Betaling for tjenestereiser i 2016 gjennomføres etter de regler som var gjeldende tidligere. Men i praksis oppstår det problemer ved beregning av dagpenger for å gjennomføre korttidsoppdrag. Denne artikkelen diskuterer tematiske økonomiske spørsmål og anbefalinger fra erfarne spesialister.
Betaling basert på gjennomsnittlig inntekt: forretningsreise under standardbetingelser
Vi bør ta utgangspunkt i at utbetaling av reisegodtgjørelse etter dagens situasjon inkluderer opptjening av dagpenger. Forventningene om at tilsvarende norm skulle oppheves i år, ble ikke noe av. Dermed forblir kravene til opptjening, men størrelsen er på ingen måte begrenset.
Betaling for en forretningsreise gjøres under hensyntagen til dagene brukt på reisen, som er registrert i en spesiell timeliste. Når du beregner, vær oppmerksom på følgende viktige fakta:
- Inntekt til enkeltpersoner (daglig godtgjørelse) beskattes ikke, hvis beløp ikke overstiger et visst nivå: 700 rubler. – 1 dag i Den russiske føderasjonen; 2500 – i utlandet.
- Disse betalingene beregnes for alle dager, inkludert helligdager og helger.
- Hvis oppgaven er utformet for å fullføres på ikke mer enn én dag, gis ikke slike ekstra insentiver. Unntak er omtalt i en egen del av artikkelen.
- Den første dagen av en forretningsreise regnes som full, selv om toget går et par minutter før midnatt. Returtid tas i betraktning på samme måte.
- Godtgjørelse for arbeid på tjenestereise er basert på gjennomsnittslønnen til den ansatte.
Hvordan betales reisedager inkludert dagpenger?
La oss studere mer detaljert de tillatte alternativene og kostnadsoptimalisering. Den nøyaktige prosedyren for å betale for forretningsreiser og dokumentflyt bestemmes i stor grad av bedriften selv. Spesielt er de obligatoriske kravene for utarbeidelse av spesielle sertifikater og rapporter om forskudd eliminert (dekret nr. 749 og 1595, godkjent av regjeringen i Den russiske føderasjonen 13. oktober 2008 og 29. desember 2017). Det er ingen begrensninger på størrelsen på dagpenger.
Når du bruker dem, trenger du bare å huske på gjeldende standarder (for personlig inntektsskatt). Så hvis du inkluderer en daglig godtgjørelse på 1500 rubler i lønnsberegningen din under en forretningsreise i Russland, vil bare 700 av dem ikke være skattepliktige. Fra det overskytende (1500-700=800 rubler) må du gjøre overføringer til budsjettet med en hastighet på 13%. Siden reelle kostnader kan overstige disse standardene, har foretaket rett til å fastsette sine egne dagpenger ved å gi en passende ordre.
Hvordan betales en forretningsreise i 2016 ved utenlandsreise?
Å betale for arbeidskraft under en forretningsreise i utlandet er mer komplisert, siden du i tillegg må overholde kravene i loven «Om valutaregulering og valutakontroll» nr. 173 datert 10. desember 2003, som endret i 2016. du må foreta en egen beregning for reiser innenfor det innenlandske territoriet og til utlandet.
Tilnærmingen til å beregne dagpenger i dette tilfellet er den samme som beskrevet ovenfor. Opptil 2500 gni. Personlig inntektsskatt betales ikke. I utlandet belastes de i vertslandets valuta, omregnet til gjeldende valutakurs.
Hvis turen går til noen CIS-land, så noterer ikke grensevaktene i passet. Det er viktig å oppbevare reisedokumenter for å bekrefte datoene for grensepassering.
Hvordan utbetales reisegodtgjørelser for én dag?
Utbetaling av lønn under en forretningsreise av denne typen utføres i sin helhet, det vil si basert på gjennomsnittslønnen. Daglige godtgjørelser påløper ikke i det hele tatt når du utfører oppgaver på den russiske føderasjonens territorium, eller i mengden 50% av beløpet som er godkjent av selskapet.
For å redusere skattegrunnlaget, dokumentasjon på utgifter. Det offisielle brevet fra finansdepartementet i den russiske føderasjonen nr. 03-04-07/6189, godkjent 1. mars 2013, tar opp spørsmålet om hvordan en forretningsreise betales i dette tilfellet. La oss si at en ansatt brukte 800 rubler den dagen. for måltider i kantina er det KKM-sjekk. Du kan trekke 700 rubler fra dette beløpet. For resten 100 rubler. skatt belastes med standardsatsen.
Arbeidskodeks: tjenestereiser, betaling, rapportering og arbeidsgiveransvar
Reisegodtgjørelse utstedes på forhånd. Ved retur, innen tre virkedager, skal den ansatte levere dokumenter om kostnader til mat og opphold til regnskapsavdelingen. I henhold til den nye forskriften kreves det ikke særskilt forhåndsmeldingsskjema. Det kan imidlertid godkjennes av bedriftens interne regler. Generelt er det kun nødvendig med sjekker, kvitteringer og annen primær dokumentasjon. Det kreves ingen bekreftelse for dagpenger. Den ansatte bruker dem etter eget ønske uten målbegrensninger.
Manglende utbetaling av reisegodtgjørelse er et grovt brudd på loven. De samme tiltakene gjelder som for andre betalingsforsinkelser. I henhold til gjeldende regelverk kan domstolene ilegge ikke bare bøter, men også straff i form av fengsel. Det er akseptabelt å overføre reisegodtgjørelse til lønnskort, eller betale kontant i bedriftens kasse.
I 2015 ble prosedyren for registrering av tjenestereiser endret mer enn én gang. De nye reglene har betydelig forenklet listen over nødvendige dokumenter og gjort arbeidet til institusjonen enklere. Nå er det ikke nødvendig å utstede reisesertifikat, offisielt oppdrag, forretningsreiserapport eller forretningsreiselogger. Finn ut hvilke dokumenter som må fylles ut når du sender en ansatt på forretningsreise i 2016, hvilke som vil bekrefte varigheten av reisen hans, og hva annet som må gis til den ansatte ved retur - i artikkelen.
Bestilling av forretningsreiser
Reglene for å sende ansatte på forretningsreiser er fastsatt av forskriften godkjent ved dekret fra regjeringen i Den russiske føderasjonen av 13. oktober 2008 nr. 749 (heretter referert til som forskrift nr. 749). Så, i henhold til paragraf 7 i forskrift nr. 749, er grunnlaget for å sende en ansatt på forretningsreise en skriftlig beslutning fra arbeidsgiveren. I hvilken form det skal formaliseres i forskrift nr. 749 er ikke spesifisert. De fleste institusjoner bruker en ordre (instruks) til dette.
Når det gjelder formen for en slik bestilling, kan du bruke:
– enten et enhetlig skjema nr. T-9 (når du sender en ansatt på forretningsreise) eller nr. T-9a (når du sender flere ansatte på en forretningsreise), godkjent etter ordre fra Russlands statsstatistikkkomité datert 5. januar , 2004 nr. 1;
– eller selvstendig utviklet og godkjent.
I bestillingen din må du inkludere følgende informasjon:
– navnet på institusjonen;
– navn på dokumentet og dato for utarbeidelse;
– Fullt navn på den ansatte, hans stilling og den strukturelle enheten han jobber i;
– stedet som den ansatte sendes til (land, by, organisasjon);
– varigheten av forretningsreisen, inkludert start- og sluttdatoene for reisen;
– formålet med turen;
- typen transport der den ansatte drar på forretningsreise (personlig, offisiell, transport eid av tredjeparter);
– grunnlaget for å gi ordren;
– organisasjonen som skal betale den ansatte.
La meg minne deg om at når en ansatt blir sendt på forretningsreise, får han dekket følgende utgifter (del 1 av artikkel 168 i den russiske føderasjonens arbeidskode, paragraf 1 i klausul 11 i forordning nr. 749 ):
- for reise;
- for leie av boliglokaler;
– knyttet til å bo utenfor fast bosted – dagpenger (ekstrautgifter);
– pådratt av arbeidstaker med tillatelse fra arbeidsgiver (andre utgifter).
Når det gjelder dagpenger, utbetales de ikke for tjenestereiser til et område hvor arbeidstakeren har mulighet til å returnere daglig til sitt faste bosted basert på vilkårene for transportkommunikasjon, samt arten av arbeidet som utføres på en forretningsreise.
Ordren om å sende en ansatt på forretningsreise er signert av lederen av institusjonen (personen som er autorisert av ham til å gjøre det). Jeg anbefaler å introdusere den til den ansatte mot hans signatur. For hvis han blir stilt til disiplinæransvar for manglende overholdelse av denne ordren, vil det være nødvendig med passende bevis. Ellers kan slik involvering anses som ulovlig. Siden det kun er mulig for manglende oppfyllelse eller feilaktig oppfyllelse av en ansatt på grunn av hans egen skyld av arbeidsoppgavene som er tildelt ham (del 1 av artikkel 192 i den russiske føderasjonens arbeidskode).
Bestillinger som skal sendes på tjenestereiser må oppbevares i 75 år. Årsak – avsnitt "b" i artikkel 19 i seksjon II i listen over standard arkivdokumenter for forvaltning som genereres i prosessen med aktiviteter til statlige organer, lokale myndigheter og organisasjoner, som indikerer lagringsperioder, godkjent etter ordre fra Russlands kulturdepartement datert. 25. august 2010 nr. 558.
Dokumenter som bekrefter varigheten av forretningsreisen
Ved hjemkomst fra tjenestereise skal arbeidstakeren utarbeide et notat som angir faktisk oppholdstid på tjenestereisestedet (punkt 7 i forskrift nr. 749). Det er nødvendig i tre tilfeller:
– ved bruk av offisiell transport;
– ved bruk av personlig transport;
– ved bruk av transport som arbeidstaker kjører ved fullmektig.
Formen på et slikt notat er gratis. For å lette utarbeidelsen av de ansatte anbefaler jeg at et prøveskjema godkjennes etter ordre fra institusjonens leder.
Dokumenter som bekrefter den ansattes bruk av den angitte transporten for å reise til forretningsreisestedet (tilbake til arbeidsstedet) skal vedlegges notatet. Hvilke avhenger av hvilken type transport som brukes.
Dersom den ansatte reiste med offentlig transport
Varigheten av reise med tog eller annen offentlig transport vil bli bekreftet av reisebilletter. Ved tap av reisedokumenter vil tidspunktet for forretningsreisen være begrunnet med dokumentene for leie av overnatting.
Merk: fra 21. oktober 2015 er nye regler for tilbud av hotelltjenester i Russland gjeldende. De ble godkjent ved dekret fra regjeringen i den russiske føderasjonen av 9. oktober 2015 nr. 1085 (heretter referert til som regler nr. 1085). Når en person får midlertidig bolig, inngås en avtale med vedkommende. Grunnlag - pass, samt andre dokumenter fastsatt i paragraf 19 i regel nr. 1085.
En slik avtale inngås ved at det utarbeides et dokument som skal inneholde bl.a.
– prisen på rommet (plass i rommet);
– oppholdstid på hotell.
Dette fremgår av paragraf 20 i regel nr. 1085.
I tillegg, for opphold på hotell, får den ansatte en kontantkvittering eller et dokument utarbeidet på et strengt rapporteringsskjema (klausul 28 i regel nr. 1085).
Men en utsendt arbeidstaker, med kunnskap fra arbeidsgiveren, kan uavhengig leie et rom fra eieren - en enkeltperson. Da vil grunnlaget for opphold og bekreftelse av påløpte utgifter være leieavtalen for boliglokaler. Det må inngås i samsvar med artikkel 671 i den russiske føderasjonens sivilkode og artikkel 30 i den russiske føderasjonens boligkode. I dette tilfellet må et dokument som bekrefter mottak av betaling fra utleier vedlegges leieavtalen. Et slikt dokument kan for eksempel være en kvittering.
Hvis disse dokumentene går tapt, sender den ansatte et notat og (eller) et annet dokument for å bekrefte oppholdsperioden. Den må inneholde bekreftelse fra parten som mottar den ansatte (organisasjon eller tjenestemann) om datoen for ankomst (avreise) til forretningsreisestedet (fra forretningsreisestedet). Denne prosedyren er gitt i paragraf 4 i paragraf 7 i forskrift nr. 749.
Er det mulig å bekrefte reiseutgifter under en forretningsreise med reisedokumenter utstedt elektronisk? Ordre nr. 322 fra det russiske transportdepartementet datert 21. august 2012 vil bidra til å svare på dette spørsmålet. I samsvar med paragraf 2 i dette dokumentet kan kostnaden for å kjøpe en jernbanebillett bekreftes av en kontrollkupong på et elektronisk reisedokument. , sendt til passasjeren i elektronisk form uten feil.
La oss nå snakke om lufttransport. Hvis en ansatt reiser til forretningsreisestedet og tilbake med fly, vil utgiftene som påløper bli bekreftet av:
– kvittering for rute/e-billett;
– bagasjekvittering på papir;
- boardingkort.
Hvis boardingkortet går tapt, må den ansatte kontakte flyselskapet (dets representant) for å få et støttedokument. Et slikt dokument kan for eksempel være et sertifikat som inneholder nødvendig informasjon for å bekrefte flygingen. Dette mener Russlands finansdepartementet (brev datert 7. juni 2013 nr. 03-03-07/21187, datert 6. juni 2012 nr. 03-03-06/4/61).
Hvis den ansatte kjørte bil
I dette tilfellet må notatet være ledsaget av dokumenter som bekrefter den ansattes bruk av en bil (offisiell, eid av ham eller eid av tredjeparter (ved fullmektig)):
– fraktbrev eller ruteseddel;
– kvitteringer;
- kvittering;
– andre dokumenter som bekrefter transportruten (for eksempel fakturaer med leverandøradresser, utskrifter av fartsskriverdata).
Forhåndsrapport
Ved retur fra tjenestereise plikter arbeidstaker å gi arbeidsgiver opplysninger om beløp som er brukt i forbindelse med tjenestereisen. Dette må han gjøre innen tre virkedager.
Arbeidstaker skal vedlegge forhåndsrapporten alle dokumenter han har på utgifter påløpt under tjenestereisen (forskrift nr. 749 pkt. 26).
I samsvar med dette dokumentet foretas den siste betalingen for forskuddsbetalingen for reiseutgifter utstedt til den ansatte før avreise på forretningsreise (klausul 10 i forskrift nr. 749).
Hvis en ansatt har brukt mindre penger enn han ble gitt, må han returnere de ubrukte regnskapsmessige pengene til kassereren. Men et annet alternativ er også mulig - den ansatte brukte mer penger enn han fikk. Det vil si at det er et overforbruk ifølge forhåndsrapporten. I dette tilfellet får den ansatte refundert de faktiske brukte beløpene. Men dette må først gjøres etter at forhåndsrapporten er godkjent av institusjonslederen. Grunnlaget for å utstede penger er (klausul 6 i Bank of Russia Instruksjoner datert 11. mars 2014 nr. 3210-U "Om prosedyren for å utføre kontanttransaksjoner av juridiske personer ..."). Ikke glem å angi detaljene for kontantbestillingen i forhåndsrapporten.
Reiselogger
Institusjonen trenger ikke lenger å føre to journaler:
– regnskap for ansatte som skal på forretningsreise;
– regnskap for arbeidere som ankom organisasjonen de er utsendt til.
Dette skyldes det faktum at klausul 8 ble ekskludert fra forordning nr. 749 (Resolusjon fra regjeringen i Den russiske føderasjonen av 29. juli 2014 nr. 771), som snakket om behovet for slik regnskapsføring. Innovasjonene har vært i kraft siden 8. august 2015.
Siden 19. oktober 2015 har ordren fra departementet for helse og sosial utvikling i Russland datert 11. september 2009 nr. 739n, som godkjente formene til slike tidsskrifter, også mistet kraft. Men til tross for dette kan forretningsreiselogger fortsatt være nyttige for institusjonen. For å fortsette å opprettholde slike registre over ansatte, etablere passende regnskapsprosedyre i den lokale reguleringsloven (del 1 av artikkel 8, del 1 av artikkel 22 i den russiske føderasjonens arbeidskode). Dessuten er det mulig å sørge for en prosedyre som enten ligner den som tidligere ble brukt eller en annen som er praktisk for institusjonen.
konklusjoner
Når du sender en ansatt på forretningsreise, må du bare utarbeide ett dokument - en ordre (instruksjon). Dokumentene som den ansatte må fremlegge ved retur fra en forretningsreise inkluderer:
- notat (tilfeller av utarbeidelse er diskutert ovenfor);
- dokumenter som bekrefter utgifter pådratt på en forretningsreise (listen deres avhenger av hva den ansatte reiste på);
– forhåndsrapport.
Faktureringsperioden er 12 kalendermåneder før måneden tjenestereisen startet, eller mindre dersom den ansatte har jobbet i bedriften i mindre enn ett år.
For å beregne reisegodtgjørelser tas det kun hensyn til arbeidsdager, og ikke kalenderdager, som ved beregning av feriepenger.
Sykefravær, ferier, inkludert uten lønn, forretningsreiser, nedetid osv. er ekskludert fra faktureringsperioden (se artikkel i den russiske føderasjonens arbeidskode og klausul 5 i forskriften om spesifikasjonene i prosedyren for å beregne gjennomsnittslønnen av den faste regjeringen i Den russiske føderasjonen).
Eksempel:
Petrova A.A. har jobbet siden 02/10/2006, den 25/02/2014 ble hun sendt på forretningsreise i 5 dager.
Det er totalt 247 virkedager i faktureringsperioden (fra februar 2013 til januar 2014). Det var ekskluderte perioder: i august utgjorde sykefraværsperioden 8 virkedager, og i september utgjorde den årlige lønnsperioden 14 virkedager.
Da 247 - 8 - 14 = 225 dager faktisk jobbet.
2. Bestem inntekter for faktureringsperioden
Beregningen av gjennomsnittslønn inkluderer alle utbetalinger som er gitt i lønnssystemet, bortsett fra sykefravær, feriepenger, økonomisk støtte og andre sosiale utbetalinger (se 2 og 3 i forskriften om nærmere fremgangsmåte for beregning av gjennomsnittslønn av den faste regjeringen i Den russiske føderasjonen). For detaljer om regnskapsfunksjonene til ulike bonuser, se avsnitt 15 der.
Hvis det før eller under en arbeidstakers forretningsreise var en økning i lønn (tariffsatser) for organisasjonen (divisjonen) som helhet, er det nødvendig å indeksere den gjennomsnittlige inntekten for å beregne reisegodtgjørelser (se punkt 16 i forskriften om detaljene av prosedyren for å beregne gjennomsnittslønnen til den faste regjeringen i Den russiske føderasjonen).
Eksempel:
Popova A.A.s opptjening for alle måneder unntatt august og september er 40 000, i august - 26 086,96 rubler, i september - 12 000 rubler. Totalt for faktureringsperioden: (40 000 rubler × 10 måneder) + 26 086,96 rubler + 12 000 rubler = 438 086,96 rubler.
3. Beregn gjennomsnittlig dagsfortjeneste og reisegodtgjørelse
Vi deler inntektene for faktureringsperioden med antall dager som faktisk har jobbet i faktureringsperioden. Deretter multipliserer vi det resulterende tallet med antall dager brukt på en forretningsreise. Tjenestereiser er skattepliktig til personlig inntekt.
Eksempel:
(438 086,96 / 225) × 5 = 9 735,27 rubler reisegodtgjørelse skal betales til A.A. Popova.
Tilleggsutbetaling før lønn
Dersom utbetalingen for reisegodtgjørelse basert på gjennomsnittsinntekt er vesentlig mindre enn den lønnen arbeidstakeren ville fått dersom han ikke var sendt på tjenestereise, kan det ytes tilleggsutbetaling opp til den faktiske opptjening.
Hvis en slik tilleggsbetaling er fastsatt i en arbeids- eller tariffavtale eller en lokal forskriftslov, kan skattegrunnlaget for inntektsskatt reduseres med det (se paragraf 25 i artikkel 25 i den russiske føderasjonens skattekode og brev fra Finansdepartementet og).
Du bør imidlertid alltid beregne reisegodtgjørelser basert på gjennomsnittlig inntekt, og deretter sammenligne dem med lønnen, for ikke å forverre situasjonen til den ansatte hvis det er mer lønnsomt for ham å motta gjennomsnittlig inntekt.
Helge forretningsreise
Hvis dagene for en forretningsreise faller sammen med dager da arbeidstakeren har en planlagt helg, og han ikke jobbet på disse dagene, betales ikke etter gjennomsnittsinntekt, men etter reglene for betaling på en fridag. Hvis den ansatte ikke var involvert i arbeid på disse dagene, får de ikke betalt. Og hvis en ansatt var involvert i arbeid på en forretningsreise på en fridag eller var på veien, lagres ikke gjennomsnittsinntekten for slike dager. Helger betales minst dobbelt eller enkelt, men med rett til å "ta av" en fridag senere (se artikkel og den russiske føderasjonens arbeidskode).
Ved beregning av dobbeltbetaling må du fokusere på den ansattes lønnssystem som brukes (se brev fra Finansdepartementet og).
Beregning av dagpenger
For hver dag han er på forretningsreise, inkludert helger og helligdager, samt for dager på veien, inkludert ved tvungen mellomlanding, får den ansatte utbetalt dagpenger (Pkt. 1. Forskrift om utsendelse av ansatte) på forretningsreiser, godkjent av dekretet fra regjeringen i Den russiske føderasjonen
Lovgivers endring i prosedyren for behandling av tjenestereiser reiste mange spørsmål blant personelloffiserer, hvis ansvar inkluderer å utarbeide følgedokumenter. Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære hvordan en HR-sjef kan arrangere en forretningsreise med tanke på alle endringene i 2016.
Lovgivers endring i prosedyren for behandling av tjenestereiser reiste mange spørsmål blant personelloffiserer, hvis ansvar inkluderer å utarbeide følgedokumenter. Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære hvordan en HR-sjef kan arrangere en forretningsreise med tanke på alle endringene i 2016.
Fra denne artikkelen vil du lære:
- hvordan arrangere en forretningsreise med tanke på alle endringene i 2016;
- hvordan loven regulerer tidspunktet for tjenestereiser i 2016;
- Hvordan betale for en forretningsreise i 2016.
Arrangere forretningsreiser i 2016
Prosedyren for å utarbeide dokumentene som er nødvendige for å sende en ansatt på en forretningsreise er regulert av dekret fra regjeringen i den russiske føderasjonen datert 13. oktober 2008 nr. 749 "Om spesifikasjonene ved å sende ansatte på forretningsreiser."
Vær oppmerksom på at fra og med 8. januar 2015 er prosedyren for registrering av oppdraget til en ansatt på tjenestereise vesentlig forenklet.
Frem til 8. januar 2015, når en ansatt ble sendt på forretningsreise, var arbeidsgivere pålagt å gi:
- offisiell oppgave som angir formålet, stedet og tidspunktet for forretningsreisen;
- ordre om å sende en ansatt på forretningsreise;
- reisesertifikat for å registrere den faktiske ankomsttiden til den ansatte på destinasjonen og avreise fra den.
Hvert trinn av forretningsreisende ble registrert: ved slutten av reisen rapporterte den ansatte skriftlig for arbeidet som ble utført og pengene brukt, og utarbeidet minst to dokumenter - en forretningsreiserapport og en forhåndsrapport. Rapporteringen ble ledsaget av støttedokumenter vedlagt den (billetter, sjekker osv.). Men lovverket om tjenestereiser i 2016 innebærer en litt modifisert prosedyre.
Etter at det russiske regjeringsdekret nr. 1595 av 29. desember 2014 trådte i kraft, ble det mindre papirarbeid, og registrering av tjenestereiser i 2016 vil åpenbart være enklere og raskere enn for et par år siden.
Avskaffelsen av tre dokumenter på en gang, tidligere ansett som obligatoriske (reisebevis, offisielt oppdrag og forretningsreiserapport), gjorde arbeidet til personaloffiseren lettere, men kompliserte samtidig livet til regnskapsavdelingen noe, siden bestemmelsene i den føderale loven av 6. desember 2011. Nr. 402-FZ "On Accounting" forble den samme - lovgiveren krever fortsatt at hver organisasjon utfører intern kontroll av finansielle og økonomiske aktiviteter og dokumentasjon på utgifter.
Så for å arrangere en forretningsreise i 2016, må du utarbeide en ordre for sending på en forretningsreise.
Det offisielle oppdraget, som anga formålet med tjenestereisen, ble også overført til kategorien valgfrie dokumenter, samt rapporten om fullføring av oppdraget som arbeidsgiver nå ikke lenger formelt er pålagt å kreve. Hvilke dokumenter for registrering av forretningsreiser vil forbli relevante i 2016? Først av alt, en ordre om å sende deg på en forretningsreise, som må gjenspeile formålet med reisen.
Når det gjelder rapporten om ferdigstillelse av oppgaven, er det ikke nødvendig å utarbeide den i 2016.
La oss gjøre oppmerksom på at det ikke er nødvendig å bruke reisesertifikat, offisielt oppdrag og rapport i 2016, men dersom din organisasjon ønsker å bruke den gamle dokumentflytprosedyren, må dette nedfelles i en lokal lov, for eksempel i forskriften om forretningsreiser (artikkel 8 i den russiske føderasjonens arbeidskode).
Bestilling av forretningsreiser 2016
For å registrere en forretningsreise kan du bruke det enhetlige bestillingsskjemaet nr. T-9. Samtidig har arbeidsgiver rett til å bruke en selvstendig utviklet og godkjent bestillingsform for å sende en arbeidstaker på tjenestereise.
Forretningsreisebestillingen for 2016 må gjenspeile:
- navn på firma,
- navnet på dokumentet og datoen for dets utarbeidelse,
- FULLT NAVN. ansatt, hans stilling og strukturelle enhet,
- destinasjon (land, by, organisasjon),
- varighet av reisen (antall kalenderdager),
- start- og sluttdato for turen,
- formålet med turen,
- organisasjon som betaler reiseutgifter.
Ordren er signert av organisasjonens leder.
Eksempelbestilling for sending på forretningsreise
Regnskap for utsendte arbeidere 2016
Siden 8. august 2015 har arbeidsgivere vært unntatt fra plikten til å føre logg over utsendte arbeidere (Resolusjon fra regjeringen i Den russiske føderasjonen av 29. juli 2015 nr. 771).
La oss huske at tidligere var arbeidsgivere pålagt å føre regnskapslogger:
- ansatte som drar på forretningsreiser;
- arbeidere som ankom organisasjonen de er utsendt til.
I 2016 kan ikke arbeidsgivere føre disse loggene.
Datoer for forretningsreiser i 2016
Når det gjelder å bekrefte tidspunktet for en forretningsreise, var reisebeviset i denne saken et overflødig dokument. Reisedokumenter levert av den ansatte ved retur vil bidra til å bekrefte tidspunktet for en tjenestereise i 2016 (punkt 7 i Forskrift om tjenestereiser).
Problemer med å angi reisedatoer kan kun oppstå i mangel av reisedokumenter. Hva skal jeg gjøre hvis dokumentene av en eller annen grunn ikke ble bevart eller den ansatte brukte personlig transport for reisen? Svaret på dette spørsmålet finnes nå også i Forskrift om tjenestereiser.
Fra og med 8. august 2015 gjelder regelen: i mangel av reisedokumenter bekrefter arbeidstaker faktisk oppholdstid til arbeidstaker på tjenestereise med dokumenter for leie av overnatting på tjenestereisestedet. Ved opphold på hotell bekreftes den angitte oppholdsperioden med en kvittering (kupong) eller annet dokument som bekrefter inngåelsen av en avtale om levering av hotelltjenester på forretningsreisestedet.
Dersom det ikke foreligger dokumenter for overnatting, for å bekrefte den faktiske oppholdstiden på tjenestereisestedet, må den ansatte sende inn et notat og (eller) annet dokument om den faktiske oppholdstiden på tjenestereisen. I dette tilfellet må mottakeren bekrefte datoen for ankomst (avreise) til den ansatte til forretningsreisestedet (fra forretningsreisestedet).
Algoritme for handlinger når du sender en ansatt på forretningsreise i 2016
Så å sende en ansatt på forretningsreise i 2016 utføres i henhold til følgende regler. Trenger å:
- Gi en ordre om å sende den ansatte på forretningsreise.
- Gi arbeidstakeren forskuddsbetaling til dekning av reiseutgifter, leiebolig og merutgifter knyttet til opphold utenfor fast bosted (dagpenger).
- I arbeidstimelisten (skjema nr. T-12 og T-13) gjør du notater som indikerer at den ansatte er på tjenestereise. Dager brukt på en forretningsreise er angitt med bokstavkoden "K" eller den digitale koden "06". Antall arbeidede timer legges ikke inn.
- Etter at en ansatt kommer tilbake fra en forretningsreise, må du få dokumenter fra ham som bekrefter utgifter. Ved retur fra tjenestereise plikter arbeidstaker å levere forhåndsmelding til arbeidsgiver innen tre virkedager (skjema nr. AO-1). Vedlagt forhåndsrapporten er dokumenter om leie av overnatting, faktiske reiseutgifter (inkludert betaling for tjenester for utstedelse av reisedokumenter og fremskaffelse av sengetøy på tog) og andre utgifter knyttet til tjenestereisen. I mangel av støttedokumenter, er det nødvendig å legge ved et notat (annet dokument) til forhåndsrapporten, som vil inneholde notater fra den mottakende parten som bekrefter datoen for ankomst (avreise) til den ansatte til forretningsreisestedet (fra stedet for forretningsreise).
- Ved hjemkomst fra tjenestereise skal den ansatte utarbeide et notat. Dette dokumentet må utstedes hvis den ansatte reiser på forretningsreise i en personlig bil.
Betaling for tjenestereiser i 2016
For å komme tilbake til temaet betaling for tjenestereiser, skal det bemerkes at kravet om å utarbeide en utgiftsrapport forblir i stil - bare på denne måten vil regnskapsavdelingen være i stand til lovlig å betale reiseutgifter. Disse inkluderer:
- husleiekostnader;
- reiseutgifter;
- tilleggsutgifter forbundet med å være borte fra ditt faste bosted (den såkalte «dagpenger»);
- andre utgifter som er avtalt med arbeidsgiver eller gjort med dennes viten.
Prosedyren for å betale for forretningsreiser i 2016 for ansatte i private selskaper og individuelle gründere er fastsatt av lokale forskrifter eller en tariffavtale (artikkel 167 og 168 i den russiske føderasjonens arbeidskode). Siden den russiske føderasjonens arbeidskode ikke fastsetter en minimums- eller maksimumterskel for refusjon av daglige utgifter til en ansatt sendt på forretningsreise, regulerer arbeidsgiveren det økonomiske spørsmålet etter eget skjønn. Det bør imidlertid ikke krenke den ansattes rett til refusjon av utgifter forbundet med en tjenestereise.
Prosedyren og standardene for utbetaling av reisegodtgjørelser for ansatte i kommunale og statlige institusjoner ble godkjent ved resolusjon fra regjeringen i Den russiske føderasjonen av 2. oktober 2002 nr. 729 "Om beløpet for refusjon av utgifter forbundet med forretningsreiser på territoriet fra den russiske føderasjonen."
Den nye standarden for behandling av tjenestereiser innebærer en mer kortfattet dokumentflyt. Nå, for å sende en ansatt på forretningsreise, er det nok å gi en passende ordre (instruksjon). Ved å vite hvilke dokumenter som brukes ved registrering av tjenestereise i 2016, kan arbeidsgiver unngå unødvendig papirarbeid. Midler til reise, overnatting og relaterte utgifter utstedes av regnskapsavdelingen: ved retur sender den ansatte en forhåndsrapport og støttedokumenter, på grunnlag av den endelige betalingen.
Når en bedriftsansatt reiser på tjenestereise, får han kompensasjon for reiseutgifter - overnatting og reisekostnader, kommunikasjon, visum og andre utgifter. Samtidig, under en forretningsreise, fortsetter han å motta en lønn: den beregnes basert på gjennomsnittlig inntekt. Også, selv før reisen, mottar den ansatte en daglig godtgjørelse (del 1 av artikkel 168 i den russiske føderasjonens arbeidskode) for hver dag av forretningsreisen.
Fastsettelse av dagpenger
Den offisielle tolkningen av begrepet "dagpenger" er i kjennelsen fra Høyesterett i Den russiske føderasjonen datert 26. april 2005 nr. CAS 05-151. Dagpenger - midler som er nødvendige for å utføre arbeid og innkvartering av en ansatt på stedet der det offisielle oppdraget utføres.
Ifølge Høyesterett har en arbeidstaker rett til dagpenger når han utfører en oppgave som ikke er på sitt faste arbeidssted og når han er tvunget til å bo utenfor sitt faste bosted.
I praksis mottar en ansatt ofte dagpenger bare dersom tjenestereisen varte mer enn en dag og han overnattet hjemmefra. Høyesteretts avgjørelse nr. 4357/12 av 11. september 2012 slår imidlertid fast at tidsbruken på tjenestereise ikke har sammenheng med beregningen av dagpenger. Retten tillot foretak å betale midler til en ansatt hvis han dro på forretningsreise for mindre enn en dag, siden dette er refusjon av utgiftene hans, og ikke en fordel. I tillegg er dagpengene i henhold til forskrift nr. 749 ikke avhengig av en utsendt arbeidstakers utgifter til bolig og reise.
For å bekrefte dine dagpengeutgifter, utarbeide dagpengeberegningen ved hjelp av et regnskapsattest.
Dagpenger på en ny måte
Det er ingen grense for dagpenger. Bedrifter kan sette et hvilket som helst beløp ved å angi det i interne dokumenter. Små bedrifter begrenser ofte dagpengene til 700 rubler, fordi dette beløpet ikke er underlagt personlig inntektsskatt (klausul 3 i artikkel 217 i den russiske føderasjonens skattekode). Hvis dagpengene er mer, må det holdes tilbake personskatt på det overskytende beløpet. For utenlandske forretningsreiser er grensen for skattefri dagpenger 2500 rubler.
Siden 2017 er dagpenger utover grensene pålagt forsikringsavgift. Men det er ikke nødvendig å betale «skadebidrag» fra dagpengene.
Eksempel. Den ansatte var på forretningsreise i 3 dager og fikk en dagpenger på 1000 rubler. I løpet av dagene på forretningsreisen mottok han 3000 rubler. Bare 3 * 700 = 2.100 rubler er ikke underlagt bidrag og personlig inntektsskatt, og fra forskjellen 3.000 - 2.100 = 900 rubler, må du holde tilbake personlig inntektsskatt og betale forsikringspremier.
