На работу должны приниматься лица имеющие. Оформление документов при приеме на работу

Рано или поздно практически каждый бизнесмен сталкивается с наймом персонала в свою фирму. Подбор соискателей и их прием – процесс непростой, не зря же в крупных компаниях этим занимаются специальные службы. Когда подходящий человек найден, прежде чем он приступит к обязанностям, его нужно правильно оформить. Трудовое законодательство довольно строго регламентирует, как принять на работу сотрудника и какие документы необходимо для этого подготовить.

Документы, необходимые для приема на работу

Не будем останавливаться на этапе, предваряющем прием нового сотрудника на работу: собеседованиях, тестированиях и прочих процедурах, которые работодатель проводит, чтобы убедиться в пригодности кандидата. Прежде чем приглашать человека на оформление трудового соглашения, нужно убедиться, что у него в наличии все необходимые бумаги:

паспорт;
ИНН и страховое пенсионное свидетельство;
документы об образовании;
трудовая книжка;
документы воинского учета (для военнообязанных).

Если сотрудник впервые устраивается на работу, у него могут отсутствовать трудовая книжка, налоговое свидетельство, СНИЛС. Оформление трудовой книжки возлагается на работодателя, а остальные документы можно запросить позже.

Для ряда должностей предусмотрено обязательное прохождение медкомисии: для работников, контактирующих с продуктами, медперсонала, силовиков, водителей и т.д. Сотрудникам, относящимся к таким категориям, необходимо предъявить справку о медицинском осмотре.

Если с бумагами все в порядке, поступающий должен написать заявление о приеме на работу. Заявление проходит согласование по маршруту, предусмотренному внутренними регламентами организации, и только после получения визы директора можно приступать к формированию пакета документов по сотруднику.

Оформление трудового договора

Физическое лицо можно принять на работу либо по трудовому контракту, либо по гражданско-правовому договору. Первый вариант предполагает включение сотрудника в штат предприятия и запись в трудовой книжке (кроме совместителей). Во втором случае подразумевается работа вне штата, без оплаты отпусков и больничных.

Большинство предприятий нанимает персонал «по трудовой» с заключением срочного или бессрочного договора:

По срочному соглашению сотрудник привлекается к работе на определенный период, например, на 1 год с конкретной датой увольнения либо на срок, окончание которого будет определяться выходом временно отсутствующего основного работника. Самая распространенная формулировка – на время декретного отпуска.
Если иное не указано в тексте договора, он считается бессрочным, а сотрудник – принятым на постоянную работу.

Контракт с работником, принимаемым в штат, должен раскрывать все существенные условия труда:

должность и подразделение;
физическое место работы;
режим работы;
размер и порядок оплаты;
дополнительные условия;
функциональные обязанности.

Обязательными пунктами являются права и обязанности сторон, порядок урегулирования разногласий между работником и работодателем. Если при поступлении предусмотрен испытательный срок, информация об этом должна быть зафиксирована в трудовом договоре с указанием срока испытания. Согласно ТК РФ он не может превышать 3 месяца, а принять на работу руководящего работника можно с полугодовой «проверкой».

Трудовое соглашение оформляется в письменной форме, в двух идентичных экземплярах - по одному для каждой стороны. Договор скрепляется подписями работника и руководителя организации и печатью. Экземпляр работодателя в дальнейшем хранится в личном деле сотрудника, вторая копия остается у него на руках.

Документы, подписываемые вместе с трудовым договором

Как принять человека на работу, если его должность предполагает взаимодействие с деньгами, товарами, материальными ценностями, конфиденциальными данными? Документы, регулирующие эти моменты, подписываются одновременно с трудовым соглашением.

Прежде всего, речь идет о договоре о полной материальной ответственности. Без него новичка нельзя допускать к товарно-денежным ценностям, даже если он пока находится в статусе ученика, стажера, работающего под присмотром наставника. Многие организации рассматривают как МОЛ весь персонал, обязывая каждого сотрудника отвечать за вверенное ему имущество (мебель, оргтехнику и т.д.). В таких случаях договор о матответственности входит с стандартный «приемный» пакет кадровика.

За охрану персональных данных, коммерческой, служебной, банковской тайны, отвечают документы об их неразглашении: подписавший такую бумагу сотрудник обязуется не передавать третьим лицам информацию, входящую в перечень конфиденциальной. Нарушение грозит ему, как минимум, увольнением, как максимум – уголовным преследованием.

Если список функций принимаемого работника включает много пунктов, требует подробного раскрытия и предполагает внесение изменений, лучше его вынести из содержания трудового договора и оформить в виде приложения. Этот документ будет неотъемлемой частью контракта, но его отделение позволит дополнять обязанности без переделывания и переподписания основного договора.

Порядок, принятый в организации, может предусматривать ознакомление под подпись с внутренними нормативными актами: должностной инструкцией, правилами трудового распорядка, регламентами и положениями. Эти бумаги новичку обычно вручают для прочтения и подписания в процессе приема на работу, а листы ознакомления с ними вкладывают в личное дело сотрудника. После того, как трудовой договор и все сопутствующие ему документы подписаны, их регистрируют в учетном журнале по персоналу.

Приказ о приеме на работу

В течение трех дней с момента заключения контракта должен быть подготовлен приказ о приеме на работу. Для этого кадрового документа предусмотрена унифицированная форма Т-1.

В приказе фиксируются:

дата поступления на работу;
условия приема (постоянно, временно – на какой срок, при замене отсутствующего работника - с указанием его ФИО, по совместительству);
должность и структурное подразделение;
оклад;
срок испытания.

Ознакомившись с приказом, сотрудник проставляет под ним подпись, а сам документ регистрируется в журнале приказов по личному составу. В случае, если оформившись на работу, работник на нее не явился, а такие ситуации - не редкость, приказ можно аннулировать, нигде не регистрируя и не внося запись в трудовую книжку.

Запись в трудовой книжке

Если поступающий на предприятие раньше нигде не работал, и трудовой книжки у него нет – нужно ее завести. Оформлением новых и заполнением старых книжек занимается назначенный кадровый работник, он же ведет их учет в специальном журнале и организует их хранение.

Запись о приеме на работу вносится только после того, как в службу персонала поступил приказ на сотрудника с подписью об ознакомлении, но не позднее 5 рабочих дней с даты договора. Чтобы принять на работу по совместительству, трудовую книжку заполнять не нужно. Если человек захочет зафиксировать факт совмещения, он это может сделать у основного работодателя.

Оформление личной карточки

Личная карточка – обязательный документ кадрового учета. Она заводится по форме Т-2 (Т-2ГС и Т-4 для госслужащих и научных сотрудников соответственно) в момент поступления и на протяжении всего срока нахождения в организации фиксирует все существенные факты, касающиеся работника: переводы, отпуска и другие события, оформленные приказами. Личные карточки существуют в бумажной форме, а вся внесенная в них информация доводится до персонала под подпись.

В инструкциях, как правильно принять на работу, обычно присутствует пункт «оформление личного дела». Это не обязательно, но для соблюдения порядка в кадровом документообороте рекомендуется на каждого человека заводить отдельную папку, где хранятся все необходимые бумаги: копии документов, приказы, персональные карточки и т.д.

Прием на работу несовершеннолетнего

возраст старше 14 лет;
согласие родителя;
легкие условия труда;
отсутствие медицинских ограничений.

Рабочий день такого сотрудника не может длиться более 7 часов (для детей с 16 лет), а предел для учащихся – 4 часа. К тому же работникам до 18 лет не устанавливают испытательный срок.

Чтобы принять на работу несовершеннолетнего, у него нужно запросить комплект документов:

свидетельство о рождении;
паспорт ребенка и копию паспорта родителя, давшего разрешение на трудоустройство;
само письменное разрешение от родителя;
школьный аттестат (при наличии);
для учащихся – справка из учебного заведения с расписанием уроков;
ИНН, СНИЛС (при наличии);
приписное свидетельство (для мальчиков, поставленных на воинский учет);
медсправка.

Оформление иностранных работников

Проблемы трудоустройства работников, приехавших из других стран, связаны с требованиями миграционного законодательства. С точки зрения оформления кадровых документов особых отличий между иностранцем и российским гражданином нет. Есть разница в самих правилах найма персонала.

Принять на работу иностранного гражданина организация может только в том случае, если получила на это разрешение. Предприятиям, нуждающимся в труде безвизовых мигрантов, ФМС выделяет квоты на привлечение иностранных работников. Исключение составляют лица, признанные беженцами или получившие временное убежище на территории РФ – их можно брать без ограничений. Та же норма действует в отношении иностранных студентов, проходящих очное обучение, и сотрудников организаций – иностранных юрлиц.

Приглашение на работу российскими фирмами высококвалифицированных «импортных» специалистов с годовым доходом от 2 млн. руб. требует получения спецразрешения.

При трудоустройстве иностранец обязан предъявить документы, легализующее его пребывание на территории РФ (миграционную карту, визу) и дающие право трудиться (разрешение на работу, патент).

После завершения всех формальностей, каждый вновь заключенный трудовой договор необходимо зарегистрировать в ПФР и фонде социального страхования. За нарушение этого порядка на работодателя может быть наложен штраф.

В связи с расширением бизнеса, у предпринимателей возникает закономерный вопрос: как оформить работника в ИП официально 2019 и что это повлечёт за собой? Законы РФ дают исчерпывающий ответ на эту тему, и их нарушение приведёт к административной, а в некоторых случаях и уголовной ответственности. В связи с этим, чтобы избежать наказания, нужно внимательно изучить предоставленный материал.

Правила найма персонала по трудовому договору

Как принять на работу в ИП в 2019 году и оформить все документы в непротиворечивости с действующим законодательством? Такой вопрос волнует бизнесменов, которые сталкиваются с этой проблемой впервые. Да и остальным предпринимателям, штат которых включает несколько лиц, будет полезно изучить подробную информацию о порядке приёма, чтобы, при необходимости, привести всю документацию в соответствии с законодательством РФ.

Что правила оформления сотрудника на работу в ИП в 2019 году и предприятий других форм собственности, неизменны.

Они предполагают выполнение следующих шагов:

Получение письменного согласия, с принимаемого человека, на обработку и хранение персональных данных.
Проведение вводного инструктажа и регистрация его в журнале.
Ознакомление со сроками перечисления зарплаты, размерами премий и другими условиями, оказывающими существенное влияние на трудовой процесс.
Непосредственное заключение контракта.
Издание приказа о приёме работника и ознакомление его с ним, под подпись.
Подписание договора о материальной ответственности - для граждан, связанных с хранением имущества ИП.
Оформление личной карточки и трудовой книжки.
Регистрация индивидуального предпринимателя в качестве работодателя в ФСС и ПФР.

Глава 14 ТК РФ устанавливает основные правила обращения с персональными данными граждан. Нарушение их приводит к неприятным последствиям. Поэтому, перед официальным оформлением сотрудника в ИП, нужно взять с него письменное согласие на обработку и хранение информации, защищённую законодательством.

Статья 212 ТК РФ предусматривает для руководителей предприятий правила и нормы в области охраны труда, обязательные для исполнения независимо от форм собственности. Это касается и индивидуальных предпринимателей. Для того чтобы инструктаж имел законную силу, лицу, проводящему его, нужно пройти предварительное обучение в специализированных учреждениях, имеющих лицензию на этот вид деятельности.

В процессе проведения вводного инструктажа работника знакомят:

с общей информацией о производственной функции ИП;
с нормативами по охране труда, прописанными в Законах РФ;
с понятиями рабочего времени и периодом отдыха;
с условиями труда и наличием вредных факторов, присутствующих в производственном процессе (если они есть);
с правилами поведения сотрудников на территории предприятия;
с порядком выдачи средств специальной защиты;
с обстоятельствами несчастных случаев на производстве и острых отравлениях (если они были) и порядком действий при возникновении угрозы их появления;
с ответственностью за нарушение производственной дисциплины и правил охраны труда;
с пожарной безопасностью на территории организации;
с первой медицинской помощью пострадавшим.

Если в производственном процессе используется оборудование, электрифицированный инструмент или работа связана с применением материалов и сырья, индивидуальному предпринимателю, Законами РФ, вменяется в обязанность проведение других видов инструктажей (первичного, повторного и целевого), а также стажировки на рабочем месте и последующей проверки знаний. Все выполненные процедуры должны быть зафиксированы документально.

Если выполняемая работа в ИП не связана с перечисленными условиями, то возможно освобождение от первичного и других видов инструктажей, для этого оформляется соответствующее распоряжение.

Все перечисленные инструкции по охране труда должны быть предварительно разработаны. Они обновляются 1 раз за 5 лет или при вводе в производственный процесс нового оборудования. О проведённых инструктажах делается запись в журнале их учёта.

Документальное оформление приёма

Согласно статье 67 ТК РФ возможно заключение трудового договора в срок не позднее 3 дней с фактического допуска к работе. Но, во избежание рисков, рекомендуется подписание этого документа до момента выполнения производственных заданий.

Оформление работника у ИП начинается с предоставления соискателем следующего перечня документов:

Паспорта или его нотариально заверенной копии.
Трудовой книжки.
Военного билета - для лиц, по возрасту подлежащих учёту в учреждениях специального назначения.
Диплома или аттестата об образовании.
Страхового свидетельства ПФР.
Медкомиссии (если деятельность ИП связана с продуктами питания, работой с детьми и другими условиями, определёнными в статье 212 ТК РФ).
Справки об отсутствии случаев привлечения к уголовной либо административной ответственности, от нарколога и психиатра (при работе с несовершеннолетними).

Требовать представление других документов незаконно. При возникновении судебных споров этот вопрос может оказать существенное влияние на процесс.

В зависимости от характера работы можно оформлять разные виды договоров: срочный или заключённый на неопределённый период, с испытательным промежутком времени или без него.

Если руководитель ИП берёт на работу нового сотрудника, планируя пользоваться его услугами на постоянной основе, то целесообразно заключать соглашение без ограничения времени действия. И наоборот, если оно подписывается на период длительного отсутствия другого человека или на сезон, то оптимальным вариантом будет оформление срочного договора.

Наличие испытательного срока предоставляет возможность предпринимателю оценить профессиональные навыки и другие способности работника и, при их недостаточном качестве, расторгнуть трудовой договор по соответствующей статье.

Соглашение заключается в двух экземплярах, один из которых вручается работнику, под подпись, а другой остаётся у ИП.

В срок не позднее трёх дней с фактического начала выполнения производственных функций нанятым человеком, издаётся приказ о приёме его на работу. Он подписывается индивидуальным предпринимателем и лицом, к которому имеет непосредственное отношение.

Заключение договора о материальной ответственности даёт предпринимателю возможность взыскать с работника ущерб за утрату либо умышленную порчу имущества ИП. Но упущенная выгода не возмещается, и размер компенсации ограничен среднемесячным заработком виновного лица.

Дополнительные обязательные мероприятия

Итак, как оформить сотрудника в ИП?
Организатор ИП должен внести работника, при этом нужно помнить об определённых правилах:

При приёме лица, у которого эта процедура происходит впервые, индивидуальный предприниматель должен самостоятельно оформить документ, приобретя его за свой счёт.
Для вышеуказанных соискателей максимальный срок заполнения трудовой книжки - две недели, для остальных - 5 суток. Минимальный период законодательством не определён, но по умолчанию - это день приёма.

К хранению трудовых книжек предъявляются такие же требования, как для бланков строгой отчётности. В связи с чем необходимо приобрести сейф или металлический шкаф, исключающий возможность порчи или утраты документа. Указанное место в конце рабочего дня должно закрываться и опечатываться.

Записи в трудовую книжку вносятся шариковой ручкой синего, чёрного или фиолетового цвета. Сокращения недопустимы. Образец заполнения можно посмотреть в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Оформление личной карточки работника для ИП не является обязательным. Но, для исключения дополнительных вопросов со стороны контролирующих органов, следует её завести. Этот документ, согласно законодательству РФ, храниться 75 лет, поэтому оформляется на твёрдой бумаге.

По письменному заявлению сотрудника индивидуальный предприниматель обязан выдать ему на руки копии документов, оформленных при найме. Они заверяются подписью нанимателя и печатью.

После того как ИП принял на работу сотрудника, необходима регистрация в ПФР и ФСС:

в Фонде социального страхования - в течение 10 суток;
в Пенсионном фонде России - не позднее месяца со времени оформления;
в Фонде медицинского страхования - в период 30 дней.

Бизнесмен проходит эту процедуру однократно.

Во все перечисленные выше организации по срокам, определённым законодательно, предприниматель должен выплачивать обязательные взносы не только на себя, но и на весь свой персонал, а в ИФНС перечислять подоходные налоги и предоставлять отчёт.

Заключение контракта с лицами особых категорий

Как принять ИП на работу нового сотрудника в 2019 году, если он относится к группе граждан, требующих особого внимания? Прежде чем ответить на этот вопрос нужно определиться - к кому применимы специфические условия в процедуре оформления.

К таким работникам относятся:

Пенсионеры.
Несовершеннолетние.
Иностранец.
Инвалиды.
Совместители.

Перед тем как устраивать к себе на работу соискателей, возраст которых менее 18 лет, ИП должен знать, что:

допускается оформление контракта с несовершеннолетними 16 лет, при отсутствии у них медицинских противопоказаний;
при приёме 15- летнего следует помнить, что для него возможен только лёгкий труд;
для 14 лет - к перечисленным выше условиям необходимо согласие родителей и органов опеки и попечительства, оформленные документально.

Особые требования выдвигаются и к условиям труда - это режим неполного рабочего времени, обязательный ежегодный медицинский осмотр за счёт предпринимателя и другие ограничения, установленные законодательством России для этой категории работников.

При приёме пенсионеров следует руководствоваться теми же правилами, что и при трудоустройстве других соискателей. Ограничений по возрасту, обозначенных в Законах Российской Федерации, нет, кроме госслужащих и старших должностей учреждений высшего образования.

Трудоустройство лиц, не имеющих гражданства РФ, связано с предоставлением ими индивидуальному предпринимателю дополнительных документов:

патента мигранта;
разрешения на временное проживание;
полиса ДМС.

Первое свидетельство не требуется гражданам, которым присвоен статус беженца, а также проживающим в России на постоянной основе и имеющим вид на жительство.

В связи с тем, что все документы иностранца, которому необходим патент, имеют временный характер, целесообразно заключать с ним срочный трудовой договор. Окончание разрешённого периода является законным основанием для увольнения.

В 3-дневный срок бизнесмен, принявший на работу лицо, не имеющее гражданства РФ, должен об этом уведомить Федеральную миграционную службу по месту регистрации ИП путём направления в её адрес заказного письма. Информация об увольнении направляется в ФМС таким же порядком.

При оформлении инвалидов официально (если они предоставили соответствующие документы) следует учитывать рекомендации по характеру выполняемой работы, указанные в их карте реабилитации. А также в соглашении обозначаются льготы и особые условия труда для лиц этой категории.

К ним относятся:

укороченная рабочая неделя для инвалидов 1 и 2 группы;
30 календарных дней очередного отпуска;
дополнительные выходные без сохранения заработной платы - до 60 суток в году;
добавочный налоговый вычет.

Совместительство тоже предполагает ряд определённых ограничений. Самыми значимыми являются: рабочий день не более четырёх часов в сутки и невозможность заключения такого контракта с несовершеннолетними лицами либо при работе, связанной с управлением транспортными средствами или вредными условиями.

Запись в трудовую книжку для внешних совместителей, по их желанию, вносится на основном месте работы.

Наём персонала без предоставления социальных льгот

По понятным причинам оплата больничных листов, ежегодных отпусков и других гарантий невыгодна предпринимателям. А размеры страховых взносов и НДФЛ, перечисляемые в соответствующие организации, существенно уменьшают объём полученного дохода. Чтобы законно обойти указанные выплаты достаточно ответить на один вопрос - как оформить сотрудника как ИП?

Процедура оформления таких отношений состоит из нескольких шагов:

Регистрация работника в качестве индивидуального предпринимателя. Для этого подготавливаются документы, согласно перечню, и представляются в налоговый орган.
Заключение с работником гражданско-правового договора.

Имейте в виду, что если в тексте соглашения будет указан режим работы, сведения о материальной ответственности или обозначена должность, то любой суд признает эти отношения трудовыми. А в результате вынудит выплатить все страховые взносы в полном объёме.

При оформлении отношений в варианте - работник сам ИП - предприниматель может выбрать упрощённую систему налогообложения и существенно сократить размер таких выплат. Одновременно с этим, у персонала бизнесменом не удерживается НДФЛ, и не выплачиваются в фонды ФСС и ПФР обязательные отчисления. У предпринимателя появляется возможность регулировать размер денежного вознаграждения сотруднику, ведь он платит только за результат выполненных услуг. А их ненадлежащее качество легко подтвердить, составив соответствующий акт за подписью трёх лиц.

Вся предоставленная информация подробно разъясняет вопросы трудоустройства граждан в ИП. Как видим, в этой процедуре очень много нюансов, на которые нужно обязательно обращать внимание.

Но правильное оформление работников обезопасит предпринимателя от рисков возникновения административной ответственности, а в случаях нарушения охраны труда - уголовной.

Большинство хозяйствующих субъектов при осуществлении своей деятельности нуждаются в привлечении наемного труда. Прием работников на предприятие возлагается на кадровую службу организации, а при ее отсутствии – на определенных должностных лиц. Кто бы ни производил оформление новых людей в компании, важно знать как правильно принимать на работу сотрудника.

Все данные, которые работник предоставляет в компании во время приема, не позволяют полностью сложить впечатление о фактических навыках и способностях этого сотрудника.

Испытательным сроком называется период, в течении которого за работой сотрудника производится наблюдение с целью определения его знаний, навыков, способностей.

По соглашению сторон может устанавливаться . Законодательство требует, чтобы , составленный с сотрудником компании, в обязательном порядке при установлении испытания содержал информацию о нем.

Если условие об этом не отражено в контракте, то до того как работник начнет работать, это условие можно ввести дополнительно специальным соглашением. Если это не сделать, то ни о каком испытательном сроке для работника не может идти речи вообще.

Испытание должно быть прописано также в распоряжении, которое составляется, когда осуществляется оформление сотрудника на работу.

Во время действия такого периода каждая сторона получает право расторгнуть действующие трудовые отношения по упрощенной процедуре. Срок испытания, который устанавливается поступившему на работу человеку, по общим правилам, не может быть более трех месяцев.

Для руководящего персонала в соответствии с законодательством он может быть определен на период до шести месяцев. Если работник принят в компанию по контракту с определенным сроком действия от двух месяцев до полугодия, то испытание может быть ему установлено на период до двух недель.

Внимание! Кроме этого, у некоторых категорий граждан условие о проведении испытания не может вноситься в их трудовой контракт.

К таким работникам относятся:

Сотрудницы в положении.
Работники, не достигшие 18 лет.
молодые специалисты пришедшие сразу после учебы.
Поступившие по на период до двух месяцев,
Выбранные по конкурсу
И т. д.

Можно ли принять сотрудника в выходные дни

Законодательство при регулировании трудовых отношений не устанавливает запрет на оформленных людей в компанию в нерабочие дни. Поэтому на вопрос, можно ли принять сотрудника на работу в выходной день или в праздничный, существует положительный ответ.

Надо учитывать, что приемным на работу днем является день, с которого сотрудник числится в штате компании. Он указывается в трудовом контракте и приказе на прием. Работник может начать выполнять обязанности в ближайший рабочий день.

Не стоит забывать про сменные графики, при которых работник может выходить на работу в выходные и праздничные дни. В этом случае день приема на работу и фактическое ее начало будут совпадать.

Прием сотрудника на работу пошаговая инструкция с подробным описанием

Кадровому работнику нужно точно знать, как принять на работу сотрудника. Пропуск одного из этапов может в дальнейшем повлечь наложение на организацию штрафов.

Шаг 1. Получить заявление о приеме на работу

После того, как будущему работнику сообщили о желании принять его, ему нужно составить . В обычных компаниях это не является обязательным условием, но требуется для организаций бюджетного сектора.

Для документа нет специальной формы. Но обычно в кадровом отделе предоставляют шаблон, в который нужно внести данные о себе. Вместе с заявлением обычно требуется предоставить в организацию обязательный набор документов.

Шаг 2. Ознакомить сотрудника с внутренними нормативными актами

Перед тем, как оформлять с будущим работником трудовое соглашение, его необходимо познакомить со всеми нормативными актами фирмы.

Для этого можно завести специальный опросный лист, на котором гражданин будет ставить свою подпись после того, как прочитает очередной документ. Также, отметку можно делать путем проставления подписи в специальном журнале.

Эта процедура проводится для того, чтобы в случае необходимости доказать, что работник был ознакомлен со внутренними локальными актами компании.

Шаг 3. Оформить трудовой договор

ТК устанавливает, что необходимо заключить с работником в течение первых трех дней с начала выполнения им трудовых обязанностей. Но даже если администрация этого не сделает, а сотрудник все равно продолжит трудиться, то будет считаться, что договор все равно заключен, только в ненадлежащей для этого форме.

Внимание! Правила требуют, чтобы при составлении договора у каждой из сторон была своя подписанная копия. В договоре может быть указан день, когда новому сотруднику необходимо приступить к обязанностям. Если это не сделано, то началом деятельности будет считаться следующий рабочий день.

Шаг 4. Зарегистрировать трудовой договор

После того, как на договоре поставили подписи обе стороны, его регистрируют в специальном журнале, присваивая следующий номер.

Если в качестве работодателя выступает физическое лицо, не оформленное как предприниматель, договор необходимо регистрировать в местных органах управления.

Шаг 5. Издать приказ о приеме на работу

Основным документом, регистрирующим прием нового человека на работу, является . В дальнейшем на его основании вносятся записи в остальные обязательные документы.

В приказ переносятся все данные, указанные в трудовом соглашении. Работник должен ознакомиться с документом и поставить свою подпись.

Для оформления приказа можно применять стандартную форму Т-1, или Т-1а, если оформляется сразу несколько человек. Можно также составить приказ произвольно на фирменном бланке.

Внимание! В приказе должна стоять дата, с которой работнику нужно приступить к работе. Если он не вышел в этот день, то компания имеет право в одностороннем виде отменить это распоряжение.

Шаг 6. Зарегистрировать приказ

После того, как приказ сформирован, его нужно зарегистрировать в журнале учета приказов. В компании может формироваться единый журнал для всех типов оформляемых приказов, или же могут вестись отдельные регистры для приказов по персоналу, по основной деятельности и т. д.

Ведение такого журнала является обязательным и это закреплено законом. Однако четко не регулируется, в каком виде он должен оформляться. Поэтому, наряду с бумажным можно формировать и электронный документ.

Единой формы для журнала регистрации не существует - каждая компания разрабатывает ее исходя из собственных потребностей.

При регистрации в журнал переносится основная информация из распоряжения - дата, номер, вид, затрагиваемый сотрудник и т. д. Знакомить работника с этой записью не нужно.

Шаг 7. Сделать запись в трудовой книжке

По закону ответственное лицо должно в том случае, если нанятый сотрудник проработал на новом месте более пяти дней.

Запись производится пастой темного цвета, четко и разборчиво. Никакие сокращения использоваться не должны.

Если данное место работы у гражданина первое, то работодатель должен сам открыть ему книжку. В этом случае у нового бланка сначала заполняется титульный лист, куда записываются все необходимые сведения.

Первая запись о приеме производится в присутствии самого работника. Внесенная информация заверяется подписью кадровика, и при наличии - печатью.

Внимание! Иногда неопытный кадровик допускает ошибку и включает в запись лишнюю информацию - наличии испытательного срока, периоде действия срочного договора, характере работ и т. д.

Внесенная запись должна содержать только информацию о должности и структурном подразделении. Эти сведения можно взять из приказа о приеме.

Шаг 8. Внести запись в книгу учета трудовых книжек

После того, как книжка передана работником своему работодателю, на последнего возлагается ответственность по ее сохранности. Для учета книжек в компании должен использоваться специальный журнал.

Закон устанавливает обязательность его применения, а форма документа разработана Минтрудом.

По записям, внесенным в книгу, можно проследить приход и выдачу документа. Для каждой книжки должна быть использована одна строка.

Внимание! Запись в книгу вносится черной или синей пастой без сокращений. Нежелательно при заполнении пропускать пустые сроки. Однако сделать это можно, если сохраняется их сквозная нумерация.

Шаг 9. Завести личную карточку на сотрудника

На каждого нового работника должна быть открыта . Это является обязательным, и часто при проверке контролирующие органы запрашивают эти документы. Форма карточки может быть изменена с учетом особенностей работы компании, но обязательные реквизиты все равно должны в ней присутствовать.

Заполнять карточку можно на компьютере, либо распечатанный бланк ручкой от руки. В связи с тем, что сведения, указанные в карточке, относятся к персональным данным, то их необходимо хранить в специальных шкафах, которые запираются на ключ, либо на компьютере с парольной защитой.

Для карточки не установлен точный срок, когда ее необходимо составить. Обычно кадровик это делает сразу после составления приказа на прием.

Для внесения данных в карточку используются следующие источники:

Приказ о приеме на работу;
Документ, определяющий личность;
Трудовая книжка;
Бланки ИНН и СНИЛС;
Документ воинского учета;
Документ подтверждающий образование;
Другие документы, предоставленные работником.

Внимание! При внесении определенных сведений работник должен знакомиться с ними под роспись.

Шаг 10. Оформить личное дело

В срок семь дней с момента приема сотрудника на работу, на него нужно открыть личное дело. Для того, чтобы это сделать, на обложке отдельной папки записываются полные Ф.И.О. работника, дата открытия дела, порядковый номер. В течение всего периода работы сюда прикрепляют документы, относящиеся к нему.

Личное дело должно содержать:

Личную карточку с фотографией;
Автобиографию;
Копию документа об образовании;
Заявления за все время работы;
Копии приказов по работнику;
Трудовой контракт с работником;
Должностную инструкцию;
Отзывы, рекомендации, характеристики;
Иные другие документы.

бухпроффи

Важно! Личное дело обязательно должно содержать опись всех находящихся в нем документов. Изъять какой-либо из них можно только с разрешения руководителя компании либо начальника кадровой службы.

Документы при приеме на работу – что можно запрашивать, а что нет

Обязательные документы

Документы при приеме на работу, которые нужно обязательно предъявлять, включают в себя:

Паспорт, или другой документ, которым можно удостоверить личность. Несовершеннолетние без паспорта могут предъявлять свидетельство о рождении. Если паспорт на замене, используется временное удостоверение.
Трудовая книжка. Это основной документ, фиксирующий стаж работника. Книжку можно не приносить, если идет трудоустройство по совместительству, либо если это первое место работы. В последнем случае обязанность открыть книжку возлагается на работодателя.
. Не предъявляется, если это первое место работы - работодатель также оформляет его самостоятельно.
Документ воинского учета. В зависимости от статуса, предъявляется военный билет либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву.
Документ об образовании, квалификации и т. д. Может предъявляться диплом среднего или высшего образования, аттестат, свидетельство о получении квалификации и другие аналогичные документы.
Справка об отсутствии судимости. Предъявляется при трудоустройстве на должности, которые не опускаются граждане с судимостью.

Дополнительные документы

При трудоустройстве в определенные отрасли, либо на определенные должности, работодатель может попросить предоставить дополнительные документы. Он это делает во исполнение требований федеральных законов, указов Президента и других нормативных государственных актов.

К ним относят:

Справка об условиях труда на основном месте - если работник устраивается по совместительству на место со вредными и опасными условиями трудовой деятельности;
Медицинское заключение о состоянии здоровья - нужно предоставлять, если гражданин устраивается в Наркологический контроль, на гражданскую службу либо будущий работник является несовершеннолетним.
Справка о размере доходов и имеющемся имуществе - если гражданин устраивается на гражданскую службу или замещение должности в муниципальной службе, и данная должность включена в отдельный перечень.

Следующие документы не являются обязательными, но их предоставление даст возможность работнику получить некоторые льготы:

Справка об имеющейся беременности для женщин;
Справка о составе семьи;
Копии свидетельств о рождении детей;
Справки о полученных доходах с предыдущего места работы по .

Какие документы работодатель не вправе требовать

Некоторые документы работник кадрового отдела может потребовать предоставить при приеме, а в случае отказа это сделать - не принимает на работу. Однако это незаконно, и легко может оспариваться в суде.

К таким документам относят:

Документ, подтверждающий регистрацию. ТК не устанавливает правило, по которому организация обязана следить за регистрацией своего работника по месту его пребывания. Точно также, как компания не может устанавливать преимущества в оформлении для тех граждан, которые проживают в определенной местности, либо имеют там официальную регистрацию. Компания не имеет права отказывать в приеме тем работникам, у которых нет регистрации по адресу проживания, нахождения, либо по месту нахождения фирмы.
. Фирма не имеет права требовать предоставления ИНН, поскольку он не устанавливается трудовым законодательством как обязательный.

Не многие предприниматели работают в одиночку. Чаще для развития бизнеса им требуются помощники, которых закон обязывает оформить официально.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Как правильно поступить ИП, принимая на работу сотрудников, что нужно знать и какими законами регламентировать свои действия?

Что говорит закон?

Каждый работодатель по закону обязан официально трудоустраивать наемных работников, независимо от вида предпринимательской деятельности.

Согласно 67 статье Трудового кодекса, в течение трех дней с момента допущения сотрудника к работе работодатель обязан заключить с ним .

В статье 66 ТК делается упоминание об ответственности работодателя за ведение трудовых книжек.

Согласно нормативному акту, предприниматель обязуется внести запись в трудовую книжку по истечении 5 дней с момента вступления в должность. Исключения составляют случаи, когда работник трудоустраивается .

Статья 226 Налогового кодекса гласит, что работодатель обязан делать удержания и перечисления в налоговые службы НДФЛ. А отсутствие официального трудоустройства считается злостным уклонением от уплаты налогов, за что предусматривается уголовная ответственность.

Если предприниматель игнорирует требования законодательства, то ему грозит ответственность:

административная – штраф в размере 30-50 тысяч рублей или приостановление деятельности сроком до 90 дней;
уголовная – штраф в размере 100-300 тысяч рублей, принудительные работы сроком до 2 лет, арест сроком до 6 месяцев, лишение свободы сроком до 2 лет;
налоговая – штрафные санкции от проверяющих служб, размер которых зависит от тяжести нарушения.

Как оформить прием на работу сотрудников ИП?

Заключение трудового договора и официальное трудоустройство сотрудников подразумевает увеличение расходов предпринимателя, но и защищает от штрафных санкций.

Процесс найма у ИП практически не отличается от стандартной процедуры оформления у юридических лиц.

Пошаговая инструкция

Действия ИП при трудоустройстве работников следующие:

заключение трудового или гражданского договора;
регистрация в Пенсионном фонде и Фонде социального страхования;
оформление документов для работника.

Регистрация в государственных органах требуется для дальнейшей уплаты налогов и страховых взносов.

Процедура проводится однократно, при трудоустройстве первого сотрудника. После регистрации предприниматель получает присвоенные ему номера для уплаты налогов. Они не должны совпадать с номерами, присвоенными для внесения собственных ежемесячных налогов.

Сроки достаточно жесткие: в течение 10 дней с момента заключения договора ИП должен зарегистрироваться в фондах медицинского и социального страхования, органах налоговой службы, а в Пенсионном фонде – в течение 1 месяца.

С момента заключения договора предприниматель обязуется предоставить сотруднику соцпакет, в который входит:

регулярная выплата заработной платы в установленные сроки;
или при его пропуске;
выплата компенсаций при увольнении работника по вине работодателя;
создание безопасных условий труда.

Ознакомление с локальными НПА

При трудоустройстве предприниматель должен ознакомить потенциальных сотрудников с нормативными актами, к которым относятся:

правила и требования внутреннего распорядка;
правила сохранности личных данных нанятых работников;
правила оплаты труда;
должностная инструкция;

К нормативным актам относятся и другие документы, в которых регламентируются правила работы, трудоустройства, выплаты компенсаций, предоставления отпусков и т.д. Только после ознакомления с ними подписывается трудовой договор.

Документы

Грамотно составленные документы – это важное правило при трудоустройстве сотрудников. Они делают отношения между работодателем и работниками официальными, предоставляют обеим сторонам права и обязывают блюсти законы Трудового кодекса.

Кадровые нюансы

При оформлении сотрудников у предпринимателя могут возникнуть кадровые вопросы.

Например, можно ли не трудоустраивать работника, возможно ли заключение или гражданского договора, как оформить человека, занимающегося коммерческой деятельностью и т.д.

Рассмотрим наиболее важные кадровые нюансы, с которыми сталкиваются многие ИП:

С соискателями предприниматель может заключить не трудовой, а гражданский договор. При его оформлении не требуется заносить данные в трудовую книжку. Трудовые отношения подкрепляются лишь договором, который ограничивается временными рамками. Он не снимает с работодателя ответственности за выплату заработной платы, но не требует оплачивать отпуска, и выплачивать компенсации (если иное не указано в договоре). Что касается взносов в государственные фонды, то они должны быть сделаны в установленном законом порядке. Гражданский договор может заключаться только при временной работе соискателя, например, когда требуется сделать ремонт в квартире. В остальных случаях такой вид отношений не разрешается.
Предприниматель может трудоустроить работника, занимающегося коммерческой деятельностью, то есть являющегося ИП. Законодательство РФ не запрещает одновременно заниматься предпринимательской деятельностью и работать по трудовому договору. Оформление происходит в обычном порядке.
Не трудоустраивать работников с целью уклонения от налогов, нельзя, как и фальсифицировать данные.

Расчет выплат и компенсаций

Размер оклада и возможных надбавок оговаривается при трудоустройстве и указывается в трудовом договоре.

Система оплаты также регулируется предпринимателем самостоятельно, но не противореча законодательству, а точнее, 136 статье Трудового кодекса.

Согласно ей работодатель должен отображать каждый отработанный день в табеле рабочего времени.

Заработная плата

Заработная плата должна выплачиваться два раза в месяц.

За несоблюдение правила предусматривается ответственность:

компенсация за каждый день задержки заработной платы (1/300 от ставки рефинансирования ЦБ);
штраф в размере до 5 тысяч рублей или приостановление деятельности сроком до 90 суток.

Любые изменения в окладе или дате выплаты заработной платы должны отображаться в трудовом договоре под роспись сотрудников.

Налоги и отчисления

Индивидуальный предприниматель выступает в качестве налогового агента для своих сотрудников. Он берет на себя обязательства раз в месяц удерживать из заработной платы НДФЛ и делать отчисления в налоговый фонд.

Страховые отчисления в пенсионный фонд делаются в следующем месяце после выдачи заработной платы, но не позднее 15 числа. Ставки за работников составляют, как правило, 30% от размера заработной платы, но могут корректироваться в зависимости от состояния здоровья сотрудника, наличия детей на иждивении, условий труда.

Рассмотрим на примере:

Заработная плата Иванова составила 20 000 рублей. Из них делаются отчисления:

подоходный налог 13% — 2600 удерживается с заработной платы, на руки работник получает 17 400 рублей;
в ФСС (3%) – 600 руб.;
в ФФОМС (5,1%) – 1020 руб.;
в СЧП (16%) – 3200 руб.;
в НЧП (6%) – 1200 руб.

Работодатель должен перечислить в пенсионный и страховой фонд за Иванова 6020 рублей.

Важные особенности

Если сотрудник оформлен по гражданско-правовому договору, то предприниматель не обязан делать страховые взносы, но может это делать по собственной инициативе.
выплачивается на общих основаниях.
Предприниматель должен регулярно составлять отчеты о сделанных взносах и отправлять их для ознакомления в социальный и Пенсионный фонд.

Чтобы оформить работника потребуются:

Документы

Перечень документов, который потребуется работнику, который устраивается на работу в общество с ограниченной ответственностью:

паспорт;
трудовая книжка;
страховое свидетельство;
диплом об образовании или аттестат;
военный билет (при наличии);
свидетельства о рождении несовершеннолетних детей (если есть);
другие документы (предусмотренные трудовым кодексом РФ).

Для некоторых видов деятельности потребуется также наличие у работника санитарной книжки.

Основные этапы

Ознакомление соискателя с должностными инструкциями, и другими нормами предприятия.
Написание заявления работником, которого принимают на работу.
Заключение трудового договора (составляется в двух экземплярах). В нем прописываются права и обязанности сторон, данные о сотруднике, название должности и условия работы, оклад, реквизиты предприятия. Можно также оформлять сотрудника по гражданско-правовому договору (это дает преимущество - для таких договорных соглашений не обязательны выплаты по больничным и отпускам, и отчисления в ФСС).
Издание приказа о приеме на работу. В этом документе указываются: должность сотрудника, оклад, табельный номер. Приказ подписывается с двух сторон.
Внесение записи в трудовую книжку (трудовая книжка остается у работодателя).
Составление личной карточки работника. Ознакомление работника с записями в личной карточке.
Составление личного дела работника. В него вкладываются копии всех личных документов.

Регистрация в фондах, отчисления на персонал

Если работодатель (общество с ограниченной ответственностью) первый раз принимает служащих на работу, ему необходимо встать на учет в такие органы:

Пенсионный фонд (срок - до 30 дней).
ФСС (срок - до 10 дней);
ФОМС (срок - до 30 дней).

Трудовые договора необходимо будет регистрировать:

в ФСС.
в Пенсионном фонде.