst 1,5 cm.
Overskriften på et forretningsbrev må inneholde navnet på mottakerselskapet, og angi fullt navn og posisjon til mottakeren (øverst i høyre hjørne).
I øvre venstre hjørne, under overskriften på forretningsbrevet, er skrivedato og registreringsnummer (utgående) angitt. Hvis et forretningsbrev er et svarbrev, er det nødvendig å angi hvilket dokument dette brevet svarer på.
Om nødvendig er tittelen på dokumentet angitt etter datoen og nummeret på dokumentet.
Et forretningsbrev skal inneholde en klage til mottakeren av brevet.
På slutten av et forretningsbrev skal det være en signatur fra avsender (fullt navn, stilling, signatur).
For formell forretningskorrespondanse brukes vanligvis Times New Roman-font, størrelse 12, enkelt-mellomrom.
