«Организация работы с документами»

Одним из важнейших элементов метода бухгалтерского учета является документация. Сущность документации заключается в том, что каждая хозяйственная операция должна быть оформлена соответствующим документом. Первичный бухгалтерский документ- это письменное свидетельство о каком-либо факте хозяйственной деятельности. Первичные документы, используемые в бухгалтерском учете, должны иметь достаточно строго определенную форму.

Документы имеют большое значение в бухгалтерском учете:

Они являются носителями учетной информации;

Дают право на совершение хозяйственных операций;

Служат основанием для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организации;

Обеспечивают сохранность имущества организации

Нужны для составления анализа, годового отчета, при составлении документальных ревизиях, аудиторских проверок.

Каждый документ содержит определенные реквизиты. Реквизиты документа – это показатели которые характеризуют зафиксированную в документе хозяйственную операцию.

К основным реквизитам относятся:

1. наименование документа;

2. дата составления;

4. количественные и суммовые показатели;

5. должность лиц, ответственных за совершения хозяйственных операций и правильность ее оформления;

6. личные подписи и их расшифровку, включая случаи создания документов с применение вычислительной техники.

Документы должны быть составлены своевременно, правильно, без помарок, без подчисток, заполнением всех реквизитов шариковой ручкой или на компьютере. Нельзя заполнять документы простым карандашом. Если необходимо составление документов в нескольких экземплярах, то его заполняют под копировальную бумагу.

Если в тексте или цифрах допущена ошибка, ее зачеркивают одной чертой так, чтоб можно было прочесть зачеркнутое, затем сверху нужно написать правильную цифру или текст, а на полях делают оговорку «написанному в исправление ошибки верить» (новый текст и цифра) и ставится: Дата и подпись.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

В настоящее время в организациях применяются унифицированные формы первичных бухгалтерских документов. Унификация – это установление единых форм документов для учета однородных хозяйственных операций. Каждой форме документов дается кодовое обозначение по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Оно проставляется в верхнем правом углу документа. Типовые формы документов разрабатываются и утверждаются МФ РФ по согласованию с Госкомстатом РФ.

Все документы, поступающие в бухгалтерию, до отражения в учете проходят бухгалтерскую обработку.

Прежде всего, документы проверяются по существу, т.е. необходимо проверить целесообразность и законность указанной в документе операции, действительно ли совершена эта операция в указанном объеме.

Далее производится формальная проверка документа: составлен ли документ на бланках типовой или произвольной формы, правильность заполнения всех реквизитов, наличие подписей должностных лиц и лиц, участвующих в совершении операции.

После этого, проверенные и принятые документы подлежат группировке, арифметической проверке, таксировке и котировке.

Группировка документов – это подборка документов по однородным признакам для проведения общих итогов и составления одной проводки по общей сумме однородных документов.

Арифметическая проверка – это проверка правильности подсчета итогов, правильность отражения количественных и качественных показателей.

Одновременно производится таксировка документов – выражение натуральных показателей в денежном выражении и подсчете суммы.

Контировка документов – это указание в документах корреспондирующих счетов, на которых должна быть отражена сумма документов. Термин контировка происходит от слова «конто», что в переводе означает «счет».

После этого данные подлежат регистрации в синтетических и аналитических учетных регистрах.

После регистрации документы подлежат гашению. Это значит, что в каждом документе после регистрации ставится штамп «погашено», а в денежных документах – «получено» или «оплачено». Это делается для того, чтобы не допустить злоупотреблений путем вторичного использования этих документов.

Все документы после окончания бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, где обеспечиваются их сохранность и удобство хранения.

После бухгалтерской обработки все документы подшиваются в папки по видам операций за каждый отчетный месяц. На обложке папки указывается:

Наименование организации;

Название и порядковый номер папки;

Год, месяц;

Количество листов в папке.

Эти папки хранятся в бухгалтерии до составления годового отчета. После составления отчетности эти документы сдаются в архив по акту и реестру. Пользоваться документами из архива можно по письменному распоряжению гл.бухгалтера.

Изъятие документов из архива может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговой инспекцией, налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

При этом гл.бухгалтер с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, должен снять копии с этих документов с указанием основания и даны изъятия.

В архиве документы хранятся в течении установленного срока в соответствии с ФЗ РФ «О бухгалтерском учете» документы хранятся 5 лет, а некоторые до 75 лет. После чего документы подлежат уничтожению или передаче в государственные архивы. При этом также составляются акт.

Все документы с момента составления до передачи в архив приходят определенный путь. Этот путь движения документов с момента составления до передачи в архив называется документооборотом.

Ответственность за организацию документооборота несет главный бухгалтер. Он составляет график документооборота, а утверждает этот график руководитель организации.

В этом графике документооборота указываются:

Наименование отчетов за составление документов;

Время составления;

Лицо, ответственное за составление документов;

Сроки представления документов в бухгалтерию;

Сроки обработки документов в бухгалтерии;

Лица, ответственные за бухгалтерскую обработку документов;

Номер дела, в котором хранятся документы.

Правильная организация документооборота обеспечивает своевременность ведения бухгалтерского учета, его точность, достоверность.

«Классификация и план счетов бухгалтерского учета»

Классификация счетов бухгалтерского учета - это объединение счетов в группы по признаку однородности экономического содержания ожидаемых в них показателей имущества, обязательств и хозяйственных операций. Счета бухгалтерского учета группируются по двум признакам;

1. по экономическому содержанию;

2. по назначению и структуре.

Классификация счетов по экономическому содержанию показывает содержание объекта, который учитывается на душном счете.

По экономическому содержанию объектов учета счета делятся на три группы:

Счета имущества;

Счета источников образования имущества;

Счета хозяйственных процессов и финансовых результатов.

Классификация счетов по назначению и структуре показывает порядок записей па счете, т.е. как учитывается объекты в той или иной группе счетов, а также для чего предназначены те или иные счета.

По назначению и структуре все счет бухгалтерского учета подразделяются на следующие группы

1. основные;

2. регулирующие;

3. операционные;

4. сопоставляющие (результативные);

5. забалансовые.

Основные счета предназначены для учета наличия и движения имущества и источников его образования. Основными они являются, потому что учитываемые объекты служат основой хозяйственной деятельности организации.

Основные счета подразделяются в свою очередь на следующие подгруппы:

> инвентарные;

> счета денежных средств;

> счета расчетов;

> фондовые счета

Инвентарные счета предназначены для учета наличия и движения основных средств, нематериальных активов и товарно-материальных ценностей (счета 01, 04, 07,08, 10, 43, 41, и др.). По отношению к балансу все эти счета активные и имеют следующую структуру:

Д Инвентарные счета К

Сальдо на начало Расход (выбытие)

Поступление основных средств, НМА и

основных средств, товарно – материальных

НМА, Товарно- ценностей

матери­альных

ценностей

Сальдо конечное

Денежные счета предназначены для учета наличия и движения денежных средств организации в кассе и на счетах в банке. К ним относятся (счета50, 51, 52, 55 и др.) По отношению к балансуактивные и имеют следующую структуру:

Счета расчетов предназначены для учета взаимоотношений данной организации с другими организациями и лицами, т.е. дебиторской и кредиторской задолженности.

В зависимости от того какая задолженность учитывается, счета расчетов но отношению к балансу могут быть активными, пассивными и активно-пассивными. К ним относятся счета 62,73, 60,68, 69,70,71,76и др.

Фондовые счета предназначены для учета источников формирования имущества (80,82,83,), по отношению к балансу пассивные.

Д фондовые счета К

Уменьшение источников

Сальдо начальное

Увеличение

источников

Сальдо конечное

Регулирующие счета предназначены для уточнения и регулирование оценки отдельных объектов, учитываемых на основных счетах. Они открываются к основному счету и самостоятельного значения не имеют. Регулирующие счета либо уменьшают, либо увеличивают оценку своего основного счет. Например, к основному счету 01 «основные средства» открывается регулирующий счет 02 «Амортизация основных средств», к счету 04 «НМА» открывается регулирующий счет 05 «Амортизация НМА». При составлении баланса из сумм остатков (первоначальнаястоимость) по счетам 01 и 02, вычитывают суммы остатков по счетам 02 и 05 соответственно. Следовательно, в балансе основные средства и нематериальные активы отражаются по остаточной стоимости. Регулирующие счета, предназначенные для уменьшения оценки основных счетов, называются контрарными. Регулирующие счета, предназначенные дня увеличения оценки основных счетов, называются дополнительными. Сч. 44 «Расходы на продажу» -дополнительный регулирующий счет основного счета 90 «Продажи». Кроме того имеется контрарно - дополнительные счета (сч. 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»).

Операционные счета подразделяются на распределительные и калькуляционные и предназначены для учета хозяйственных операций связанных с совершаемыми хозяйственными процессами по производству продукции (работ, услуг). Распределительные счета подразделяются на две группы:

> собирательно - распределительные;

> бюджетно - распределительные.

Собирательно - распределительные счета предназначены для учета расходов, которые в момент их совершения невозможно отнести на себестоимость конкретного вида продукции. Поэтому в течение месяца их накапливают на отдельных счетах, а в конце месяца относят на себестоимость конкретного вида продукции в соответствии с принятой методикой (согласно с учетной политикой). К таким расходам относятся общепроизводственные, общехозяйственные расходы и расходы на продажу, которые учитываются на счетах 25,26, и 44. По отношению к балансу активные и имеют следующую структуру.

Д Собирательно - распределительные К

Списание и распределение
этих расходов в конце
месяца между объектами
калькуляции

Оборот за месяц Оборот за месяц

Особенностью этих счетов является то, что они не имеют сальдо и в конце отчетного периода закрываются.

Бюджетно - распределительные счета предназначены для разделения (разграничения) расходов между отдельными отчетными (бюджетными) периодами. С помощью группы счетов устраняется колебание себестоимости продукции по отчетным периодам. Эти счета имеют сальдо. Счета данной группы могут быть активными (сч. 97 «Расходы будущих периодов»), и пассивными сч. 96 «Резервы предстоящих расходов».

Д сч. 97 Расходы будущих периодов К

Сальдо на начало Списание соответствующей

Собирание расходов доли этих расходов

в течение отчетного в установленном порядке

Сальдо на конец

Д сч. 96 «Резервы предстоящих расходов» К

Использование резервов Сальдо начальное

Образование резерва

Сальдо на конец

Калькуляционные счета предназначены для учета, группировки затрат на производство и калькулирования (исчисления) на их основе фактической себестоимости выпущенной продукции (работ, услуг). К ним относятся счета 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 08 «Вложение во внеоборотные активы».

Д сч. 20 «Основное производство и др. сч.» К

Сальдо на начало Фактическая себестоимость

(остатокнезавершенного выпущенной продукции

производства) (работ, услуг)

Фактические затраты за

отчетный период

Сальдо(остатокнезавершенного

производства) на конец месяца

Фактическая себестоимость выпущенной продукции определяется: к остатку незавершенного производства на начало месяца + фактические затраты по дебету сч.20 (за минусом потерь и стоимости возвратных отходов от брака) - остаток незавершенного производства на конец месяца.

Операционно - результатные счета предусмотрены для обобщения информации ототдельных процессах хозяйственной деятельности организации, а также определения по каждому из них финансового результата

К ним относятся счета: сч,90 «Продажи» и 91 «Прочие доходы и расходы»

Д сч. 90 «Продажи» К

Дсч. 91 « Прочие доходам расходы» К

Финансово - результатные счета предназначены для определения финансового результата хозяйственной деятельности организации. К ним относятся счет 99 «Прибыли и убытки»

Д сч. 99 «Прибыли и убытки» К

Сальдо на начало отчетного периода Сальдо на начало отчетного периода

Убытки отчетного периода Прибыль отчетного периода

Сумма начисленного налога на прибыль

Сальдо на конец отчетного периода Сальдо на конец отчетного периода

Сопоставляя обороты по дебету и кредиту определяют конечный финансовый результат, если К>Д то это - чистая (нераспределенная) прибыль, если К<Д, то это чистый (непокрытый) убыток, в конце года счет 99 закрывается и сальдо не имеет.

Забалансовые счета предназначены для учета ценностей, не принадлежащих данной организации, но находящихся определенное время в её распоряжении или на её сохранности. На забалансовых счетах в отличие от балансовых счетов суммы хозяйственных операций отражаются на них либо только по приходу, либо только по расходу, т.е. на них не распространяется принцип двойной записи, а также они имеют трехзначный шифр(код). К ним относятся счета: 001, 002,003,004,005,006,007,008,009,010,011. Их остатки не отражаются в балансе.

План счетов - это систематизированный перечень счетов бухгалтерского учета. В основе разработки плана счетов положена классификация счетов по экономическому содержанию. В плане счетов отражены все балансовые и забалансовые счета. Балансовые счета отражены в восьми разделах объединяющих 61 синтетических счетов, а забалансовые - отдельно:

1. раздел - внеоборотные активы;

2. радел - производственные запасы;

3. раздел - затраты па производство;

4. раздел - готовая продукция и товары;

5. раздел денежные средства;

6. раздел - расчеты,

7. раздел - капитал;

8. раздел - финансовые результаты.

Каждому счету присваивается порядковый номер, который называется шифром(кодом) счета. В плане счетов отражены синтетические счета и субсчета.

Субсчета- это промежуточные счета между синтетическими и аналитическими счетами предназначенные для дополнительной группировки аналитических счетов в пределах данного синтетического счета. Синтетические счета- это счета первого порядка, а субсчета- второго порядка.

В плане счетов бухучета счета группируются по разделам в соответствии их экономическим содержанием. Последний план счетов был введен с 1 января 2001, утвержден приказом Министерство Финансов РФ от 31.Х2000г. № 94н. В плане счетов имеется инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций, в которой дается характеристика по каждому синтетическому счету, а также типовая корреспонденция счетов с другими счетами. В случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, корреспонденция по которым не предусмотрена в типовой схеме, организация может дополнить ее соблюдая единые подходы, установленные данной инструкцией.

На основе типового Плана счетов бухгалтерского учета и инструкции по его применению организация разрабатывает и утверждает Рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических (включая субсчета) счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета. Рабочий план счетов разрабатывается организацией самостоятельно с учетом особенностей ее деятельности и утверждается в учетной политике организации. При этом желательно придерживаться нумерации субсчетов рекомендуемых Инструкцией по применению плана счетов. В рабочий план счетов вводятся лишь те счета, которые реально предполагается использовать. Субсчета предусмотренные в Рабочем плане счетов используются исходя из требований к управлению организаций, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Организация может уточнять содержания приведенных в плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета.

Проводки со счетами бухгалтерского учета.

1. Документация хозяйственных операций.

2. Классификация документов.

Документация хозяйственных операций

Документация хозяйственных операций является основой бухгалтерского учета. Она заключается в сплошном, непрерывном отражении операций в бухгалтерских документах.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство о фактическом совершении хозяйственной операции или праве на ее совершение. Бухгалтерский документ составляется на бланке установленной формы, отпечатанной в типографии.

Фиксирование хозяйственных операций в документах – первый этап учетных работ. Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете, если она не оформлена бухгалтерским документом, который является носителем учетной информации. Фактом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, является первичный учетный документ.

Характер операций, совершаемых в организации, различен, поэтому содержание и форма документов, применяемые для оформления различных хозяйственных операций, неодинаковы. Однако каждый документ должен содержать определенные показатели, необходимые для характеристики и подтверждения факта совершения хозяйственной операции. Такие показатели, характеризующие хозяйственную операцию, называются реквизитами.

Реквизиты делятся на обязательные для каждого документа и дополнительные.

К обязательным реквизитам относятся: наименование документа (формы) – накладная, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, акт, счет-фактура и т.д.; дата составления; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в количественном и стоимостном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и за правильность ее оформления, подписи должностных лиц, утвержденных приказом руководителя предприятия. Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых операций и назначением документов. В зависимости от характера операций, требований нормативных актов и технологии обработки информации в первичные документы могут быть включены следующие дополнительные реквизиты: номер документа; название и адрес организации; основание для совершения хозяйственной операции, оформленное первичным документом; реквизиты банка поставщика и банка получателя платежа и др.

В условиях автоматизации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зашифрованы в виде кодов.

К оформлению документов предъявляются определенные требования. Они сформулированы в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете. (Утв. Министерством финансов СССР

29 июля 1983 года и в других нормативных актах.) Первичные документы должны быть составлены по форме с указанием всех обязательных реквизитов, обеспечивающих им юридическую силу, содержать достоверные данные. Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, непосредственно после окончания операции. Несвоевременно составленный документ затрудняет контроль за сохранностью собственности предприятия, приводит к несвоевременному отражению операций на счетах бухгалтерского учета и задерживает составление бухгалтерской отчетности. Записи в документах следует вести чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение срока, установленного для их хранения в архиве. Все записи должны быть выполнены четко, разборчиво, аккуратно. Подчистка не допускается. Лица, составившие документ, обязаны поставить свои разборчивые подписи. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Ошибки, допущенные при составлении первичных документов, исправляются следующим образом: неправильный текст или сумма зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое и над ней сделать правильную запись. Об исправлении делают оговорку, указывают дату и заверяют подписями лиц, составивших документ.

В приходных и расходных кассовых ордерах, банковских документах исправления не допускаются. Если в названных документах допущена ошибка, то их следует составить заново.

В условиях машинной обработки документ представлен в виде 3-х частей: адресной, предметной, оформительской. При заполнении первичного документа свободные строки (незаполненные) подлежат обязательному прочерчиванию.

Классификация документов

С целью правильного использования в учетном процессе документы группируются по назначению, месту составления, способу отражения и объему содержания хозяйственных операций, способу составления.

1. По назначению документы делятся на:

1.1. Распорядительные документы, содержащие приказ или распоряжение на выполнение хозяйственной операции. Например, приказ о премировании работников предприятия, распоряжение на проведение инвентаризации. Среди безналичных форм расчета распорядительным документом является чек, ПП. Распорядительные документы составляют до совершения хозяйственной операции. Они обязательно должны быть подписаны ответственными лицами, дающими распоряжение на выполнение операций. На основании распорядительного документа не может быть сделана запись в учете, т. к. операция еще не совершена.

1.2. Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Такими документами являются: накладная на получение товара, акт на списание материальных ценностей, расходный кассовый ордер, по которому деньги выдаются из кассы, и т. д. Эти документы составляются в момент совершения операции. Их подписывают лица, ответственные и подтверждающие факт совершения операции. В бухгалтерском учете запись делают на основе оправдательных документов.

1.3. Документы бухгалтерского оформления составляет бухгалтер. Он несет ответственность за правильность составления этих документов. Это различные справки-расчеты. Например, расчет заработной платы, амортизационных отчислений и т.д.

1.4. Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и других документов бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер является комбинированным документом. Наличие в нем подписи руководителя и бухгалтера дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы. Оправдательным этот документ является, так как в нем имеется подпись лица, получившего деньги, и кассира, выдавшего их. При поступлении в бухгалтерию после указания корреспондирующих счетов он становится документом бухгалтерского оформления. Авансовый отчет после утверждения руководителем израсходованных подотчетных сумм, приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учету указанную сумму, подтвержденную оправдательным первичным документом (билеты за проезд, квитанции на проживание в гостинице и т.д.).

Применение комбинирования документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.

II. По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.

2.1. Внутренние документы составляются и обращаются внутри данного предприятия, ими оформляются операции, совершенные на данном предприятии. Большинство документов, обращающихся на предприятии, являются внутренними. Это накладные на внутреннее перемещение товаров, расчетно-платежная ведомость на выдачу заработной платы, кассовые ордера и др.

2.2. Внешние документы поступают от других предприятий или направляются на другие предприятия. Такими документами являются: накладные, счета-фактуры на поступившие от поставщиков материалы, платежные поручения. Различия между характером внутренних и внешних документов обусловливает и разный порядок их проверки.

III. По порядку формирования операций документы подразделяются на первичные и сводные.

3.1. В первичных документах фиксируется одна или несколько хозяйственных операций непосредственно в момент их совершения. Составление первичных документов является первым этапом учетных работ. По объему содержания первичные документы могут быть разовыми и накопительными.

3.1.1. Разовыми документами оформляется одна операция в момент ее совершения. Например накладная на отпуск товара.

3.1.2. В накопительных документах фиксируются однородные хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного периода (дня, месяца). Например, на предприятиях общественного питания при отпуске блюд из кухни в буфет выписывают накопительный документ – заборный лист, в котором в течение дня записывают отпущенные блюда с указанием времени отпуска. В конце дня по заборному листу подводят итог. Заборный лист заменяет накладные, которые пришлось бы выписывать в течение дня несколько раз. Применение накопительных документов позволяет сократить объем документации и время на оформление документов.

3.2. Сводные документы составляются на основании первичных документов. Например, кассовый отчет о командировке составляется на основании документов, подтверждающих поступление и расходование денег; товарный отчет составляется на основании товарных документов. Сводные документы позволяют получить обобщенные данные об однородных хозяйственных операциях.

IV. По способу оформления (степени использования средств механизации) документы делятся на составленные вручную, частично механизированные, полностью механизированные автоматизированным способом.

Документ есть закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

Первичные бухгалтерские документы - письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или дающее право на ее совершение. Согласно Закону «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, ответственных за проведение операций, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ред. от 02.07.2013) в случаях, если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 1 июля 2013 года, предусмотрено использование электронной цифровой подписи, используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером.

Виды проверок бухгалтерских документов. Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, должны проверяться по форме, арифметически и по существу - это является одним из этапов бухгалтерской обработки. При формальной проверке выявляют, был ли использован бланк соответствующей формы, все ли необходимые реквизиты указаны, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок и не оговоренных исправлений. Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки. Цель проверки по существу - выявить законность и целесообразность зафиксированной в документе хозяйственной операции. При этом проверяется также, была ли на самом деле выполнена эта операция и в указанном ли объеме. При обнаружении ошибок в кассовых и банковских документах их следует переписывать заново, исправление в них не допускается. Не допускается оформлять операции, противоречащие законодательству и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями.

Методы проверки:

· сплошной

· выборочный

Сплошной, понятно, это вся первичка за проверяемый период. Во время ревизий под него попадают, как правило касса, банк, зарплата руководства и главного бухгалтера.

Выборочный метод - проверка определенной части массива документов, если, например, это авансовые отчеты, то на усмотрение проверяющего могут быть выбраны документы за четные месяцы, за определенный квартал или отчеты с такого-то номера по такой-то, в общем, все зависит от фантазии проверяющего и от того, насколько он допускает, что у Вас на данном участке могут быть ошибки и нарушения (т. н. степень аудиторских рисков).

Что касается способов.

1. Проверка сосбственно документа:

ü наличие обязательных реквизитов - дата, подписи ответственных лиц, содержание операции и т. д.

ü логический контроль - сопоставление содержания операции и стоимости; отраженных физических характеристик с суммой документа; даты документа и периода, к которому он приобщен;

ü законность операции или ее экономическая обоснованность;

ü арифметическая проверка - идут ли итоги с суммой по позициям, обороты по журналам с оборотами в главной книге и т.п.

2. Инвентаризации - сопоставление данных учета с фактическим наличием.

3. Аналитические процедуры - множество различных приемов, например, сопоставление объёмов выпуска продукции и потребления ресурсов: электроэнергии, материалов и др.

4. Использование внешних источников информации - встречная проверка (запрашиваются документы и (или) информация у контрагентов, контролирующих органов).

Документооборот – это система создания, интерпретации, передачи, приёма и архивирования документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Система электронного документооборота контролирует выполнение работ с документами и защищает документацию от несанкционированного доступа.

Документооборот - это один из инструментов управления предприятием, служащий для обмена электронной информацией как внутри предприятия (между сотрудниками предприятия), так и с внешними контрагентами. Существует также такое понятие, как "делопроизводство", которое часто используют как синоним термина "документооборот", однако их следует разделять. Делопроизводство - это комплекс мероприятий в организации по документационному обеспечению управления. Термином "документооборот" же, в свою очередь, описывается движение документов в рамках документационного обеспечения управления.

Документооборот в организации может быть как централизованным, так и представленным на уровне конкретных подразделений. В централизованном документообороте рассматривают три основных типа документов: входящие (от внешних контрагентов), исходящие (из подразделений) и внутренние (для рассылки внутри организации).

Выделяют ряд основных этапов документооборота:

ü Составление документа (при совершении хозяйственной операции)

ü Передача в бухгалтерию

ü Проверка принятых документов бухгалтером

ü Таксировка, группировка и систематизация документа в бухгалтерии

ü Сдача на хранение в архив (последняя стадия жизненного цикла документа в рамках документооборота)

Основной коммуникативной проблемой предприятия среднего уровня является проблема, связанная с документооборотом . Документооборот может быть некачественным, недостоверным, неформализованным и т.д. Эти проблемы являются источником потери информации, непроизводительных затрат ресурсов предприятия, которые выражаются в конечном счете в финансовых потерях. Средством регуляции (нормализации) взаимодействия на таком предприятии является оптимизация документооборота и его последующая автоматизация, т.е. создание системы электронного документооборота (или СЭД) . При этом часто автоматизация документооборота происходит параллельно с постановкой и автоматизацией учета на предприятии.

Системы автоматизации документооборота вошли в широкий обиход за рубежом раньше, чем в России, соответственно, сложилась и своя терминология, описывающая различные области электронного документооборота. Существует целый класс продуктов для автоматизации документооборота, так называемые системы электронного документооборота, или СЭД.

На самой распространенной в России платформе "1С:Предприятие 8.2." Полноценный документооборот на 1С появился вместе с созданием платформы "1С:Предприятие 8", когда распространение семейства программ 1С было переориентировано с мелкого на средний и корпоративный сегменты предприятий. Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы.

Программные продукты на платформе 1С традиционно сильны в сфере учета и управления. В связи с этим документооборот на 1С обладает рядом дополнительных преимуществ. К их числу можно отнести полноценную интеграцию с учетными данными - документами и справочниками, без чего невозможно построить систему комплексной автоматизации бизнес-процессов.

Существует ряд стандартных применений системы электронного документооборота на 1С, например, автоматизация договорной работы. Но решение таких задач, как кадровый документооборот, работа с командировками и авансовыми отчетами, заявки на денежные средства, процессы сопровождения продаж, закупок, производства и складской документооборот могут быть решены только в единой информационной системе с программой учета. Например, на платформе 1С 8.2. система электронного документооборота ": Управление процессами" может работать в единой базе с продуктом "1С: Зарплата и управление персоналом" или "1С: Управление производственным предприятием", что позволяет комплексно решать и функциональные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада) и управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения документа по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересованных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку). Функционал программных продуктов, решающий задачи взаимодействия, также является стандартным для систем электронного документооборота.

Контроль ресурсов предприятия, управление и организация правильной работы подразделений, оптимизация и совершенствование работы предприятия решаются с помощью применения системы электронного документооборота.

Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Ответственность за своевременное и правильное составление документов, за достоверность данных, а также за своевременную передачу документов в бухгалтерию несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Правила документооборота, и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой предприятием учетной политики. Для рациональной организации документооборота на предприятии должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия.

Регистры бухгалтерского учета. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.

Учетные регистры - книги, карточки, журналы или отдельные листы, полученные при использовании вычислительной техники, магнитные ленты, диски, дискеты и иные машинные носители, предназначенные для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета, регистрация мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета. Под мнимым объектом бухгалтерского учета понимается несуществующий объект, отраженный в бухгалтерском учете лишь для вида (в том числе неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни), под притворным объектом бухгалтерского учета понимается объект, отраженный в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его (в том числе притворные сделки). Не являются мнимыми объектами бухгалтерского учета резервы, фонды, предусмотренные законодательством Российской Федерации, и расходы на их создание.

Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами. Не допускается ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров бухгалтерского учета.

Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

1) наименование регистра;

2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;

3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 02.07.2013) в случаях, если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 1 июля 2013 года, предусмотрено использование электронной цифровой подписи, используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.

В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.

Независимо от способа ведения учета в его основу положена документация, где документы выполняют роль первичных носителей учетной информации (совершенных хозяйственных операций). Группировку, обобщение и накопление ежедневно происходящих операций производят в учетных регистрах, разработанных предприятиями при соблюдении общих методологических принципов. Регистры по внешнему виду подразделяются на карточки, свободные листы и книги, по содержанию - на регистры аналитического, синтетического учета и комбинированные, т. е. сочетающие эти два вида учета.

Классификация документов. Состав и анализ структуры документов по этому признаку позволяют оценить соотношение объемов внутреннего и внешнего документооборота в организации, проанализировать степень автономности деятельности предприятия (рассчитав соотношение единиц входящей информации и внутренней), оценить активность обращения организации во внешней среде (по удельному весу исходящих документов).

По назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы содержат распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций (распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций).

Исполнительные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера (акты приемки) материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т. п. Исполнительные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления в документах, например начальники цехов, заведующие складами (кладовщики), мастера и т. п.

Комбинированные документы одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера; расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет других документов, или при обобщении и обработке исполнительных и распорядительных документов. К ним относятся справки, ведомости распределения, расчеты резервов, бухгалтерская отчетность и др.

Применяемые в бухгалтерском учете документы делятся также на разовые и накопительные .

Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов являются двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов предприятия и т. п. Накопительные документы являются элементом первого этапа систематизации и обобщения учетной информации.

Унификация и стандартизация документов. В настоящее время используют унифицированные, специализированные и индивидуальные формы первичных документов. Унифицированные документы - это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации. Типовые унифицированные первичные документы выпускаются в альбомах, в которых формируются в разрезе однородных разделов бухгалтерского учета и имеют свой отличительный номер.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений).

В формах предусмотрены зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторами:

управленческой документации - ОКУД;

предприятий и организаций - ОКПО;

основных фондов - ОКОФ.

В случае необходимости с целью дополнительной систематизации показателей для автоматизированной обработки данных можно вводить дополнительные коды по системе кодирования, принятой в организации.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и добавления строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Материальным носителем документа могут выступать учетный бланк или магнитный диск в зависимости от того, на бумажном или магнитном носителе зафиксирована учетная информация.

Введение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории Российской Федерации как элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующими организационно-распорядительным документом организации.

Межотраслевые унифицированные типовые формы носят межотраслевой характер и используются всеми организациями. Они утверждаются постановлениями Госкомстата Российской Федерации.

Типовые унифицированные отраслевые формы являются специализированными формами документов, предназначенными для использования организациями определенных отраслей. Так, в настоящее время разработаны и утверждены Госкомстатом типовые бланки для учета: торговых операций;

операций в организациях общественного питания; денежных расчетов с населением с применением ККМ;

капитального строительства и ремонтно-строительных работ;

работы строительных машин и механизмов;

операций на автомобильном транспорте;

сельскохозяйственной продукции и сырья.

Индивидуальные формы первичных учетных документов разрабатываются и используются в организации, имеющей специфические операции, присущие только единичному случаю. Такие формы документов должны также содержать обязательные реквизиты и быть утверждены в приказе об учетной политике организации.

Стандартизация документов - это установление единых размеров бланков однотипных документов в соответствии с постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации».

Требования к оформлению документов в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» введены в действие 1 июля 2003 года.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Состояние и перспективы внедрения «безбумажной бухгалтерии». Попытки автоматизировать бухгалтерию были всегда – счеты, арифмометры, калькуляторы и, наконец, компьютеры с программами, предназначенными исключительно для бухгалтерского учета. Если использовать современные компьютерные технологии правильно и эффективно, бухгалтерию в организации можно вывести на качественно новый уровень: хранить бумажные документы в архиве, а работать исключительно с их электронными копиями.

По закону «О бухгалтерском учете» первичные документы нужно хранить как минимум в течение пяти лет. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению организациями в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Полностью перевести бухгалтерию на безбумажную технологию со сканированием всей первичной документации пока вряд ли возможно, так как должно быть оцифровано множество документов за прошлые годы, подготовлены электронные подписи лиц, которые могут подтвердить подлинность документов, специальные программы электронного документооборота, и другое. Поэтому, переход на «безбумажную бухгалтерию» будет постепенным, по мере окончания сроков хранения бумажных документов.

В направлении уменьшения бумажного обращения документов уже многое сделано. Например, передача четов и накладных поставщикам и покупателям. Действующая учётная практика предполагает изготовление документов сначала на складе (накладная), затем в бухгалтерии (счета, счета-фактуры), сбор подписей, пересылка по почте или курьером.

Компьютерные технологии позволяют значительно ускорить весь процесс. Кладовщик заполнит документ (накладную, акт передачи или акт приёмки) электронным способом, внесёт его в программу, бухгалтер составит счёт-фактуру, поставит на нём электронно-цифровую подпись и отправит получателю. Компьютерная программа документооборота может быть настроена на контроль платежей, как по срокам, так и по объёму.

Все это позволяет снизить объем бумажных документов и облегчить поиск нужной информации.

ТЕМА: ДОКУМЕНТАЦИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

2. Классификация документов

Цель: Ознакомить с основными принципами документирования хозяйственных операций и требованиями к организации документооборота.

Задачи:

1. Усвоить категорию «первичные документы».

2. Изучить состав обязательных реквизитов первичных учетных документов.

3. Изучить общие требования организации документооборота.

4. Изучить требования к хранению документов.

1. Документация, ее сущность, значение, реквизиты документов

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо, прежде всего, фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета – документация – основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью предприятия, ее первичного контроля.

Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется первичным документом и является первым этапом учета.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов. При этом первичные документы должны быть составлены по формам, утвержденным Госкомстатом. Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).

ДОКУМЕНТ – письменное свидетельство, в котором отражается факт совершения хозяйственной операции.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля

Документы имеют большое значение не только в бухгалтерском учете, но и во всей хозяйственной деятельности предприятия. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления предприятием. От качества документов зависит достоверность учетных данных и точность баланса, а значит, на основе отчетности будет проведен качественный анализ хозяйственной деятельности. Данные проведенного анализа являются основой для принятия управленческого решения.

Большое значение документы имеют при документальных ревизиях, аудиторских проверках.

Документы имеют и юридическое значение, правильно составленные и оформленные документы являются единственно-достоверным свидетельством совершения операции и ее законности.

Они также служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, доказательством в разрешение споров в судах и арбитражах.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению, он должен содержать определенные показатели.

Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами. Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) Наименование документа и его номер;

б) дата составления документа;

в) наименование предприятия;

д) измерители (в натуральном и денежном выражении);

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц, их расшифровки.

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефоны предприятия, указание сторон, участвующих в совершении операции и т.д.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером.

Денежные и расчетные документы, а также финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению не только без подписи главного бухгалтера, но и без подписи уполномоченного им на то лица.

Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация. Унификация - установление единых типовых форм. Унифицированные формы первичных документов утверждаются Госкомстатом России. Данные формы обязательны для применения юридическими лицами всех форм собстве6нности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

За последние годы утверждено 250 унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе:

по учету материалов (приходный ордер, требование- накладная и т.д.);

по учету кассовых операций (приходный, расходный кассовый ордер);

по учету основных средств (акт приемки-передачи, акт выбытия основных средств);

по учету результатов инвентаризации (акт инвентаризации).

В унифицированные формы (кроме форм по учету кассовых операций) предприятие при необходимости может внести дополнительные реквизиты. Вносимые изменения должны быть оформлены распорядительным документом предприятия.

Стандартизация – установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сохранить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются особые требования:

Документы должны быть составлены на типовых бланках или чистых листах бумаги химическим карандашом, чернилами, пастой шариковой ручки, на пишущей машинке или на компьютере;

Строго соблюдать установленную форму и заполнять все реквизиты;

Точно и ясно излагать содержание операции;

Четко и разборчиво писать текст и цифры;

Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью. Свободные строки прочеркивать;

Документы следует составлять в момент совершения операции, т.е. своевременно;

Документы должны быть подписаны соответствующими лицами.

Иногда при заполнении документов могут быть допущены ошибки (описки). В кассовые и банковские документы исправления вносить не допускается. Их переписывают заново. В остальных документах ошибки можно исправить с помощью корректуры: зачеркивается неправильный текст или сумма, пишется исправленный текст или сумма. Зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено подписью «исправлено, верить», поставлена дата исправления, подтверждено подписью лиц, подписывающих документ.

2. Классификация документов

Для отображения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать. Документы классифицируются по однородным признакам: по назначению, порядку составления, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения. Классификация документов представлена на рис. 1

Рисунок 1. Классификация документов

По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные.

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственных операций. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на перечисление налогов и т. д.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций. Например, счета, подтверждающие произведенные расходы, акты приема-передачи основных средств и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственных операций других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т.д.

Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи, приходный кассовый ордер.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т.д.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными.

Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено описание произведенных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Следует отметить, что накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.

Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составленные вручную и при помощи вычислительной техники. Документы, составленные ручным путем , заполняются вручную либо на компьютере.

Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о произведенных операциях в момент их совершения.

3. Бухгалтерская обработка документов

Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, до записи по счетам бухгалтерского учета подвергаются бухгалтерской обработке.

Бухгалтерская обработка заключается в следующем:

Проверка

Шифровка (при механизации учета)

Таксировка

Группировка

Оформление бухгалтерскими проводками (контировка)

Гашение

1. Проверка документов включает в себя:

а) Формальная проверка – выявляют, был ли использован бланк соответствующей формы, все ли необходимые реквизиты заполнены, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок и неоговоренных исправлений.

б) Счетная проверка, т.е. контроль за правильностью итогов, вычислений, подсчетов.

в) Проверка по существу – выявляют законность и целесообразность каждой хозяйственной операции, отраженной в документе, была ли выполнена эта операция на самом деле и в указанном объеме.

2. После проверки документы шифруются. Для этой цели на предприятии разрабатывается целая система шифров.

3. Таксировка – проставление в документах цены и суммы (умножается количество на цену).

4. В бухгалтерию поступает большое количество документов, отражающих однородные операции. Для того, чтобы собрать общие суммы по однородным признакам, документы группируются в специальных накопительных ведомостях.

6. Документы после их использования гасятся, т.е. на них ставится специальный штамп «Получено», «Оплачено», «Погашено».

Также штампы ставятся в основном на денежных документах. На остальных документах указывают номер регистра и номер строки, куда сделана запись (журнал-ордер, главная книга).

4. Документооборот и его значение. Хранение бухгалтерских документов

Движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их в бухгалтерском учете и последующей передачи в архив, называется документооборотом.

Документооборот на каждом предприятии устанавливается главным бухгалтером, он является элементом учетной политики предприятия. Для рациональной организации документооборота на предприятии должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота.

График документооборота позволяет задать схему и сроки прохождения документов внутри бухгалтерии по отдельным рабочим местам.

Основные этапы документооборота:

Составление и оформление документа.

Прием и проверка документа в бухгалтерии.

Движение документа по рабочим местам бухгалтерии и использование его в учете.

Перечень должностных лиц, ответственных за организацию обработки документов и соблюдение сроков их обработки.

Подшивка документов в папки (дела) и передача их в архив.

На начальном этапе составления графика главный бухгалтер устанавливает круг лиц, работающих с первичными документами. Каждому лицу вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшивают в папки (дела) и передают на хранение в текущий архив, где обеспечивают их сохранность и удобство хранения. Каждой папке присваивается номенклатурный номер. Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, следствия, прокуратуры, налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку должностному лицу предприятия.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, главный бухгалтер вправе снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия.

В соответствии с перечнем типовых документов и ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст.17) предприятия должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Контрольные вопросы:

Что представляет собой документация?

Что такое документ?

Что такое реквизит? Виды реквизитов.

Что такое унификация и стандартизация?

Какие требования предъявляются к заполнению документов?

Что такое бухгалтерская обработка документов?

Для чего производится проверка документов?

Рассказать признаки классификации документов.

Как организуется документооборот?

Как организовано хранение документов?

Кто имеет право изымать документы из архива?

бухгалтерский учет затраты калькуляция

1. Бухгалтерским документом называется письменное подтверждение совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение (лат. documentum - свидетельство, доказательство).

Документ является носителем юридической и экономической информации, отражающей динамику движения материальных ценностей и денежных средств. На основании документов производятся все записи в бухгалтерских регистрах. При налоговой проверке первичные бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции либо о праве на ее совершение и служат одним из средств проверки правильности и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете.

Отсутствие документов, даже на первый взгляд незначительных, или неверное их оформление может привести к серьезным проблемам во взаимодействии партнерами по бизнесу, наемными работниками, контролирующими органами, учредителями. Поэтому одним из главнейших правил бухгалтера должно быть следующее: нет документа - нет операции. Несмотря на то, что индивидуальные предприниматели, а также организации, применяющие УСНО, освобождены от ведения бухгалтерского учета, им не стоит пренебрегать этим правилом, поскольку в налоговом учете документальное подтверждение каждой хозяйственной операции имеет решающее значение.

Каждый факт хозяйственной деятельности подлежит оформлению первичным учетным документом.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

• 1) наименование документа;
• 7) подписи лиц, предусмотренных, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Документы, оформленные в электронном формате, по действующему законодательству должны удовлетворять всем требованиям, предъявляемым к традиционным бумажным носителям:

• 1) возможность визуального просмотра;
• 2) возможность получения бумажных копий;
• 3) соответствие типовым формам документов, возможность их длительного хранения;
• 4) идентификация лиц, оформивших документ;
• 5) ограничение доступа к информации.

Документация в учете имеет первостепенное значение в управлении предприятиями, так как с ее помощью:

• 1)контролируется наличие, движение и сохранность товарно-материальных и денежных средств;
• 2) контролируется количество и качество труда работников и расчетов за труд;
• 3) обеспечивается повседневное руководство работой предприятия;
• 4) обеспечивается внутренний и внешний (вышестоящей организацией, налоговой инспекцией, банками, независимыми аудиторами) контроль за работой предприятия;
• 5) устанавливается вина (она является доказательством для судебных органов) или невиновность лиц при судебных разбирательствах; контролируются расчеты с другими предприятиями (учреждениями).

Кроме того, на основе документов производится предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств предприятия и экономической необходимостью каждой хозяйственной операции.

Предварительный контроль - это контроль за целесообразностью совершения хозяйственной операции, когда руководящий персонал подписывает документы, содержащие распоряжение на выполнение хозяйственной операции.

Текущий контроль производится в процессе совершения хозяйственной операции.

Последующий контроль осуществляется при получении документов и их обработке.

Чтобы систематизировать и накапливать информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных документах, и отражать ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, предприятиями должны вестись регистры бухгалтерского учета.

Подобные регистры ведутся в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, дисках, дискетах и иных машинных носителях. Такая форма счетоводства называется журнально-ордерной и применяется большинством организаций. В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый или дебетовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Показатели синтетического учета регистрируются по данным первичных документов только по кредиту (по дебету) соответствующих счетов, в корреспонденции с дебетуемыми (кредитуемыми) счетами.

С введением в действие с 1 января 2002 г. главы 25 части второй НК РФ организациям вменено в обязанность вести, помимо бухгалтерского, еще и налоговый учет.

Подтверждением данных налогового учета являются:

• 1) первичные учетные документы (включая справки бухгалтера);
• 2) аналитические регистры налогового учета;
• 3) расчет налоговой базы.

Первичные учетные документы в данном случае применяются те же, что и в бухгалтерском учете. Непосредственный расчет налоговой базы происходит в налоговых декларациях. А вот аналитические регистры налогового учета каждое предприятие должно определить для себя самостоятельно, исходя из требований налогового законодательства и необходимости ведения налогового учета по тем или иным позициям.

В ходе осуществления хозяйственной деятельности организации используется довольно большое количество документов, которые различаются по назначению и способу отражения в них хозяйственных операций. В связи с этим документы принято классифицировать по различным признакам: по назначению, по степени обобщения (порядку составления), по способу охвата фактов хозяйственной жизни, по месту составления, количеству учетных позиций, характеру фактов хозяйственной жизни.

Существует несколько признаков классификации документов.

По назначению документы делятся на:

• 1) распорядительные;
• 2) исполнительные (или оправдательные);
• 3) бухгалтерского оформления;
• 4) комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжения на совершение хозяйственной операции: доверенность - на получение материальных ценностей; банковский чек - на получение денег со счета в банке; приказы на зачисление работников на работу, на их увольнение, на предоставление работнику отпуска и др. В распорядительных документах нет факта выполнения хозяйственной операции, а значит, записи по счетам бухгалтерского учета не производятся.

Исполнительные (или оправдательные ) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и являются первым этапом учетной информации (товарно-транспортные накладные, приходные и расходные кассовые ордера, акты, товарные отчеты и др.).

Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для последующего отражения в учете хозяйственных операций. Так, ежемесячно бухгалтер составляет расчет амортизации (износа) основных средств, расчет амортизации нематериальных активов и др.

Комбинированные документы содержат признаки двух или даже трех типов документов. Например, в наряде указывается задание на работу и фактическое.

По характеру документируемых операций различают документы:

• 1) денежные (приходные и расходные кассовые ордера и др.);
• 2) материальные (накладные, товарные отчеты и др.);
• 3) расчетные (платежные инструкции-поручения и др.).

По объему отраженных хозяйственных операций документы делятся на первичные (единичные) и сводные.

Первичные (единичные) документы отражают одну хозяйственную операцию (товарно-транспортная накладная, приходный кассовый ордер и др.).

Сводные, документы составляются на основе нескольких первичных документов для их объединения (в кассовом отчете записывается каждый приходный и каждый расходный кассовый ордер, итог по приходу и расходу наличных денег и определяется остаток денег в кассе на конец рабочего дня).

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну хозяйственную операцию (приходный кассовый ордер и др.).

Накопительные документы используются для регистрации однородных хозяйственных операций, совершаемых с определенной периодичностью (ежедневно, через день). Например, в лимитно-заборной карте на получение материалов для производства за каждую дату отмечается количество отпущенных материальных ценностей.

По месту составления документы делятся на внутренние, которые составляются в данной организации (приходные и расходные кассовые ордера и др.), и внешние, поступившие от других организаций (накладные, счета-фактуры поставщиков, выписки банка с расчетного счета и др.)

По количеству отраженных объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные . Однопозиционные (однострочные) предназначены для учета одного вида средств (расходный кассовый ордер и др.). Многопозиционные (многострочные) служат для учета многих позиций (расчетно-платежная ведомость на заработную уплату и др.).

По виду носителей информации документы делятся на бумажные и безбумажные, находящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных лентах, дисках и др. Организация обязана обеспечивать защиту своей информации и изготавливать копии таких документов на бумажных носителях.

• 2. К содержанию и форме первичных документов предъявляются следующие основные требования:
• 1) документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции иди непосредственно после ее окончания;
• 2) должна соблюдаться форма документов, которая чаще всего является типовой и печатается в специальных альбомах типовых форм бланков документов;
• 3) в документе должны быть заполнены все реквизиты;
• 4) должны быть установлены сроки сдачи документов в бухгалтерию.

В Российской Федерации с целью однозначности понимания и единообразия оформления до 1 января 2013 года существовала система стандартов документов, определяющая требования, предъявляемые к ним.

Стандарты основаны на унификации - то есть разработке требований к документам, отражающим однородные операции, совершаемые на различных предприятиях, и на стандартизации - установлении строгих ограничений в отношении размеров и правил размещения надписей в документах.

1 января 2013 г. вступает в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в дальнейшем - Закон). Согласно данному Закону отменяется единая унификация первичных учетных документов.

Законодатель установил только обязательные реквизиты первичного учетного документа:

• 1) наименование документа;
• 2) дата составления документа;
• 3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
• 4) содержание факта хозяйственной жизни;
• 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• 7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы первичных учетных документов, применяемые экономическим субъектом, должны быть утверждены Приказом руководителя предприятия. Следует отметить, что существуют документы, которые не могут быть изменены организацией в силу действия иных регламентирующих документов. Например, в Положении Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» установлена необходимость применения кассовых документов с указанием кодов, соответствующих документам из альбома унифицированных форм: кассовые ордера, формы кассовой книги. Применение этих форм необязательно в целях бухгалтерского учета, но необходимо при ведении кассовых операций во исполнение соответствующих регламентаций. Иными словами, у организации нет выбора в данном случае. Такие документы необходимо будет либо заполнять вручную, либо дорабатывать программное обеспечение с целью дополнить его собственными печатными формами, что приведет к дополнительным - финансовым, человеческим, временным и т.п. затратам.

С 2013 года изменяется также требование об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. В частности пункт о подписи документов руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером, отсутствует. Нет также указаний на то, что документы подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Тем не менее, в перечне обязательных реквизитов в ст. 9 Закона № 402-ФЗ указано, что подписи проставляют лица, ответственные за правильность оформления свершившегося события. Следовательно, необходимо предусмотреть определенные действия по установлению такой ответственности. Полная или частичная передача прав и любых полномочий, в том числе и подписание документов, осуществляется на основании доверенности. Также исполнение определенных функций можно возложить на сотрудника приказом или должностной инструкцией.

Для переходного периода предусмотрено следующее положение: в случае, если законодательством РФ или договором установлено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в электронном виде.

Согласно требованиям Закона является положение о первичных учетных документах, согласно которому формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

3. Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов.

Движение же первичных документов в бухгалтерском (налоговом) учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия по бухгалтерскому учету.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет, как правило, главный бухгалтер организации. Для составления графика документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом.

Схемы (графики) документооборота по форме могут быть различными (таблица 1). Каждое предприятие самостоятельно выбирает тот порядок документооборота, который максимально позволяет контролировать движение ценностей, своевременное выполнение обязательств и т.д.